2022年10月19日　(2024年10月16日更新)

Notionを会社導入するコツ！説明方法からNG例の紹介

「Notionっていいよな。会社でも使えないかな？」 Notion をプライベートで利用しているうちに、仕事でも使いたい、自社にも導入したいと考えることはありませんか。

その際に、課題になるのが社内での上司やチームリーダーへのプレゼン。

そして、どのようにNotion の魅力を伝えるかお悩みの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、Notionを業務でも使いたい方に向けて、「会社に導入するコツ」を紹介するとともに、Notion を推薦するうえでNGポイントやオススメ方法などもまとめています。

▼Notionって結局、何ができるの？👇
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▼Notionを社内導入後、使いこなせていないとお悩みの方👇
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Notionを会社で導入したい！まずはNotion のメリットとデメリットを整理

「Notionを導入したいです！」こう上司に伝えたとき、返ってくる言葉を想像できますか。

「それは必要なの？」「なぜ導入したいと思うの？」「業務にどう役に立つツールなの？」新しいツール、ひいては有料である場合は、上司からの質問も鋭くなると予想されます。

こうした質問に対応できるようにする前に、まずはNotionを導入するメリットやデメリットについて整理しておきましょう。

Notionをチームで活用するメリット

Notionをチームで活用する際のメリットとして考えられるのは以下になります。

ページの複数人での同時編集
ノーコードで簡単に仕組みを作成できる
チームごとにページをグルーピングできる（チームスペース）
チームスペースや、ページごとにメンバーに権限を設定できる
多彩な表現力（タスク管理やデータベース、カンバン、ガントチャート）

本来、Notionはチーム利用を想定したツールであるため、ページの共同作業やタスク管理の方法の豊富さなど、チーム運用がしやすい環境となっており、活用メリットのほうが大きいと言えます。

Notionをチームで活用するデメリット

Notionをチームで活用する際のデメリットは、新しい概念のツールであるために、慣れるまでに時間がかかるという点です。Notionを使ったことがないメンバーからは、「Notionはちょっと高度」という感想を寄せられることもあるでしょう。

こうした対策には、社内勉強会などの対策が有効です。社内でNotionに詳しいメンバーがいない場合は、Notionアンバサダーや導入支援を行っている企業に研修を依頼してもよいでしょう。ただ、Notion の機能の一つひとつはシンプルで操作もわかりやすいため、仕様を理解してしまえば、使い方に困ることはないでしょう。

Notion導入に向けた効果的な説明や稟議への注意点

会社でNotionを導入したいという場合、まずは上司やチームリーダーに提案しプレゼンを行うことになるでしょう。そこで注意したいポイントを紹介します。提案やプレゼンを行うなかではNGである点もあります。ポイントをしっかりおさえてプレゼンに臨みましょう。

前提として、押さえていただきたいのが、Notion の機能説明に終始するのは避けたほうが良いでしょう。機能説明のみでプレゼンに臨んでしまうと、「Notionを導入する理由が弱い」となることがあり、よい結果を得られない可能性があるからです。

この前提を押さえたうえで、社内向けのプレゼンポイントをみていきましょう。

プレゼン1：機能が洗練・統合されていること

Notionの機能面を押してプレゼンをすると、Notionの機能一つひとつは既存のツールと同じため、「もう同じようなツール導入してるよね？」「Notionが必要な理由は？」という回答が返ってくることが予想されます。

Notionの特長は、それぞれの機能が洗練され、統合されていることです。そのため、機能を全面に出すのではなく、「Notionで構築できる世界観」を伝えていくのがポイントです。

プレゼン2：いくつかの課題がNotion1つで解決すること

普段の業務のなかで、Notionを会社で導入したいと考える理由には、「課題を解決したい」「効率化をしたい」という思いがあります。そのため、「この課題を解決するために、Notionを導入したい」と伝えれば、上司はもちろん乗り気になって話を聞いてくれるはずです。

しかし、冒頭でもお話した通りNotionのプレゼンにおいて、他ツールとの比較検討は避けるようにします。例えば、「営業システムを作って、課題を解決したい」と提案したとすると、SFA（*1）やCRM（*2)などと比較したときに、専用ツールのほうが優秀な場合があるからです。

Notionの強みは特化した機能ではなく、「さまざまな機能が合体していて、いくつかの課題がNotion1つで解決できる」ことです。個々の機能にフォーカスするのではなく「Aの課題、Bの課題、Cの課題もすべてNotionで解決できます」というようにプレゼンを進めていくのがポイントです。

*1 「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略語で、営業支援システムのこと
*2 「Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の略語で、顧客関係管理のこと

プレゼン3：実際のデータでNotionの使用例を見せる

Notionで構築されたデモページやテンプレートを見せて説明する方法もありますが、これも控えるようにします。多機能で面白いツールであると伝わったとしても、実務に直結するイメージを見せられなければ、プレゼンや稟議は通りにくい現実があります。

例えば、プライベートで使っている映画ログや読書ログを使用例に出して、「これらが業務に転用できます」と説明しても、Notionを使っていない人からすれば、業務で使用している想像がつきにくいでしょう。

そのため、可能な限り実際のデータを入れ込み、Notionによってどのように業務が進められるのかを、よりリアルに説得するのがポイントです。

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社内導入に向けて、Notionを推薦するための3つのポイント

ここまで紹介した注意点を踏まえて、具体的にNotionを推薦するためのポイントについてみていきましょう。

Notionの強みは、「ユーザー体験」「課題の解決能力」「コスト削減」です。この3点を押さえてプレゼン内容を構成すれば、社内導入にグッと近づくでしょう。

推薦ポイント1：Notionの強みは「UX（ユーザー体験）」

Notionの強みは一言でいうと、UX（ユーザー体験）です。Notionを使っていると楽しい、さらに、時間を忘れてページを作り込む人がいるほどです。この理由は、「Aの課題、Bの課題、Cの課題もすべてNotionで解決できる」からです。関わっている業務すべてがNotion1つに集約され、あらゆるものが”つながる”体験ができるがゆえに没頭してしまうのです。

このユーザー体験、そして世界観がNotion の推薦ポイントの1つです。この体験を享受するためには、実際にNotionを触ってもらうことが大事です。

推薦ポイント2：今ある課題を解決できるのがNotionかどうか

使い心地の良さや楽しさだけでは、Notionの導入には至りません。

伝え方としては、「業務における実状を踏まえて、Notionを使うことで課題を解決する」というストーリーが必要です。

実際、現状抱えている課題から、Notionによって解決された理想的な状態か、最低でも解決の兆しが見える状態を示しながら、説明や説得を進めていきましょう。

言葉だけではなく、実際に作成したNotionのページを見せて、課題解決のイメージがつきやすい現実味のある状態を見せるのがポイントです。

推薦ポイント3：リーダーや上司には「コスト」の説明をしよう

企業において、現場の課題感と、リーダーや上司、役員クラスの課題感は全く違う場合が多くあります。そのため、Notionによって業務が効率化され、日々のストレスが解消されると伝えても、なかなか響かないこともあります。そんな場合には、「コスト」面をアピールして攻めていきましょう。特に「人件費」「ツールの費用」の2つの点に注目して進めていきます。

＜人件費＞

会議を例に挙げて、人件費の目安として会議前、会議中、会議後の対応と、かかる時間についてみてみましょう。

会議前は議題の確認・作成と周知に60分
会議中は議事録の作成に10分
会議後は議事録の修正・まとめに30分

現状はこれだけの時間がかかっていて、Notionを利用すれば会議前と会議後の60分＋30分が削減され、週1回の会議につき1.5時間の削減。これは、人件費に換算すると年間●万円の削減につながり、生産性向上を見込めるツールであることがわかります。

実際は、上のように、数字を使ってコスト削減をアピールしましょう。

＜ツール費用＞

前述のように、Notionのプレゼンのポイントは「いくつかの課題をNotion1つで解決できること」と紹介しました。

これをそのまま、現在利用しているいくつかのツールから、Notion1つに乗り換えられるとアピールするのもオススメです。例えば、導入している3つのツールがそれぞれA250万、B50万、C120万だとして、Notion1つにすれば288万になり、年間132万の削減につながります（※あくまで例です。実際の金額とは異なる場合があります）。

上司やリーダーとしても、工数やコスト削減ができれば嬉しいはずです。このように定量的に可視化して伝えていくのがコツです。