ここではNotionのwiki機能を使って、社内wikiを構築する具体的な方法について解説していきます。基本的なステップは、事前の準備も含めて以下の4つです。

1. ワークスペースページの作成

2. ページを階層化しサブページを設置する

3. 社内wikiの作成と設定

4. 適切なメンバーと共有するための権限設定

1. ワークスペースページの作成

最初に、社内の部門やチームごとに情報や知識のベースとなる「ページ」を作成します。ページを作成するには、サイドバーのワークスペース の横にある「+」をクリックします。ページが作成できたら、各部門やチームのページであることがわかるように、適切なページのタイトルを入力するようにします。

2. ページを階層化しサブページを設置する

社内wikiとして役に立つページ群ができ上がったら、既存ページの中で、「/（スラッシュコマンド）」を入力します。そこに、「page」と入力してエンターキーを押します。すると、1つ下の階層にサブページが設置されます。

サブページには、メインのページから枝分かれして複数のページを作ることができます。メインページの内容より、副次的な情報を下の階層へ追加していくことが可能です。いち早く知らせたい情報や重要事項などを最初のメインページに設置し、付随する情報をサブページに設定することで、探したい情報や知識の場所を見つけやすくし、優先度の高い情報を漏れなく伝えることができます。

3. 社内wikiの作成と設定

社内wikiは、社内の情報を一元化されるため、共有に便利ですが、多くの情報を扱うことになるため、必要な情報がどこにあるのか、整理されていることが重要です。整理されたwikiがあれば、必要な情報をいち早く探すことができ、業務もスムーズに進められます。

情報を見つけやすい社内wikiを構築には、Notionの「見出し」機能を活用して、適切なタイトルを付けることが重要です。見出しはサイズごとには、一番大きく表示される「見出し1」から、「見出し2」「見出し3」と順に小さくなるため、重要な情報、あるいは大局的な情報から順に副次的な情報へ、見出し2や見出し3を利用して追加するとよいでしょう。

また、作成した見出しは、ドラッグ＆ドロップで、別の場所に移動させることも可能です。例えば、「見出し1：企業」の次に、「見出し1：福利厚生」を作成した場合、並列の意味を持たせるために福利厚生の見出しをドラッグ＆ドロップし、企業の右側に設置できます。

階層化への設定も可能です。すでに作成した見出しの中に、「福利厚生」としてカテゴライズすべき「見出し2」や「見出し3」があれば、それらをドラッグ＆ドロップすることで、移動させた見出し1「福利厚生」の下に並べることができます。

このように、見出し機能をうまく活用して情報を整理すれば、社内wikiを閲覧した従業員が、求めている情報を見つけやすくなるでしょう。

4. 適切なメンバーと共有するための権限設定

社内の部門や部署によって、さまざまな情報や知識の中には機微な情報を扱うこともあります。Notionを活用するうえでは、こうした情報の閲覧や操作権限を行いたいケースも出てくるでしょう。Notionで権限を設定したい場合は、該当するページで共有設定を行います。ページの右上の「共有」からサイドバーの「シェア」セクションに入り、アクセスできるチームを設定できます。グループを作成し、グループごとにページの操作権限を「フルアクセス権限」、「編集権限」、「コメント権限」、「読み取り権限」などに設定することができ、適切なメンバーが情報や知識を閲覧することができるようになります。