分散した社内情報を整理し、必要な情報へ迷わずアクセスできる全社ポータルへ

一部部署に偏っていたポータルと複数ツールに分散した情報を整理し、各部署が情報を発信・更新できる全社ポータルを構築しました。先行利用者向けの研修も行い、社内で活用を広げる体制づくりを支援しました。

利用範囲

全社

利用人数

100名以上

支援内容

全社ポータルの設計・構築、権限設計、先行利用者向け研修

その他

全社展開に先立ち、社内でNotion活用を推進する先行利用者の育成を並行して実施

導入前の課題

既存ポータルは一部部署の情報が中心で、各部署が必要とする情報を十分に集約できていませんでした。

その結果、情報が複数のツールに分散し、社員が必要な情報を探すのに時間がかかっていました

各部署の情報をNotionに集約し、社員が必要な情報へ迷わずアクセスできる状態を目指しました。

そのうえで、各部署が自ら情報を発信・更新し、社内で活用を広げられる運用体制を設計しまし

課題整理

既存ポータルと各部署の情報を確認し、掲載する情報、更新する部署、利用者ごとに必要な権限を整理しました。

あるべき姿の設計

情報カテゴリ、ポータル全体の構成、データベース、閲覧導線、権限の分け方を設計しました。

実現・定着

設計をもとに全社ポータルを構築し、先行利用者向けの研修と全社展開に向けた運用準備を支援しました。

要件整理からポータル構築、研修、全社展開の準備まで段階的に進めました。

前半

掲載情報・設計方針の確定

現状をヒアリングし、掲載情報、ポータル構成、権限方針を整理しました。

中盤

全社ポータルと情報管理基盤の構築

データベースとポータルを構築し、導線・権限を調整しました。

後半

レビュー・研修・展開準備

利用者レビューと先行利用者向け研修を行い、展開・運用方法を整理しました。