Notion「チームスペース」の活用メリット

チームスペースのメリットは4つです。

• 情報量の少ないページでの活用が便利

• シェアが多かったり、権限上、別ページを作成したりする場合は、情報をまとめやすくなる

• 複数あったワークスペースをチームスペースへ移行できる

• 検索の利便性が向上

Notionの新機能「チームスペース」は、チームで使用している場合や、複数のワークスペースで運用している場合、大きなメリットがあります。

情報量の少ないページでの活用が便利

1ページをダッシュボード化するほどではない情報量のページにメリットがあります。

サブページが10個にも満たないような場合だとチームスペースを使うとスッキリと見せることができ、使いやすくなっています。

議事録やタスクなど、頻繁にアクセスするページはチームスペース内の上部に配置、その他のあまり使わないページは下部に配置するとより使いやすくなるでしょう。

情報をまとめやすくなった

シェアのページが多くなってしまったり、権限上、別ページを作成したりする場合は、チームスペースの新機能で使いやすくなりました。

例えば、ブックマークのようなリンク集は、チームスペースを使えば情報を一元化することができるようになります。ただし、権限管理のしかたによっては使いにくくなる場合もありますので注意が必要です。

扱う情報がチームスペースのメンバー全員に見えてもいい内容かどうかなど、セキュリティ設計を考えたうえでのページ作成が必須となります。

複数のワークスペースをチームスペースへ移行できる

権限や情報の開示レベルなどによってワークスペースを分けていた場合、チームスペースを利用すれば1つのワークスペースで管理できます。

チームスペースごとのアクセス許可とセキュリティレベルを変更すれば、これまで通り特定のメンバーのみが情報にアクセスできる状態を作ることができて、ワークスペースを切り替えずにチームスペースを移動するだけでよくなります。

検索が便利になった

新機能「チームスペース」の追加とともに、検索機能が格段に向上しました。フィルター機能が加わり、チームスペースごとに検索が可能になっています。特定のチームスペース内の情報を探す際などの利便性が向上しています。

会社でNotionを使っていると、チームごとに「議事録」や「タスク管理」を作成するため、同名のページやデータベースがあることも多いでしょう。

チームスペースを使って、例えばプロジェクトごとにチームスペースを作成しておけば、「あのプロジェクトの議事録を確認したい」という場合でも、フィルターをかけて検索すれば、すぐに欲しい情報にアクセスできます。

さらに「チームスペース」では、Notion AIを活用することで、さらに便利に使うことができるようになっています。特定の情報を探したい場合、Notion AIを使って、チームスペース内を検索して抜き出したり、抽出した内容を要約したりすることも可能です。