プロジェクト管理を促進させるボードビューとは？
~便利なテンプレートを5つご紹介~
2023年10月27日
大規模で複雑なプロジェクト成功に導くのは、とても難易度が高いことです。
プロジェクトを進めていくと、タスクの内容や期限が変更になったり、担当者を変更したりと常に様々なタスクの情報がアップデートされ、どのタスクがどのフェーズにあるのか追跡するのが困難になっていきます。
もし、期限を逃してはならない重要なタスクに気づけない状態になった場合、プロジェクト全体が遅延してしまう可能性が非常に高くなってしまいます。
そのため、チームには作業を可視化し効率的にかつ、タスクが漏れないようにプロジェクト管理ができる適切なシステムが必要です。
作業の可視化によって、タスクのステータスを容易にチェックでき、タスクの内容、期限、担当者などが適切管理できます。必要に応じて変更する場合も、可視化されていればチーム内での共有もスムーズです。
Notionのデータベース機能の「ボードビュー」は進行中のタスクが一元でパッと見やすいように表示されるため、迅速にタスク管理を行えます。
プロジェクト管理において「チームのタスク状況の把握が難しい」や「情報が見つからず仕事が全然進まない」などの課題を感じている方は必見です。ぜひ最後までご覧ください！
▼プロジェクト管理に失敗しないためのポイントはこちら
プロジェクト管理で大切なこととは？
プロジェクト管理で大切なこととは？
大前提として期間内にプロジェクトを終わらせ、品質が担保されたアウトプットを出すことがとても大切になります！
その中でプロジェクト管理を行うために3つ押さえておきたいポイントがあります。
一目でプロジェクトやタスクの状況がわかる
メンバーとのコミュニケーションが取りやすい
情報がオープンになっている
プロジェクト管理の手法は様々ありますが、どの管理手法でも上記の3要素はプロジェクトを円滑に進めていくには大切になってきます。
様々なプロジェクト管理方法がありますが、やり方の1つとしてボードビューがあります！
ボードビュー(カンバン方式)とは？
Notionのボードビューは「カンバン方式」の表現方法です。
カンバン方式とは特定のプロジェクトのタスクを視覚的に表現し、プロジェクト管理者やメンバーが見やすいよう工夫がされているプロジェクト管理の手法です。
例えば、以下の情報を一目でわかるようになっています。
進行中のタスク
チームが完了すべき次のタスク
既に完了したタスク
これらのタスク状況を視覚的に素早くトラッキングできるのがボードビューの良さです。
ボードビューの最大の特徴は、プロジェクトに関係する情報を柔軟に変更したり、追加したりできる点です。
例えば、次のようなことができます。
担当者を追加・変更する
期日を強調表示、変更する
関連ドキュメントの添付
他ページやウェブサイトのリンク添付
上記以外にも必要に応じて情報を追加でき、どんなプロジェクトでも柔軟に対応できます。
ステータスを変更したい時にはカード自体を移動するだけで、簡単に新しいステータスに変更できます。
ボードビューの使用用途としてソフトウェア開発やマーケティングのメディアコンテンツ作成が挙げられます。開発ではコーディングやテストの進行状況を追跡したり、コンテンツ作成では広告作成の段階をを視覚化したりできます。
Notionボードビューを活用してプロジェクト管理を円滑に！
カンバン方式は、プロジェクトの全体感の把握だけでなくタスク情報も一目で把握できるのが強みです。Notionのボードビューを活用するとよりチームの作業効率ぼ向上が可能です。
具体的には、Notionのデータベースは様々な情報と情報をリンクさせ相互に情報を参照できる「リレーション」という機能を利用します。
従来のカンバン方式を利用したツールでは把握しづらかった「タスクの大きさ」、「タスクの重要性」や「関連するナレッジ」も確認しやすくなります。
▼Notionのリレーションについては動画で解説しています
【Notion】読書ログを作成して、リレーションを"完全マスター"しましょう。【チュートリアル】
ボードビューを利用したプロジェクト管理テンプレートをご紹介！
ここでは、プロジェクト管理やその他のビジネスシーンで効果的にボードビューを活用できるNotionテンプレートを5つご紹介しますので、ぜひお試しください。
プロジェクト管理はまずはこちらのテンプレート
パッとひと目でプロジェクト一覧が俯瞰できるライトなプロジェクト管理テンプレートです。
メインのプロジェクト一覧の各ページに、タスク、議事録、参考資料などのデータベースがリレーションで繋がっており、タスクの関連情報をスムーズに参照できるよう設計されています！
初めてNotionを使う方やプロジェクト管理をする方はぜひご活用ください！
▼Notionプロジェクト管理ライトテンプレートはこちら
https://store.biz-notion.northsand.co.jp/items/75303180
より本格的にプロジェクト管理をする方向けのテンプレート
次に紹介するのは、より本格的にプロジェクト管理を行いたい方向けのプロジェクト管理テンプレートです。プロジェクト > マイルストーン > タスク の抽象度で管理を実施します。プロジェクトのスケジュールの全体感を一目で把握し、ボードビューで発生したタスクや予定されているタスクを管理します。
▼Notionプロジェクト管理テンプレートはこちら
https://store.biz-notion.northsand.co.jp/items/75303481
システム開発者向けプロジェクト管理テンプレート
システム開発やプロダクト開発などのよりIT寄りのプロジェクト管理を行う場合は「エンジニアリングタスク管理ツール」のプロジェクト管理テンプレートがおすすめです！
プロジェクトの全ての情報を単一のデータベースの「ビュー」として構成することで、Notionのサイドバーを用いてビューの切り替えができるようになっています。
▼アジャイル開発用テンプレートはこちら
https://store.biz-notion.northsand.co.jp/items/75303686
議事録とToDoタスクの管理テンプレート
プロジェクト管理とは別にナレッジをストックすることで情報の検索性が上がり、「いつの会議で出たタスクだっけ？」や「この作業の手順はどうだったっけ？」という情報を探す時間の浪費を省略することができます！
ナレッジの置き場として、議事録＆タスク簡易ToDo管理テンプレートを活用いただくとプロジェクトのメンバーが自走して仕事を遂行するのを促進してくれます！
▼議事録＆タスク簡易ToDo管理テンプレートはこちら
https://store.biz-notion.northsand.co.jp/items/75307754
▼ナレッジ管理はこちらの記事も参考になるので、ぜひ参考にしてください！
https://biz-notion.northsand.co.jp/blog-21
マーケティング広報向けプロジェクト管理テンプレート
広報などマーケティング業務を行うのに適したNotionテンプレートも用意されています。
社内だけでなく、社外にも関係するマーケティングのプロジェクトは正確なスケジュール管理やメンバーのタスク管理が非常に大事になってきます。
そのような社外のメンバーとコラボレーションしたプロジェクト管理に特化したプロジェクト管理テンプレートも用意されているので、ぜひご活用ください！
▼広報プロジェクト管理テンプレートはこちら
https://store.biz-notion.northsand.co.jp/items/76812185
様々なプロジェクト管理テンプレートをご紹介してきました。テンプレート以外にもどうやってNotionボードビューをプロジェクト管理で活用できるのか動画で解説しているので、ぜひチェックしてみてください。
▼ボードビューを使ったプロジェクト管理方法
【WBS】Notionでプロジェクト管理したい方は絶対に観てください👨🏻💻
Notionの導入についてノースサンドにお気軽にお問い合わせください
ノースサンドでは、100社を超える企業様へのNotion導入の支援を行っており、Notion導入に関してナレッジやノウハウを幅広くカバーしています。
また弊社が提供しているNotionのエンタープライズプランは、チームや組織でNotionを利用する際にプロジェクト管理のみならずドキュメント管理や社内ポータルなど様々な用途や目的を実現するのに有効な機能を備えています。Notion 企業導入をご検討の方や、Notionについてご興味がある方はぜひお気軽にお問い合わせください。
すでに多くの企業がエンタープライズプランを契約し、情報管理やプロジェクト管理を進め、組織の成長の礎としています。ノースサンドでは、以下のようなサービスを実施しております。
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