Notionのゲストとメンバーの違いは？

Notionのゲストとメンバーの違いとは？　　　

2022年4月20日　（2025年1月31日更新）

Notionでは他のユーザーと共同作業を行うために、「ゲスト」と「メンバー」を設定することができます。

これらを適切に使い分けることで、効率的に作業を行うことができます。

本記事では、「ゲスト」と「メンバー」の違いから、誰をメンバーやゲストにすべきか、またその設定方法について詳しく解説していきます。

Notionユーザーの種類

【メンバー (Member) とは？】

プラスプランとビジネスプラン、エンターズプランに存在するチーム内のユーザーのことを指します。メンバーでは、Notionのページを作成・編集が可能です。一方、ワークスペース設定の編集やメンバーの追加はできません。また、メンバーはプライベートページを作成することができ、ワークスペース内のページにもアクセスすることができます。

Notionのメンバー管理

【ゲスト (Guest) とは？】

特定のページで共同作業するチーム外のユーザーをいいます。個々のNotionのページに招待することはできますが、ワークスペース全体に招待することはできません。また、ゲストはプライベートページにアクセスすることができず、共有されたページにしかアクセスできません。

Notionのゲストメンバー

ゲストの招待方法

共有したいページにゲストを招待する方法は以下になります。1ページあたり1,000人のゲストユーザーまで招待することができます。

ステップ1

Notionページの右上にある「共有」をクリックします。

ステップ2

「ユーザーやインテグレーションを追加」の空枠をクリックし、招待するゲストのメールアドレスを入力します。

ステップ3

ドロップダウンメニューから、ゲストの権限を選択後、 「招待」をクリックします。

これで、対象のユーザーに招待メールが届きます。対象ユーザーがNotionユーザーでなければ、サインアップも不要で、すぐにページにアクセスすることができます。

ゲストを確認する方法

ワークスペース内のメンバー全員が、ワークスペース内に存在するすべてのゲストを確認することができます。

ステップ1

Notionのサイドバーにある「設定」をクリック

ステップ2

メンバーを選択すると、ゲストのタブメニューからワークスペース内のすべてのゲストを確認することができます。

ワークスペースのオーナーの権限を持っているメンバーでは、それぞれのゲストがアクセスできるページや権限まで、細かく確認や削除をすることができます。

ゲストの削除方法

一度ワークスペースに招待したゲストは、ワークスペースから削除することもできます。

【方法1】

ページの右上にある「共有」ボタンから、ゲストの削除ができます。特定のページからゲストを削除する場合は、この方法がおすすめです。

【方法2】

ゲストをワークスペースから削除したい場合は、設定でメンバーを選択し、ゲストから該当ユーザーを削除することができます。また、それぞれのゲストがアクセスできるページや権限も確認することも可能です。しかし、この方法でゲストを削除する場合は、「ワークスペースオーナー」の権限を持っているメンバーのみです。

ゲストのメリットとデメリットは？

ゲスト機能は外部のメンバーと共同で仕事する際に有効な機能です。しかし、社内のチームをゲストとして運用することはあまりおすすめしません。

【メリット】

Notionのゲスト機能を使えば、外部のメンバーを手軽で迅速に招待することができ、共同作業をするときに便利です。

【デメリット】

Notionは、ユーザー一人人ひとりが自分の作りたい仕組みを自由に作れる点に強みがあります。これにより、それぞれの業務に合った仕組みを作り上げることができ、結果的に生産性の向上につながります。

しかしメンバーと異なり、ゲストではプライベートページを作成することができません。したがって、社員が自分で新たにページを作成することができないため、Notionの良さでもある、業務に応じた自由度や拡張性を発揮することができません。

よくある質問

  • ゲストユーザーの利用は無料です。

  • ゲストは共有されたページの配下に編集が可能です。ただし、ゲストユーザーであっても、ページの編集権限を持つかどうかは権限のあて方次第です。

  • 可能です。共有の際に読み取り権限を付与することで、編集やコメントができなくなります。

  • ゲストユーザーは、シングルサインオン機能を利用できません。しかし、Notion本来のログインオプションである、GoogleアカウントやAppleアカウントによるソーシャルログインは利用可能です。

  • 可能です。設定の「メンバー」 →「ゲスト」から、すべてのゲストを確認できます。また、それぞれのゲストがアクセスできるページ（権限）の確認をすることも可能です。

  • 消えません。ゲストをページから削除してもそのゲストが行った編集やコメントはそのまま残ります。

  • 可能です。メンバーからゲストへの切り替えは、一度メンバーを削除した上で、再度ゲストとして招待し直します。

Notion導入の相談ならノースサンドへ

今回ご紹介したNotionのゲストやメンバーの考え方や設定方法や考え方をはじめ、Notionは、ユーザー自身が作りたい仕組みを自由に作成し、業務に活かせる大きな強みがあります。

そして、その使い方は多岐にわたるため、個人やチームに合った考え方や設定を見い出すのに苦労する企業も少なくありません。そんな時はノースサンドにご相談ください。

ノースサンドなら、Notionに関する次のようなサービスを提供しています。

  • 1ヶ月の無料オンボーディング

  • 組織に合ったワークスペースの提案

  • 専任のカスタマーサクセス

  • 日本円での請求書払い

まずは無料相談をしてみませんか。

こちらよりお問い合わせいただけます。