2022年10月19日
Notionを会社導入するコツ！説明方法からNG例の紹介
「Notionっていいよな。会社でも使えないかな？」
プライベートでNotionを利用しているうちに、仕事でも使いたい、自社にも導入したいと考えることはありませんか？
その際に、課題になるのが社内での上司やチームリーダーへのプレゼンだと思います。
自分ではすごくいいと思っている。けれど、同僚にすすめたとき、実際に利用してくれる方はどれくらいいるのか。その前に、どうやってNotionを説明するかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、Notionを業務でも使いたい方に向けて、「会社に導入するコツ」を紹介します。
上司やプロジェクトリーダーにどうやって説明するのか？プレゼンの際のNGポイントやオススメ方法などもまとめました。
この記事を読んで、あなたの周りやチーム、社内の方たちにも提案してみてください！
▼Notionって結局、何ができるの？👇
動画：【保存版】"確実に"Notion導入を進める方法教えます🙋♂️
▼Notionを社内導入後、使いこなせていないとお悩みの方👇
動画：【入門編】Notionトレーニングキット、販売はじめました。
Notionをチームでも導入したい！上司にどう説明する？
Notionを導入したいんです！
そんな風に上司の方に伝えたとき、返ってくる言葉はどんなものでしょうか？
「それいるの？」
「どうして導入したいと思うの？」
「なにに強いツールなの？」
このように新しいツール、さらに有料の場合は上司からの質問も鋭くなると予想されます。
そこでまずは、Notionを使うメリット・デメリットを振り返ってみましょう。
Notionをチームで活用するメリット・デメリット
Notionをチームで活用するぞ！となった場合に考えられる状況を挙げていきます。
まずデメリットとしては、新しい概念のツールであるため、慣れるまでに時間がかかるという点です。
Notionを使ったことがない方からは、「Notionはちょっと高度」という感想がよくあります。
慣れないうちは、本人も知らない間にページを消してしまったり、データベースの使い方が分からなかったり、セキュリティ構造が分からずに外部へ共有したページが公開されておらず見えない状態になっていたりなどの発生が考えられます。
この場合は、社内勉強会などの対策が非常に有効です。
社内でNotionに詳しい方がいない場合は、勉強会はNotionアンバサダーや導入をサポートしている企業に研修を依頼してもよいでしょう。
ただし、機能1つ1つはシンプルで複雑な操作がないため、どんな仕様なのか分かれば使い方に困ることはないでしょう。
次に、メリットとしては下記が挙げられます。
ページの複数人での同時編集
ノーコードで簡単に仕組みを作成できる
チームごとにページをグルーピングできる（チームスペース）
チームスペースや、ページごとにメンバーに権限を設定できる
多彩な表現力（タスク管理やデータベース、カンバン、ガントチャート）
Notion自体がチームでの使用を想定したツールのため、ページの共同作業やタスク管理方法の豊富さなど、チーム運用がしやすい環境となっています。
どんなツールにもデメリットはありますが、メリットのほうが大きいと言えますね。
Notionを会社で使いたい！導入時の稟議の上げ方
Notionを会社で正式に導入したいとなった場合、まずは上司やチームリーダーに提案・プレゼンを行うと思います。
そこで注意したいポイントがいくつかありますので、実際に想定されるプレゼン例と上司からの返答を交えながら紹介します。
なかにはNotionを使い慣れている私たちだからこそ、陥ってしまいがちな提案内容も紹介します。次項で詳しく説明していきますので、しっかりおさえてプレゼンに臨みましょう！
社内でのプレゼン例3つ
まず、押さえていただきたいポイントは機能説明をするのはNGという点。
Notionと似ているツールがない
機能部分は今までのツールが満たしている
上記のことから、機能説明のみでプレゼンに臨んでしまうと、「Notionを導入する理由が弱い」となってしまい、よい結果を得られない可能性が高いです。
では、機能以外でなにを話せばいいのでしょうか？
早速、社内プレゼン例を見ていきましょう！
プレゼン1：機能が洗練・統合されていること
Notionの機能面を押してプレゼンをすると、
「もう同じようなツール導入してるよね？」
「Notionが必要な理由は？」
このような質問が予想できます。
なぜなら、Notionの機能1つ1つ自体は既存のツールと同じため、このような質問になるのです。
ドキュメント作成やファイルアップロードなどはさまざまなツールで表現可能で、Notion特有の機能は持ち合わせていません。
Notionのすごいところは、機能自体が洗練され、各機能が統合されている部分です。
そのため機能では勝負せずに、「Notionで構築できる世界観」を伝えていくのがポイントです。
プレゼン2：いくつかの課題がNotion1つで解決すること
Notionを導入したいと現場が考える理由としては、「課題を解決したい」「効率化をしたい」という思いがありますよね。
「この課題を解決するために、Notionを導入したい」と伝えれば、上司はもちろん乗り気になって話を聞いてくれるはず。
しかし、恐らく最後には、
「他ツールと比較検討したい」
「Notionが特化している機能は何か？」
と返され、スムーズに導入できない可能性が高いです。
冒頭でもお話した通りNotionのプレゼンにおいて、他ツールとの比較検討はNGです。
たとえば、「営業システムを作って、課題を解決したい」と提案したとすると、SFA（*1）やCRM（*2)などと比較したときに、専用ツールのほうが優秀な場合が多々あるからです。
Notionの強みは特化した機能ではなく、「さまざまな機能が合体していて、いくつかの課題がNotion1つで解決できる」こと。
1つにフォーカスするのではなく「Aの課題、Bの課題、Cの課題もすべてNotionで解決できます」というようにプレゼンを進めていくのがポイントです。
*1 「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略語で、営業支援システムのこと
*2 「Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の略語で、顧客関係管理のこと
プレゼン3：実際のデータでNotionの使用例を見せる
Notionで構築されたデモページ、テンプレートを見せて説明をしたくなると思いますが、これもNGです。多機能で面白いツールであると伝わったとしても、実務に直結するイメージを見せられなければ、プレゼン・稟議は通りづらいのです。
たとえば、プライベートで使っている映画ログや読書ログを使用例に出して、「これらが業務に転用できます」と説明しても、Notionを使っていない人からすれば業務で使用している想像が全くつきません。
そのため、可能な限り実際のデータを入れ込んだ形で、Notionによりどんな風に業務が進められるのかをよりリアルに説明するのがポイントです。
ノースサンドなら企業の導入支援を行なっております。実際のページ作成や稟議用の資料もお渡しできます。まずは相談してみませんか？
Notionのオススメ方法3選
ここまで紹介した注意点を踏まえて、最後はNotionをオススメする方法を見ていきましょう。
Notionの強みは、**「ユーザー体験」「課題の解決能力」「コスト削減」**です。この3点を押さえてプレゼン内容を構成すれば、社内導入にグッと近づくと思います！
オススメ方法1：Notionの強みは「UX（ユーザー体験）」
Notionの強みはひと言でいうと、UX（ユーザー体験）です。
Notionを使っていると楽しい、時間を忘れてページを作りこんでいってしまう方が非常に多いです。業務に使用しているツールのはずなのに、不思議ですよね。
なぜかというと、前項で紹介した通り「Aの課題、Bの課題、Cの課題もすべてNotionで解決できる」ため。関わっている業務すべてがNotion1つに集約され、あらゆるものが”繋がる”体験ができ、没頭してしまうのです。
このユーザー体験、世界観がオススメポイントの1つです。この体験をさせるためには実際Notionを触ってもらうことが大事です。
オススメ方法2：今ある課題を解決できるのがNotionかどうか
しかしながら、使い心地の良さや楽しさだけでは、Notionの導入には至りません。
伝え方としては、「現状からNotionを使って課題を解決する」という構図がオススメです。
実際に現状抱えている課題が、Notionによって解決された状態か、最低でも解決の兆しが見える状態を見せて導入を進めていきましょう。
言葉だけではなく、実際に作成したNotionのページを見せて、課題解決のイメージがつきやすい現実味のある状態を見せるのがコツです。
オススメ方法3：リーダーや上司には「コスト」の説明をしよう
現場の課題感と、リーダーや上司、役員クラスの課題感はまったく違う場合が多いです。
そのため、Notionで日々の細かなストレスが解消されると伝えても、響かない可能性が高い。
そんな場合には、正攻法がオススメです。「コスト」面をアピールして攻めていきましょう。下記の2点をポイントにしてみてください。
人件費
ツールの費用
それぞれ詳しく説明していきます。
人件費
会議を例に挙げて見てみましょう。
会議前は議題の確認・作成と周知に60分
会議中は議事録の作成に10分
会議後は議事録の修正・まとめに30分
現状はこれだけの時間がかかっていて、Notionを使用すれば会議前と会議後の60分+30分が削減され、週1回の会議につき1.5時間の削減。これは、人件費に換算すると年間●万円の削減につながり、生産性向上を見込めるツールです。
このように、数字を使ってコスト削減をアピールしましょう。
ツール費用
本記事のなかで何度も、Notionのプレゼンのポイントは「いくつかの課題をNotion1つで解決できること」と紹介しました。
これをそのまま、現在使っているいくつかのツールから、Notion1つに乗り換えられるとアピールするのもオススメです。
たとえば、導入している3つのツールがそれぞれA250万、B50万、C120万だったとして、Notion1つにすれば288万になり、年間132万の削減につながります。 （※あくまで例です。実際の金額とは異なる場合があります）
リーダーや上司としても、工数やコスト削減ができれば嬉しいはず。このように定量的に伝えていくのがコツです。
Notionを会社導入するコツまとめ・動画紹介
Notionを会社導入するイメージはつきましたか？
本記事をまとめると下記の通りです。
機能面で押さず、いくつかの課題がNotion1つで解決できる
実際のデータでNotionの使用例を見せる
今ある課題を解決できるのがNotionと説明
リーダーや上司にはコスト削減をアピール
この内容は動画でもご覧いただけます。
国内唯一のNotion公認コンサルタントのよーじろーが、プレゼンする側・プレゼンされる側を演じており、よりリアルに社内プレゼンをイメージできると思います。
ぜひこちらも参考にされてください！
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