Notionを使った効率的な会計業務のすすめ

会計事務所としてクライアントが増えることはよいことですが、クライアントが増えて業務が増加すると、課題も増えていくでしょう。ここからは、そんな課題を抱えた会計事務所に向け、業務課題に対するNotionの活用術をご紹介します。

会計業務の課題を払拭する「Notion」とは

Notionを簡単に言うと「多機能型メモ帳」です。ドキュメント作成ができるメモ帳機能はもちろん、タスク管理やwiki機能、データベース構築といった、さまざまな機能が使えるため、「オールインワン ワークスペース」と呼ばれており、全世界で2,000万人以上に利用されています。WordやExcel、PowerPointなど、別々に作成されがちな資料作成も、Notionであれば1つで作成可能です。会計事務所で扱われる業務に沿って、自由にカスタマイズすることができるのが特徴です。これにより、会計業務の効率化が期待されています。

Notionで可能になる可視化と業務の効率化

それでは、会計事務所においてNotionがどのような業務に活用できるのか、具体的にみていきましょう。

まずは会計業務のタスク管理です。Notionでタスク管理を行えば、誰がどの業務を行っているか、リアルタイムで確認しながら、スタッフそれぞれが自分の作業を進められます。これまで一般的な士業事務所では、「勤怠集計」や「計算」、「書類の発行」、「ダブルチェック」、「申し送り」など、複数のタスクを担当スタッフが個々に行っているため、リアルタイムで業務の可視化をするのは、ほぼ不可能な状態でした。

この点、Notionを使えば、プロジェクト名、タスク名、担当者名、期限などを1つの画面で俯瞰的に確認することができるようにます。税理士や税理士補助、事務員が個々の作業をしながら進捗をリアルタイムで把握することができ、必要な指示を素早く伝達できるので、複数のメンバーで業務を進める際は、飛躍的な業務効率化が期待できるでしょう。

さらに、会計事務所（税理士事務所）で税務署への提出が義務付けられている「関与先名簿」や「従業員名簿」に関しても、Notionで情報や必要項目を入力した「顧問先」のデータベースをあらかじめ作成しておけば、エクスポートをするだけで準備できるので便利です。

顧問先の情報入力に関しては、Notionの「リレーション機能」を使用するとよいでしょう。紐づけたデータベースから情報を自動的に取得できるため、顧問先ごとの月間タスク量や売上といった情報を瞬時に可視化することができます。

加えて、提出義務のある「従業員名簿」に関しては、税理士資格の有無や簿記資格の取得状況などをNotionに情報を入力しておくと効率的です。これで、1つの画面で一覧化できる「従業員データベース」を作成でき、簡単にエクスポートして活用することが可能です。

会計業務や経理業務において効果的なNotionの機能

上に掲げたデータの可視化のほかにも、Notionには業務の効率化を実現する機能を多く備えています。

• ワークフローの設計 Notionでは、定型的な業務についてワークフローを設計することができ、業務を自動化することが可能になります。例えば、税務申告書が作成されて提出された後、確認におけるタスクの自動割り当てや承認、期限が設定されたリマインダーなど、承認プロセスを自動化することができます。

• 機密情報の管理 会計事務所では、クライアントのみに情報を提供するケースも多くあります。Notionでは、 クライアントに特定のページに招待し、アクセスの許可を与えることができます。機密性の高い情報に対するアクセス権限の設定や、クライアントだけが税務申告書にアクセスできる設定が可能となります。

• メモや会議議事録作成 会議の記録は、日付や参加者などの情報が含まれた形で作成することができます。また、音声入力ツールを同時に活用すれば、効率的に議事録を作成し、共有することができます。また、Notion AIを利用すれば議事録の内容を要約することも可能です。

• クライアントの財務分析 クライアントの財務情報について、収入と経費を追跡するためのデータベースの作成や、チャート機能を使用してこれらをグラフィカルに可視化して財務モデリングと分析のベースを構築することができます。クライアントとも高度な情報共有が行えます。