Notionのゲストとメンバーの違いは？

2022年4月20日

Notionのゲストとメンバーの違いとは？

Notionユーザーの種類

【メンバー (Member) とは？】

チームプランとエンターズプランのみに存在するチーム内のユーザーです。Notionのページを作成、編集が可能です。一方で、ワークスペース設定の編集やメンバーの追加はできません。また、メンバーはプライベートページを作成することができ、ワークスペース内のページにもアクセスすることができます。

【ゲスト (Guest) とは？】

特定のページで一緒に作業するチーム外のユーザーです。個々のNotionのページに招待することはできますが、ワークスペース全体に招待することはできません。また、ゲストはプライベートページにアクセスすることができなく、共有されたページにしかアクセスできません。

Notionのメンバー管理
Notionのゲストメンバー

ゲストの招待方法

共有したいページにゲストを招待するのは下記の方法です。また、1ページ当たり1000のゲストユーザーまでしか招待できませんので、ご注意ください。

Step 1

Notionページの右上にある「共有」をクリック

Step 2

「ユーザーやインテグレーションを追加」の空枠をクリックし、招待するゲストのメールアドレスを入力する

Step 3

ゲストの権限をドロップダウンから選択後、 「招待」をクリック

これで、対象のユーザーに招待メールが届きます。対象ユーザーがNotionユーザーでなければ、サインアップすることなく、すぐにページにアクセス可能です。

ゲストの確認方法

ワークスペース内のメンバー全員が今ワークスペース内に存在するすべてのゲストを確認することができます。

Step 1

Notionのサイドバーにある「設定」をクリック

Step 2

メンバーを選択し、ゲストからワークスペース内のすべてのゲストを確認できます。

ワークスペースオーナーの権限を持っているメンバーでは、それぞれのゲストがアクセスできるページや権限まで確認することができます。また、削除することもできます。

ゲストの削除方法

一度ワークスペースに招待したゲストはワークスペースから削除することもできます。

【方法1】

ページの右上にある「共有ボタン」からのゲストの削除ができます。特定のページから特定のゲストを削除する場合は、この方法がおすすめです。

【方法2】

ゲストをワークスペースから削除したい場合は、設定でメンバーを選択し、ゲストから該当ユーザーを削除できます。また、それぞれのゲストがアクセスできるページや権限も確認することもできます。しかし、この方法でゲストを削除するためには「ワークスペースオーナー」の権限を持っている方にしか実行できません。

ゲストのメリットとデメリットは？

ゲスト機能は外部の方と一緒に仕事する時に有用な機能です。しかし、社内のチームをゲストとして運用することはあまりおすすめしません。

【メリット】

Notionのゲスト機能を使えば外部の方をすぐに招待することができ、共同作業をするときに便利です。

【デメリット】

Notion本来の強みでは、ユーザ一人一人が自分の作りたい仕組みを自由に作れることです。これによって、それぞれの現場に合った仕組みができ、生産性の向上につながります。

しかし、ゲストではメンバーと違って、プライベートページを作成することができませんので、社員が自分で仕組みを作ることができません。そのため、Notionの強みを発揮するのができず、せっかく導入したNotionが期待の効果を得ることが難しいです。

よくある質問

  • ゲストユーザーの利用は無料です。

  • ゲストは共有されたページの配下に編集が可能です。ただし、ゲストユーザーであっても、ページの編集権限を持つかどうかは権限のあて方次第です。

  • 可能です。共有の際に読み取り権限を付与することで、編集やコメントができなくなります。

  • ゲストユーザーは、シングルサインオン機能を使用できません。Notion本来のログインオプションである、GoogleアカウントやAppleアカウントを使用したソーシャルログインなら可能です。

  • 可能です。設定のメンバー ▶︎ ゲストから全てのゲストを確認できます。また各ゲストがアクセスできるページの確認、することも可能。

  • 消えません。ゲストをページから削除してもそのゲストが行った編集やコメントはそのまま残ります。

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