業務に“余白”をつくるNotion活用アイディア３選
2024年12月25日
はじめに
企業の付加価値向上に欠かせない取り組みの一つとして労働生産性の向上が挙げられます。しかし、生産性の向上を実現するための効果的な業務改善や、新たな取り組みを行う時間を確保することにお悩みではありませんか。
この課題を解決するカギは、業務に「余白」の創出をすることです。集中する、メンバーと協働する、休憩する、これらの時間は能力を最大限発揮するために欠かせない時間であり、バランス良く配分することが必要です。
本記事では、業務における"余白"の必要性とその重要性を理解し、Notionを活用した効率的な業務環境の構築方法を解説します。さらに、具体的な活用事例を通じて、導入後にもたらされる効果についても詳しく説明していきます。
これらの内容を通じて、あなたの組織に最適な業務改善の方法を見つけていただければ幸いです。
業務の“余白”とは
本記事では業務の"余白"について、2つの観点から定義します。1つ目は社員の業務が円滑になり時間が削減されること、2つ目は業務の質が向上し課題が解決されることです。
近年、仕事の複雑化や急速な環境変化により、従来の働き方では個々の負担が増大し、生産性の低下を招いています。
このような先行き不透明な時代だからこそ、一人当たりの労働生産性の向上が重要となります。
生産性とは、付加価値額を労働者数と労働時間で割った値です。企業の付加価値を高めるためには、生産性の向上を目指した業務効率化が不可欠です。
それでは、この業務効率化を3つの観点から見ていきましょう。
効率的な業務のための3つの重要ポイント
1. 長時間労働の改善
限られたインプットで最大のアウトプットを実現するため、終業時間内での業務完結を目指します。時間当たりの生産性を重視する働き方へと転換することが重要です。
具体的には、業務の優先順位付けを明確にし、集中して取り組める時間帯を確保することで、効率的な時間の使い方を実現します。また、定時内で業務を終えることで、心身のリフレッシュや自己啓発の時間を確保することができ、より質の高い仕事につながります。
2. マルチタスクの解消
人間の脳は本来シングルタスク向きであり、複数の作業を同時に行うことは効率を著しく低下させます。一つのタスクに集中することで、より質の高い成果を生み出すことができます。
そのため、タスクの優先順位付けを行い、時間をブロック化して集中的に取り組むことが重要です。特に重要な業務や創造的な作業には、まとまった時間を確保することで、より効果的に進めることができます。
3. 柔軟な思考と創造性の向上
考える時間と作業する時間それぞれで最適なフロー状態を作ることが、創造的な業務には不可欠です。アイデアを生み出し、問題解決を行うための「考える時間」には、静かで落ち着いた環境が必要です。
一方、実際の作業を進める時間には、効率的なワークフローとツールの活用が重要です。この二つの時間を適切にバランスを取ることで、より高い創造性と生産性を実現することができます。
Notionで作る業務の“余白”とは？
それでは、前段で説明した業務の"余白"をNotionでどのように作り出すのか、具体的に見ていきましょう。
まず、1日の中で高い集中力を発揮したい時に、実際にどのような業務に時間を取られているのかを確認します。
以下のグラフは、業務効率化が必要な時間とその具体的な業務内容を示しています。
調査によると、毎月約20〜30時間の効率化ニーズがあり、主な要因は紙ベースの業務フロー、社員間のコミュニケーションにかかる時間、そしてミス防止のためのチェック作業に費やされる時間です。
そこで、Notion。
Notionは、以下の3つの特徴により、効率的な業務環境を実現し、余白を創出することができます。
オールインワンワークスペース
情報管理、タスク管理、プロジェクト管理など、複数のツールの機能を1つのプラットフォームで実現できます。これにより、ツールの切り替えやデータの移行にかかる時間を削減できます。
柔軟なカスタマイズ性
チームや個人の業務スタイルに合わせて、自由にページやデータベースを構築できます。直感的な操作で必要な情報を整理し、アクセスしやすい形で管理できます。
シームレスな情報連携
ページ間のリンク、データベースの関連付け、メンション機能などにより、必要な情報をスムーズに参照・共有できます。これにより、情報検索や共有のための余分な時間を削減できます。
チームや組織でNotionを活用することで、業務プロセスを効率化し、本質的な業務により多くの時間を充てることができます。
さらに、自分の思考とNotionの内容が同期している状態を作り出すことで、業務を高い水準で継続的に遂行できる環境を整えることができます。
Notionによる解決策の例３選
前述の通り、業務の"余白"は効率的な業務のための3つの重要ポイント（長時間労働の改善、マルチタスクの解消、柔軟な思考と創造性の向上）を実現することで生まれます。
これらの課題に対して、Notionを活用することで具体的にどのような解決策が実現できるのか、3つの代表的な活用例をご紹介します。それぞれの仕組みがどのように業務効率化に貢献し、"余白"を生み出すのかを見ていきましょう。
1. ナレッジ・マニュアル・FAQ管理
仕組みのポイント：新規アイディアや過去のノウハウに溢れた関連情報の倉庫
達成されること：似たような事例や、関係性の高い情報を取得して応用
得られる効果や変化：情報検索する時間、情報収集する時間の削減・効率化
Notionページ構築イメージ👇
情報を検索する方法👇
必要な情報を必要な時に素早く取得できる環境を整えることで、情報の検索や収集にかかる時間を大幅に削減することができます。これにより生まれた時間的余裕は、より創造的な業務や戦略的な思考に充てることが可能となります。また、過去の事例やノウハウを効率的に活用することで、新規プロジェクトの立ち上げや問題解決がスムーズになり、結果として業務全体の質の向上にもつながります。
2. プロジェクト・商品開発プロセス管理
仕組みのポイント：過去・現在・未来の情報を可視化、重要なフロー情報もストック
達成されること：情報がオープンであり共有されているのでコミュニケーションが簡潔
得られる効果や変化：会議のために発生する会話を削減、より質の高い議論が増加
Notionページ構築イメージ👇
コミュニケーションをよりシンプルにする方法👇
情報の可視化とオープンな共有環境により、必要な情報へのアクセスが容易になり、コミュニケーションが効率化されます。過去から未来に至る情報をストック化することで、重複した確認作業や不必要な会議を削減でき、その時間を本質的な議論や創造的な業務に充てることができます。また、情報の透明性が高まることで、チーム全体の意思決定がスピーディーになり、より質の高い成果物の創出につながります。
3. 営業案件管理
仕組みのポイント：商談・顧客・会議などに関連する、タスクの全体像や進捗状況の可視化
達成されること：タスクの起票や重要度・緊急度に分類することが容易、時間を意識した管理
得られる効果や変化：限られたインプット（リソース）の効率的な配分・調整
Notionページ構築イメージ👇
限られたリソースの中で効率よく配分・調整する方法👇
タスクの全体像と進捗状況を可視化し、重要度・緊急度に基づいた効率的な管理を実現することで、業務の優先順位付けが明確になります。これにより、限られたリソースを最適に配分し、各タスクに適切な時間を割り当てることが可能となります。その結果、重要な案件により多くの時間を投資でき、かつ余分な作業時間を削減することで、質の高い営業活動と戦略的な思考のための余白を生み出すことができます。
まとめ
業務の"余白"を作ることは、単なる時間削減だけでなく、より質の高い仕事を実現するための重要な要素です。Notionを活用することで、チーム全体の生産性と創造性を高める環境を整えることができます。
本記事で紹介した3つのポータル（ナレッジ管理、プロジェクト管理、営業案件管理）は、それぞれが独立して機能するだけでなく、相互に連携することで更なる効率化を実現します。情報の一元管理により、チームメンバー間のコミュニケーションが円滑になり、意思決定のスピードも向上します。
Notionを導入することで得られる「余白」を、新たなアイデアの創出や、より戦略的な業務に活用することで、組織全体の成長につながることが期待できます。
Notionの企業導入から運用支援まで、実績が豊富なノースサンド
ノースサンドでは2024年11月現在、100社を超える企業さまへのNotion導入の支援を行ってまいりました。Notion導入に関しては、ナレッジやノウハウを幅広い知見を持っています。また、Notion AIの契約もノースサンドで行うことが可能です。ノースサンドでは日本円での請求書払いにも対応しているため、企業での導入もスムーズに行えます。
紹介した導入事例にもあるように、ノースサンドではNotionの導入や構築、基礎操作から応用まで、丁寧にサポートしています。
・社内に浸透していくためのトレーニング
・企業向けテンプレートの配布
・⽇本語のチャットサポート
・専任のカスタマーサクセス
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ノースサンドでは、企業におけるNotionの導入実績を数多く保有しております。Notionの導入を検討している、または広くNotionを活用していきたい企業は、お気軽にご相談ください。