業務はどう効率化される？

複数のビジネスツール連携が可能なNotion

2024年8月28日

Slackやチャットワーク、boxなど、企業のプロジェクト管理やコミュニケーションではさまざまなツールが利用されています。一方、ツールの数が増えるほどユーザーの負担が増えるほか、扱われる情報が把握しきれないこともあります。また、社内のツール管理者にとって、多彩なツールからの情報漏えいへのリスクも懸念されます。こうした背景のもと、ビジネスツールを一元的に管理し、効率的に連携・活用できるツールとしてNotionが注目を浴びています。本記事では、Notionのビジネスツール連携にについて、そのメリットや活用のポイントを詳しく解説していきます。

企業で多様化するビジネスツールと利用状況

昨今、業種を問わずPCやインターネットは業務に欠かせないものとなり、多くの企業では、顧客や関連会社など社外とのやりとりもオンラインで行うことが増えました。また、社内でも働き方改革への推進などから、在宅ワークを導入する企業も多くなりました。こうした背景により、現在コミュニケーションやプロジェクト管理、データ共有など、企業の業務を効率的に進めるためのさまざまなアプリやツールが多様化しています。

業務の効率化を実現できれば、経営面からコスト削減や生産性の向上、従業員の負荷軽減などのメリットが得られます。こうしたツールの活用は、人的ミスを防ぐ効果も期待でき、社内外のメンバーからの信頼性や満足度の向上にもつながります。目的に応じて複数のツールを併用しながら業務に役立てている企業も多くみられます。

しかし、ツールの多様化は業務効率を妨げているケースも少なくありません。従業員それぞれが導入したツールの数が増えれば増えるほど、ユーザーの管理負担も大きくなる傾向があります。目的に応じてツールをその都度切り替える必要があるのはもちろん、ツールが増えることによって、個々の情報を把握しきれなくなり、結果的に作業に抜け漏れが生じたり、連携ミスが生じたりするリスクも存在します。

複数のツールを連携させたプロジェクト管理ツールを選定するポイント

どれだけ優れたアプリやツールを導入しても、うまく使いこなせなければ大きなメリットは得られません。業務の効率化に根差したプロジェクト管理ツールを選定し、コミュニケーションを活性化させるには、まず解決すべき自社の課題を明確にしていく必要があります。そして、その課題解決につながるツールが何なのか選定し、社内で業務フローやツールの使用ルールを定めていきます。特に初めてツールを導入する場合は、その目的や期待する効果について事前に説明や共有する場を設けるなど、社内から十分な理解を得ておくことが大切です。

そのうえで、自社に適したツールを絞り込みます。場合によっては、目的別に複数のツールを導入することになる可能性もあります。しかし、あまりにツールが多岐にわたると使いこなすのが大変になり、いくつものツールを開いて作業することは、かえって非効率になる可能性があります。そのため、複数のツールを連携して使用できる、一元管理ツールの活用を視野に入れて検討するとよいでしょう。

ツールの利便性を損なわずシームレスな連携を可能にする「Notion」

Notionは、プロジェクト管理やスケジュール管理、社内wikiなど、ユーザーの目的に応じて、さまざまなドキュメントを集約できる「オール・イン・ワンツール」です。実にさまざまなツールをシームレスに連携しながらドキュメントを一元管理することができるため、業務効率を格段に向上させることができます。Notionで連携できるツールは数多くあり、利用用途ごとに紹介していきます。

ビジネスユーザー向け：ドキュメント管理

ビジネスにおいて一般的によく使われるドキュメント管理ツール。

・Dropbox

・OneDrive

・box

ビジネスユーザー向け：コミュニケーション

社内や社外のやりとりで使われるコミュニケーションツール。

  • Slack

  • チャットワーク

  • Teams

プロジェクトマネージャー向け：タスク／プロジェクト管理

さまざまな業種において、厳密なプロジェクト管理が行えるツール。

  • Trello

  • Backlog

  • Todoist

エンジニア向け：開発管理

タスクや進捗情報の管理のほか、エンジニア向けにバグ管理やテスト管理が行えるツール。

  • ClickUp

  • Jira

  • GitHub

デザイナー向け：デザイン／制作

デザイン・制作に関わるスケジュール管理や、デザイン共有が行えるツール。

  • Asana

  • Figma

これらのツールは、業務内容に応じて使い分けられていますが、多くの業務を担っている人ほど、さまざまなツールを利用している傾向があります。多岐にわたるツールを一元化できるプラットフォームとしてNotionを活用すれば、業務をより的確に、よりスムーズに進めることができるでしょう。

ツールの連携でこんなに使える！ Notionの活用例

Notion上に複数のツールを連携することで、実際にどんな効果を生み出すことができるのか、ユースケースを交えて紹介していきます。

Notionでデータ共有を効率化

例えば、Googleドライブで管理していた業務上のデータをNotionに連携させ、Googleドライブに新しいデータが保存されると、そのアクセス先となるURLがNotion上に表示されます。また、データは他のメンバーとも共有できるような設定にすることで、認証されたユーザーがリアルタイムにアクセスができ、編集可能にすることができます。こうした用途は、在宅ワークの環境下でも効果を発揮します。Notionでのデータ共有は業務の効率化だけでなく、データ上でのやりとりなどでコミュニケーションの活性化にもつながります。

Notionとの連携でコミュニケーションを強化

コミュニケーションやタスク管理ツールにおいて、従業員がそれぞれ使いやすいものを使用している状況は、管理者にとって従業員の業務状況が把握できず、コミュニケーションも希薄になりがちです。そこで、社内での使用ツールをSlackとTrelloに統一化し、これらを連携できるNotionを活用します。すると、通知機能により連絡事項やタスクの抜け漏れの減少が期待できるとともに、誰もが同じ情報を共有できるため、共同作業も効率化できコミュニケーションの強化が図れます。

Notionを活用したコミュニケーション強化の悩みはノースサンドへ

多くのビジネスシーンでは、メモやドキュメント、タスク、スケジュールなど、さまざまなツールが使われます。Notionはさまざまなドキュメントやツールを集約できる「オールインワンワークスペース」です。PCのブラウザ上で利用できるデスクトップ版のほか、スマホやタブレット端末から利用可能なモバイル版も用意されています。そのため、場所を選ばずアクセスできる点も大きなメリットといえます。そして、Notionは複数人での共同作業に対応しています。例えば、Notion上で作成した議事録を他者と共有したり、アイデアを作成して意見を出し合ったりすれば、業務が円滑に進められるでしょう。

こうした特徴から、以下のような方にはNotionがおすすめです。

  • 他者と情報共有しながら作業を進めることが多い

  • 複数のツールをそれぞれ起動させて使用している

  • 社内外さまざまな場所で仕事している

  • 業務やプロジェクト、顧客ごとに異なるツールを使用している

しかし、導入にあたっては不安なこと、分からないことも多いでしょう。すでに使用しているシステムがあれば、Notionへの移行が手間に感じてしまうかもしれません。また、せっかく導入しても活用しきれなければ意味がありません。さらに管理者向けにトレーニングが必要になることもあるでしょう。 こうしたNotion導入に向けた悩みに、ノースサンドはコンサルティングを通じてお応えしています。Notionのトレーニングやセキュリティチェックをはじめ、システム移行の支援はもちろん、安心して導入できるようなご支援を提供しています。

Notionの導入についてお気軽にお問い合わせください

ノースサンドでは、100社を超える企業様へのNotion導入の支援を行っており、Notion導入に関してナレッジやノウハウを幅広くカバーしています。Notion AIの契約はノースサンドでも可能です。

ノースサンドでご契約いただければ、日本円での請求書払いに対応しており、企業での導入もスムーズ。これまで通りNotionそのものの使用方法はもちろん、Notion AIの効率的な活用方法についても丁寧にサポートいたします。

すでに多くの企業がエンタープライズプランを契約し、情報管理やプロジェクト管理を進め、組織の成長の礎としています。ノースサンドでは、以下のようなサービスを実施しております。

  • 社内に浸透していくためのトレーニングを提供

  • 企業向けテンプレート配布

  • ⽇本語のチャットサポート

  • 専任のカスタマーサクセス

  • 請求書払いに対応

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