Notionのサイドバーが激変！
新機能「チームスペース」とは？
2022年9月1日
Notionを複数人のチーム、もしくは企業で大人数で利用しているとこのようなお悩みはありませんか？
「ワークスペースがむやみやたらに増えてしまった」
「ページが大量にあってサイドバーが非常に長い」
Notionの利用に慣れてきたからこその問題点ですよね。
今回追加された新機能「チームスペース」は、そんな使いづらさを一部解消してくれる仕様となっています。特に企業で導入されていて、規模が大きいほど役立つはずです。ただし、チームスペース機能はチームプラン、エンタープライズプランで契約・利用している方を対象としています。個人ユーザー、もしくはゲストでワークスペースに招待されている場合も同様に影響はありません。
本記事では下記について紹介します。
チームスペースの導入に伴う変更点
チームスペースの基本的な機能
Notionをチームで運用していたり、企業で導入されている方の参考になれば幸いです。
また、本記事の最後には、チームスペースについてさらに詳しく知りたい方に向けた特別なご案内も用意しています。ぜひ最後までご覧ください。
▼動画でも解説しています
【管理者必見】NotionのサイドバーがSlack化？！
コレぶっちゃけ必要..？🧐💭【徹底解説】
Notion新機能「チームスペース」これまでとの違い
今回導入されたNotionの新機能「チームスペース」のこれまでとの変化は下記の3点です。
サイドバーセクション
UI（表示画面）
チームスペースごとのアクセス権限とセキュリティ
サイドバーの表示の変化と新しいセキュリティ設定がポイントです。
サイドバーセクションの変化
今回の導入により、これまでのワークスペースはすべて自動で「General」のチームスペースへ移行されます。
シェア、プライベートにあるページはそのままで変更はありません。
UIの変化
チームスペースを作成すると、トップバーの最初に表示されます。これまでワークスペースがあった部分が「チームスペース一覧」に変わります。
チームスペースごとのアクセス許可とセキュリティ
チームスペースでは、スペースごとの「アクセス許可」とセキュリティレベルの設定変更ができます。
アクセス許可の設定により、ワークスペースに参加しているメンバーへの見え方が変わります。
※プライベートは、エンタープライズプランの場合にのみ使用できます。
さらに、チームスペースごとにセキュリティレベルの設定が可能となりました。基本的にはワークスペースのセキュリティレベルを受け継ぐ仕様です。
チームスペースで設定できる項目は3つです。
ページのWeb公開を無効にする
ゲストの招待を無効にする
エクスポートを無効にする
これらはワークスペースの設定よりセキュリティレベルを上げられます。ただし、ワークスペースのセキュリティレベルより弱めることはできません。
例えば、ワークスペース自体が「ゲストの招待が無効」になっていれば、自ずとチームスペースもゲストの招待が無効の設定を受け継ぎます。
Notion新機能「チームスペース」の作成方法
チームスペースは直感的に作成できます。
STEP 1：チームスペースのセクションの「＋」のボタンをクリック
STEP 2：チームスペース作成画面のフォームに従い入力する アイコンと名前、説明を入力する
STEP 3：アクセス許可の区分を設定する
Notion新機能「チームスペース」のメリット
チームスペースのメリットは4つです。
情報量の少ないページでの活用が便利
シェアが多かったり、権限上別ページを作成している場合は情報をまとめやすくなった
複数あったワークスペースをチームスペースへ移行できる
検索が便利になった
チームで使用している場合や、複数のワークスペースで運用している場合にメリットを感じやすい仕様です。
情報量の少ないページでの活用が便利
1ページをダッシュボード化するほどではない情報量のページにメリットがあります。
サブページが10個にも満たないような場合だとチームスペースを使うとスッキリと見え、使い心地が良くなっています。
議事録、タスクなど頻繁にアクセスするページはチームスペース内の上部に配置、その他あまり使わないページは下部に配置するとより使いやすくなります。
情報をまとめやすくなった
シェアのページが多くなってしまったり、権限上別ページを作成している場合などは、チームスペースの導入で使いやすくなりました。
例えば、ブックマークのようなリンク集をチームスペースを使えばまとめやすくなります。ただし、権限管理によっては使いづらい場合もあります。
扱う情報がチームスペースのメンバー全員に見えてもいい内容かどうかなど、セキュリティ設計を考えた上での作成が必須となります。
複数あったワークスペースをチームスペースへ移行できる
権限や情報の開示レベルなどによってワークスペースを分けていた場合、チームスペースを利用すれば1つのワークスペースで管理できます。
チームスペースごとのアクセス許可とセキュリティレベルを変更すれば、これまで通り特定のメンバーのみが情報にアクセスできる状態が作れ、ワークスペースを切り替えずにチームスペースを移動するだけでよくなります。
検索が便利になった
チームスペースの導入とともに、検索機能が格段にアップ。フィルター機能が加わり、チームスペースごとに検索が可能に。特定のチームスペース内の情報を探す際などの利便性が上がりました。
会社でNotionを使っていると、チームごとに「議事録」や「タスク管理」を作成するため、同じ名前のページ・データベースがある場合が多いです。
チームスペースを使って、例えばプロジェクトごとにチームスペースを作成しておけば、「あのプロジェクトの議事録を確認したい」となった場合でもフィルターをかけて検索すれば、すぐに欲しい情報にアクセスできます。
Notion新機能「チームスペース」デメリット
チームスペースのデメリットは4つです。
サイドバーを表示せずに試用していたユーザーにとってはメリットを感じづらい
1ページ上で管理・完結していた場合はチームスペースの導入でクリック数が増える
チームスペース内で管理するページが増えると目的のページが探しづらくなる
チームスペースに非表示機能がない（現段階）
サイドバーをほとんど使用せずに、1ページで管理・運用していたユーザーにはチームスペースの機能はメリットを感じづらい仕様となっています。
メリットを感じづらい
これまでWebページのように1ページで管理・運用していたユーザーにとっては、チームスペースの導入によってのメリットを感じづらいかもしれません。
1ページで管理している場合、今回変更があったサイドバーの使用がほとんどないため、変化が見えないためです。ただし、チームスペースで作成したページでは、「パンくずリスト」の活用がおすすめです。
ページ左上にあるパンくずリストをクリックすると、チームスペース内にあるページに一覧が見える仕様。そのため、1つのチームスペース内で作業をするだけであれば、これまで通りサイドバーを表示させずに、1ページ上での管理・運用できます。
クリック数が増える
こちらも、1ページで管理・運用していたユーザーが感じるデメリット。
チームスペースを導入して情報をまとめると、これまでページからページに移動できていましたが、サイドバーでチームスペースのトグルを開いて該当ページを探すオペレーションが発生し、クリック数が増えてしまいます。
目的のページが探しづらくなる
チームスペース内で管理するページが多くなればなるほど、目的のページが探しづらくなります。対策としては、ページ作成のルールを運用開始時に決めておくことが重要です。
どうしても増えてしまう場合には、「ピン留め」機能の使用がおすすめです。よく使うページをピン留めしておけば、シェアと同じような形で表示されるためすぐアクセスできるようになります。
非表示機能がない
現状のチームスペースには非表示機能がまだありません。
そのため、チームスペースが10個、20個と増えていった場合、該当のスペースを探すのに時間がかかってしまうことが予想されます。
例えば、期間限定のプロジェクトをチームスペースで作成した場合、プロジェクト完了後もずっと残り続けます。アーカイブしてしまうとワークスペースのオーナーしか復元できないため、情報を見返したい場合はそのままにしておくしかありません。
チームスペースの活用メリット
複数のチームでNotionを利用している場合は、チームスペースが大いに役立ちます。
部署やチームごとにチームスペースを作成し情報を整理すると、このようなメリットがあります。
必要な情報がどこにあるかすぐ分かる
情報漏洩の対策も分かりやすく
必要な情報がどこにあるかすぐ分かる
人事部、経理部、営業部などのように部署ごとにチームスペースを作成していれば、必要な情報がどこにあるのかが一目瞭然です。
参加しているメンバーが見てもよい情報かどうかの精査は必要ですが、ルールさえ決めてしまえば、情報共有がスムーズになります。
検索範囲がNotionのワークスペース全体から、チームスペース内のみに変わるだけで負担が減少します。
情報漏洩の対策も分かりやすく
いくら社内であっても、部署内でのみ共有される情報はあるものです。
そうした場合はチームスペースのアクセス許可区分を設定し、情報漏洩を防ぎましょう。
チームメンバーのみで情報を管理したい場合は、「プライベート」に設定した上で、メンバーを招待しましょう。
プライベートの場合はこのような表示です。
これまでは、ワークスペースごと分けて情報を管理していた場合も、チームスペースのプライベート設定を上手に利用すれば、1つのワークスペースですべての情報を管理することも可能です。
ただし、アクセス区分設定の「クローズド」は、参加はできないだけで閲覧は可能なため、間違えないようにご注意ください。
情報を開示したくない場合は、「プライベート」設定のみが有効です。
Notion新機能「チームスペース」FAQ
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チームスペースとユーザーグループは別の機能です。ただし、チームスペース内にグループを入れられます。
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参加できません。ページごとにシェアしてください。
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自由に作成を許可している場合は、乱立してしまうかもしれません。導入する場合は、チームスペース作成のルールを最初に決めておくのがおすすめです。
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これまで通りです。変更はありません。
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変更できます。
Notion新機能「チームスペース」まとめ
今回の「チームスペース」機能は、チームで利用している方に向けたリリースでした。
チーム、エンタープライズプランを利用している方のサイドバーが変わる
サイドバー内で自由にセクションを区切れるように！
ただし、セキュリティ面も含めてしっかり設計・対策していく必要あり
扱う情報量やチームの人数によっては、今はチームスペースの導入はなくてもいいと感じる場合もあるでしょう。ですが、これからも継続してNotionで情報を管理したり、運用する人数が増えていければ必要になる機能です。
チームスペースについてさらに詳しい情報が知りたい方に向けて、資料も用意しました。資料にはチームスペースの概要はもちろん、管理者向けにセキュリティ面の説明、サイドバー設計について説明した動画も用意しています。
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