新機能！オートメーション x 数式で業務を自動化！

2024年12月25日

はじめに

数式や変数の定義を活用することで、より柔軟な業務の自動化が可能になり、タグ情報の自動付与やステータス変更時の自動メール送信などができるようになりました。

本記事では、Notionの新機能として追加されたオートメーションの数式機能とメール送信機能について解説します。

オートメーションの進化

オートメーションの新機能として、新たに下記3つのアクションが使えるようになりました！

  • 数式の使用

  • 変数を定義

  • メールを送信

これまで以上に柔軟で効率的な業務の自動化が可能になったこの機能に関して、ユースケースをご紹介します。

そもそもオートメーションとは？

データベースに対する特定の操作をトリガーに、自動的にアクションを実行する機能です。

ステータス変更に伴う完了日の記入や担当者の変更など、各プロパティを漏れなく変更することができます。

例：手動でステータスを完了にすると、自動的に完了日が記載されるケース

数式＆変数の定義を用いたオートメーションのカスタマイズ

オートメーションにて「数式」や「変数の定義」を用いることで、いままで複数のオートメーションを組む必要があったシーンでも、1つのオートメーションで対応することが可能となります。

<ユースケース>

  • 1つのタグ情報を付与すると、自動的にその他の関連タグ情報も付与

    今回はタスクデータベースにおいて、タスク種別を登録すると、自動的にその種別に関連するチーム名も登録されるオートメーションです。

構築方法

  1. トリガーを設定

    セレクトプロパティやマルチセレクトプロパティをデータベースへ追加した後に、 オートメーションのトリガーを設定します。

    今回の場合は「タスク種別」「関連チーム」というプロパティを用意し、「タスク種別」の編集をトリガーとします。

2. 変数を定義

「タスク種別」にこのタグが選択された場合は、「関連チーム」にこのタグを設定する←という数式を変数として定義します。

3. アクションを追加し、カスタム数式から先ほど設定した「変数1」を選択

オートメーションを用いたメール送信

ステータスが完了になった←などをトリガーに特定のユーザーへメールを自動送信することができるようになりました。

また、メールの件名や本文にも数式が使用でき、状況に応じたメールを送信する事が可能となります。

構築方法

  1. トリガーを設定

    今回はタスクが完了された際に、レビュアーへ自動的にメールを送るオートメーションを構築します。

2. アクションとして「メールを送信」を選択

3. 宛先、件名、メッセージを記述

まとめ

オートメーション機能に数式や変数の要素が加わったことで、より柔軟な自動化が実現できるようになりました。

こちらの機能を使えると、Notionを触っていて「この作業手間だな・・・」と感じている部分を省力化できるかと思います。

オートメーションで使う数式のルールは、データベースの数式プロパティで使用する数式と同じです。

新機能が登場したこの機会に数式を学習し、よりNotionを活用しましょう！

Notionの関数をもっと知りたいという方はこちらの動画を参考にしていただけます👇

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