複雑な案件・タスク管理を標準化し、進捗を見える化

業務ごとに異なっていた管理方法を見直し、担当者は次の作業と期限を、管理者は案件全体の進捗や滞留を一つの環境で確認できる仕組みを構築しました。

利用範囲

部門

利用人数

100名以上

支援内容

業務整理、案件・タスク管理基盤の設計・構築、運用定着支援

その他

導入時支援に続く2回目の支援。既存の案件管理環境を強化するフェーズとして実施

導入前の課題

業務ごとに手順や判断基準が異なっており、案件・タスク管理が担当者に依存していました。

その結果、対応の抜け漏れや進捗の滞留が起こり、管理者も全体の状況を把握しづらくなっていました。

担当者が次に行う作業と期限を迷わず確認でき、管理者が案件全体の進捗や滞留を把握できる状態を目指しました。

そのうえで、担当者が変わっても同じ流れで業務を進められる管理方法を設計しました。

課題整理

業務の流れと現在の管理方法を確認し、抜け漏れや滞留の原因を整理しました。

あるべき姿の設計

案件とタスクの登録・確認方法を決め、データベースやテンプレートの構成を設計しました。

実現・定着

案件・タスク管理環境を構築し、登録ボタン、確認画面、通知、レポートを整備。操作研修まで支援しました。

初回の支援で整備した案件管理環境を、業務の流れに合わせて強化しました。

前半

ヒアリング・設計方針の確定

業務ヒアリングと要件のすり合わせを行い、対象範囲と設計方針を確定しました。

中盤

案件・タスク管理基盤の構築

データベース、テンプレート、起票ボタン、確認用ビューを整備しました。

後半

仕組み化・運用定着

エスカレーションと通知を仕組み化し、週次レポートの効率化と操作研修を実施しました。