Notionをもっと活用！　

〜Office 365との違いと使い分け方とは？～

2024年9月11日

はじめに

Notion（ノーション）って聞いたことあるけど、「実際どう使えばいいの？」「Office 365との違いは？」こんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。 近年、ビジネスシーンで注目を集めているNotionは、情報管理とコラボレーションを革新的に変えるツールとして知られています。

一方で、多くの企業ではすでにMicrosoft Office 365が広く利用されており、新しいツールの導入に迷いを感じる方も少なくありません。 Notionは、ノート作成、タスク管理、データベース、Wikiなどの多機能を統合したオールインワンのワークスペースツールです。 その柔軟なページ構造と直感的なインターフェースにより、情報の整理から共有、プロジェクト管理まで幅広く対応できます。 しかし、「Office 365があれば十分では？」「Notionを導入するメリットは？」「両者をどう使い分ければいいの？」といった疑問も多く聞きます。 本記事では、これらの疑問に答えるべく、NotionとOffice365の特徴や違い、そして両者を効果的に活用する方法について詳しく解説します。特に、Notionが従来のビジネスシーンにどのような変革をもたらし、Office 365と共存することでどのようなメリットが得られるかに焦点を当てていきます。

この記事は、以下のような方々を対象としています。

  • Notionを使ったことがない方

  • Notionの導入を検討している方

  • Office 365を利用しているがNotionも導入し、うまく活用できていない方

Office365を導入済み組織がNotionを導入する
メリット・デメリット

Office 365を使用している組織がNotionも導入すると、情報の管理や共有がさらに効率的になります。

◾️メリット

1. 多様な情報を1つのページに統合

Word（文書作成）、PowerPoint（プレゼンテーション）、Excel（表計算）のような異なる形式や機能の情報を、Notionでは1つのページにまとめられます。

2. 直感的なインターフェース

誰でも簡単に使えるよう設計されています。特殊なコードを書く必要がなく、ユーザーが望むツールやアプリケーションを容易に作成できます。

3. 多角的なデータ表示

同じ情報をリスト形式やカレンダー形式など、7種類の異なる形式で表示できます。最新のチャート機能により、さらに多彩な表現が可能になりました。

4. 業務の自動化

APIを活用して繰り返しの作業を自動化できます。例えば、タスクやデータの更新を自動化することで、手作業の時間を大幅に削減できます。

5. モバイル対応

iPhoneやAndroidのスマートフォンでも利用可能で、外出先でも情報にアクセスできます。顧客データベースの閲覧や更新も外出先で行えます。

◾️デメリット

1. 学習と適応の課題

Notionの自由度が高い機能により、新規ユーザーは使い方に戸惑う可能性があります。 Office 365に慣れた組織では、Notion導入による業務フローの見直しで一時的に生産性が低下する可能性があります。

2. 情報の分散と管理の複雑化

Office 365とNotionの両方を使用することで、情報がどちらのプラットフォームに存在するのか把握しづらくなる可能性があります。

3.情報の孤立化

一部のチームがNotionを積極的に採用し、他のチームがOffice 365を主に使用することで、情報の孤立が起こる可能性があります。

これらの特徴により、 NotionはOffice 365環境と併用することで、より柔軟で効果的な業務環境を構築できます。

NotionとOffice365の上手な使い分け

以下に、NotionとOffice 365を効果的に組み合わせて使用する具体的な例を紹介します。

NNotionは柔軟性、Office 365は専門性という長所を最大限に引き出すことで、働き方を改善し生産性を向上させることができます。さらに、ツール間の緊密な情報連携により、チーム全体の協働効率も飛躍的に高まります。2023年2月からNotionに実装された生成AI機能「NotionAI」は、文章の生成やアイデア出し、翻訳、グラフ・表の作成などをサポートします。NotionAIを駆使することで、さらなる協働効率の向上が期待できます。

各チームや個人のニーズに合わせてカスタマイズし、最適な使い方を見出すことが重要です。継続的な改善と調整を重ねることで、組織全体のワークフローを最適化し、自分に最適な使い方を発見できるでしょう。この過程を楽しみながら、より効率的で創造的な仕事環境を築いていきましょう。

◾️プロジェクト（案件・キャンペーン）の計画と実行

  1. PowerPoint：プロジェクト（案件・キャンペーン）の資料の作成

  2. Notion：プロジェクトの進捗管理、タスクの割り当て、期限管理

  3. Notion AI（＋α）: プロジェクト進捗に基づいてタスクの優先順位を自動的に提案したり、必要に応じてプロジェクトの進捗レポートを生成。

連携: NotionのキャンペーンページにPowerPointファイルへのリンクを追加 → 計画から実行までの一元管理が可能に

Notionのページで全体概要を把握し、必要に応じてPowerPointの詳細資料を確認できるため、情報の過不足なく共有できます。

◾️社内研修・社外向け教育プログラムの運営

  1. PowerPoint：研修資料とプレゼンテーションの作成

  2. Notion：研修コンテンツのスケジュール、参加者リスト、学習進捗の管理

  3. Outlook：会議の設定や社内外の人とのスケジュール調整

  4. Teams: オンラインミーティングの実施

連携: NotionのトレーニングページにPowerPointファイルとTeamsミーティングリンクを追加

シームレスな連携で各ツール間のリンクにより、必要な情報に素早くアクセスできます。

◾️NotionとExcelで実現する営業管理ツール術

  1. Notion：案件の進捗状況、顧客情報、商談履歴の一元管理

  2. Notion AI（＋α）: 商談履歴や顧客情報を基に、次のステップの提案や最適なアクションプランを自動生成

  3. Excel：詳細な売上予測と分析の実施

連携NotionのCRMページにExcelファイルへのリンクを追加

Notionが情報のハブとして機能し、「Notionを開けば情報がある」　「Notionを開けば仕事ができる」という効率的な業務環境を実現できます。

「NotionとMicrosoft Loop」って何が違うの？　

◾️NotionとLoopについて

NotionとLoopはどちらも、チームの共同作業と情報の統合管理を目的とした製品です。

両者ともにプロジェクト管理、タスクトラッキング、ドキュメンテーション、ノートなどの機能を提供し、ユーザーが一元的に作業を管理できるようにする点で類似しています。

◾️Microsoft Loop とは

Microsoft Loopは、Microsoftが提供する新しいコラボレーションツールです。Loopの最大の特徴はMicrosoft 365との深い連携です。

Outlook、TeamsなどのMicrosoft製品とシームレスに連携し、一つのプラットフォームで情報を管理できます。

◾️各ツールの比較

NotionとLoopは、それぞれ異なる強みを持つ製品です。Notionは多機能で柔軟なデータベース管理が魅力的で、複雑なプロジェクトを管理するのに適しています。 一方、LoopはMicrosoft 365アプリとの連携とシンプルなコンポーネント協作により、効率的なチームワークを支援します。ユーザーのニーズに応じて適切な製品を選ぶことが重要です。

動画でも解説しております

まとめ

NotionとOffice 365は、それぞれに独自の強みを持つ優れたツールです。 多くの組織にとって、これらを排他的に選択するのではなく、両ツールの長所を活かしながら共存させることが最適な解決策となるでしょう。

従来のOffice 365中心の働き方では、「アイデア発足→資料をOffice 365で完成」というフローで仕事が完結する感覚がありました。しかし、完成された資料だけでは、その背景にある「プロセス」「行動」「意図」が見えづらく、情報の属人化につながる可能性があります。 実際、自分が1年前に作成した資料でさえ、その作成過程を思い出せないことがあるのではないでしょうか。

ここでNotionの強みが発揮されます。Notionを活用することで、Office 365で作成した資料の背景にある「プロセス」「行動」「意図」を可視化し、再現性の高い情報管理が可能になります。これにより、チーム内での知識の共有や引き継ぎがスムーズになり、生産性の向上につながります。Notionは自由度の高さにより、情報の整理、プロジェクト管理に優れています。一方、Office 365は正式な文書作成やコミュニケーション、大規模なデータ処理に強みを発揮します。 この両者の特性を組み合わせることで、より効率的で透明性の高い業務プロセスを実現できるのです。

本記事でお伝えしたいのは、NotionとOffice 365の長所を活かしながら共存させることで、組織全体の業務改善や生産性向上を図れるということです。ただし、ツールの導入に際しては、自社の業務フローや文化、ニーズを十分に理解した上で判断することが重要です。両ツールを適切に組み合わせることで、より効果的な情報管理と協働の環境を構築できるでしょう。

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