フォーム作成から集計までNotionで完結！
Notionフォーム機能の活用方法
2024年11月29日
はじめに
2024年10月、Notion新機能として「Notionフォーム」が誕生しました。
Notion上でフォームを作成し、その結果をNotionのデータベースに自動で反映させることが可能になります。
本記事では、Notionフォーム機能でどんなことができるのか、どんな世界観が実現されるのかを紹介していきます。
Notionフォーム機能の概要
フォーム機能とは
フォーム機能について、概要をおさらいしたいと思います。フォーム機能は、アンケートや申込フォーマットをWeb上で作成することができる機能です。代表的なツールはMicrosoft FormsやGoogle Formsが挙げられ、データ収集や情報管理を効率化するツールとして様々な用途で広く利用されています。
Notionフォーム機能とは
Notionフォームとは、Notion上でフォーム機能を作成できる機能です。Microsoft FormsやGoogle Formsのようなオンラインフォーム作成ツールと比較して、できることは変わりません。しかし、Notionのプラットフォーム上で動作するため、全てのプロセスをNotion内で完結させることができます。したがって、フォームの作成、共有、回答の収集まで、すべてのステップがNotion上で行うことが可能です。
Notionフォーム機能の主な特徴
Notion内ですべて完結する
回答内容が自動でDB化される
Notionフォームを作成し、情報を入力した場合、フォームページごとにデータベースが自動で生成されます。また、フォームに入力した情報はすべてNotionのデータベースに自動で反映されます。フォームを作成したものをもとに、データベースを作り直すという工程を削減することができます。
ツール間の行き来が不要になる
Notionフォームを使うことで、フォームで集めた情報の集計をNotion上で行うことが可能になります。従来のフォーム機能ツールを使用する場合、フォームツールに入力し、そのデータが外部の集計ツールに連携されるケースが多いかと思います。Notionフォームであれば、外部ツールにアクセスすることなく、Notion内で回答の収集・集計が可能になります。
データを可視化することができる
Notionフォーム機能で集計した結果は、データベース化されます。これにより、データベースを二次利用することが可能です。例えば、そのデータベースをチャート機能に変換することで、集計したデータを視覚化することも可能です。
Notionを利用していない人でも使える
外部ユーザーにも共有ができる
NotionフォームはNotionアカウントを持っていない人にも共有することが可能です。Notionのアカウントを持っていない人が、Notionアカウントを作成することなくフォームに情報を書き込むことができます。
Notionフォーム機能の利点
Notionフォームの特徴を活かすことで、以下のような良い点があります。
データの一元管理
回答データがNotionのデータベースに直接保存され、管理が容易
Notionフォーム機能の回答結果は、Notionデータベースに直接反映されます。回答したデータを移動する、データベースを一から作成するという手間を省くことができ、作業の効率化を図ることが可能になります。
リアルタイム連携
回答は即座にデータベースに反映されるため、迅速な対応が可能
Notionフォーム機能で回答された結果は、リアルタイムでデータベースに反映されます。データベースのページにアクセスするだけで、生の情報を得ることができます。情報をストックすることに長けているNotionが、情報の流れを作り出す側面を持つようになります。リアルタイムで更新される情報をもとに迅速な対応が可能になります。
コスト効率
追加のツール導入が不要で、既存のNotion環境を最大限に活用
Notionフォームを使用することで、作業時間の効率化が図れます。これにより、従来フォーム作成や管理に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。結果として、業務全体の生産性が向上し、間接的にコスト削減にもつながります。また、追加のツール導入が不要なため、ソフトウェアライセンス料などの直接的なコスト削減も実現できます。
実際の使い方のご紹介
Notionフォーム機能の具体的な使用例をご紹介します。
①Notionフォームを作成する。
フォーム機能もブロックの一つです。「/form」もしくは既存データベースから「新規フォーム」を作成することができます。
なお、フォーム機能はページのフルアクセス権限を持つ方のみ、作成することができます。
②質問の詳細を設定する。
フォーム機能を作成すると、質問が自動的に作成されます。ここから、質問の作成や質問内容の編集を行い、フォームを自由にカスタマイズすることができます。
質問枠右上の三点リーダーを選択すると質問のオプションが表示され、
必須の質問にするか否か
質問に対する説明文を追加するか
など、質問の詳細を設定することができます。
また、選択肢を自由に並び替えることができる等、フォーム機能内でもNotionの操作感が活かされます。
今回は、研修アンケートと題し、以下のようなフォームを作成しました。
③フォームの公開先を設定する。
Notionフォーム機能はフォームの公開先を二通りに設定することができます。
一つ目は、ワークスペース内でリンクを知る全ユーザーへの公開です。フォームを作成したワークスペースに参加している人のうち、フォームのリンクが共有されている人のみフォームを回答することができます。
二つ目は、Web上でリンクを知る全ユーザーへの公開です。上述した通り、NotionフォームはNotionアカウントを持っていない人でも回答をすることができます。この場合匿名での回答となるため、回答者の情報はフォーム作成者側に公開されることはありません。
④データを集計する。
回答されたデータはNotionに送信され、自動的にデータベース化されます。また、質問作成時に設定した”質問の種類”がそのままプロパティになり、データベースに反映されます。データベースを作成する手間を省くことができます。
⑤その他機能とのコラボレーション
Notion上の既存機能と融合させることで、さらなる有効活用を図ることができます。データベースのオートメーション機能を例にしてみましょう。
オートメーション機能はトリガーをきっかけに何らかのアクションを起こすことが可能です。例えば、データベースにページが追加されると特定のユーザーに通知を飛ばすというようなことが可能です。フォーム機能で回答されたデータは、Notionのデータベースに1回答＝1ページとしてストックされます。回答が送信されたら、通知が自動的に届くように設定することが可能になります。通知はSlackやGmailといった外部ツールに送信することもできます。
まとめ
今回は、Notionの新機能「Notionフォーム」についてご紹介しました。
フォーム機能はアンケート調査やイベント等の申込フォーム、Webテストの問題フォームに使うなど、様々な用途で活用することができます。また、従来のシステムでは、フォームの作成と回答の集計に別々のツールが必要でしたが、Notionフォームではこれらの工程をすべてNotion内で完結させることができます。
さらに、集計したデータはチャート機能で可視化するなど、様々な形での二次利用が可能です。
ぜひ、この便利なNotionフォーム機能をお試しください。
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