Notionのオートメーション機能に追加された　　　

　　「Webhook」機能でできることは？　　

2025年1月31日

はじめに

社内のプロジェクトやタスクなどの業務を一元化できるNotion。このたび、Notionのオートメーション機能がアップデートされ「Webhookアクション」が使用できるようになりました。Webhookアクションとは、特定のイベントが発生したときに、他のシステムへ自動的に通知を送る機能で、さまざまな外部サービスやアプリケーションとデータ連携できるようになります。

本記事では、Webhookを活用し、SNSへの投稿自動化やワークフローの自動化を実現するなど、さらなる業務の効率向上に向けた取り組みを紹介していきます。

Notionに新たな機能として加わった「Webhook」とは？

Notionに新しく追加された「Webhook」は、トリガーとして設定された、データベースの更新やタスクの完了、ボタンのクリックなどが行われると、Webhookが他のアプリに通知する機能です。このWebhookを使用すれば、手作業が不要で外部システムと連携が可能になります。SNS投稿の自動化やワークフローを自動化でき、業務効率を飛躍的に向上させることができます。

Webhookは、アプリケーションを横断してリアルタイムの情報共有や情報提供ができるため、「Webコールバック」や「HTTPプッシュAPI」とも呼ばれている仕組みです。

これに類する仕組みでは、複数端末で情報をやりとりする代表的な手段に「ポーリング」があります。ポーリングとは、「定期的な問い合わせ」という意味があり、ネットワークの監視をする際に使われています。定期的に問い合わせを行うことで、正常に稼働しているかを監視できる方法です。

一方Webhookは、あらかじめ設定されたイベントの発生時にのみ送信側がデータを送信するため、同期や情報共有をするために、定期的な問い合わせが必要ありません。受信側もリクエストを送り続ける必要がないため、送信側と受信側双方にとって、効率のよい同期方法です。

Webhookのメリットと利用する際の注意点

Webhookには以下のようなメリットがあります。

  • リアルタイムで通知を受信できる

  • シームレスにデータ同期やシステム連携ができる

  • シンプルなJSONから複雑なXMLまで柔軟に対応している

  • 効率的なリソース活用ができる

一方、Webhookを利用する際は、Webhook URLの漏えいに注意する必要があります。Webhookでやりとりするデータ自体は、特定のイベントでのみデータ送信を行うため、誤送信などによるデータ漏えいのリスクを抑えることができます。しかし、Webhook URLが漏えいしてしまうと、悪意のある第三者からの不正なリクエストや有害データの送信といったリスクが生じます。Webhook URLへのアクセスできるユーザーを制限するなど、セキュリティ対策への備えが重要です。

また、Webhook機能に適した処理ができている限りは、データ送受信の負荷が少なくなります。ただし、大容量のデータ通信や複雑な処理が行われた場合は、逆にサーバーへの負荷が増大する可能性もあります。

「Webhook」でできること

NotionのWebhookアクション機能は、1つのトリガーで複数のフローを進められることが大きな利点です。ここでは、Webhookアクション機能を活用して可能になる、業務効率化の例を紹介します。

ソーシャルメディア(SNS)への自動投稿

Webhookを利用すれば、SNSのデータベース上で、担当者が「承認済み」に設定するすると、自動的にSNSへの投稿をする仕組みを作ることができます。

Notionでの設定としては、NotionのSNSデータベースを開き、稲妻アイコンから「新規オートメーション」をクリックしてください。そして、トリガーの設定から「ステータス」を選び、「承認済み」に設定するだけです。

あとは、「実行」セクションにおいて、ドロップメニューから「Webhookを送信」を選択し、URLフィールドにMakeのWebhook URLを貼り付け、送信するプロパティを選択します。これにより、投稿内容が承認されるたびに自動化プロセスが実行され、WebhookアクションによってSNSへの投稿が自動で行われます。

承認ワークフローの自動化

Notionの承認申請データベースにWebhookアクションのトリガーを設定すると、承認ワークフローも自動化することができます。例えば、申請ステータスが「申請中」に変更された際、承認者へSlackでDMが自動送信されるよう設定すると、承認者がNotion上で「承認」または「却下」を選択するだけで、申請者本人へ「申請完了」または「差し戻し」の通知を自動で行う仕組みを作成できます。このように、承認ワークフローの自動化ができれば、申請後のメールなどでのやりとりや、データの送受信を確認するまでのタイムラグなどを省略できます。これらは多くの工程を省けるため、業務効率向上への期待も高まるでしょう。

社内システムのアカウント作成の自動化

Notion上で新入社員向けのデータベースを作成している場合、Webhookアクションを設定すれば、管理工数を減らすことができます。新入社員データベースに新規メンバーが追加されたことをWebhook送信のトリガーとし、Google Workspaceのアカウントを自動作成するように設定します。

すると、初期パスワードが人事部門のSlackなどに送信されるほか、自動作成されたGoogle Workspaceのアカウントへ、SlackやNotionといった各種システムへの招待メールが、自動送信される仕組みを作成するということも可能になります。

対応サービスが幅広いWebhook

Webhookには、ChatworkやDropbox、Facebook、GitHub、Make、Slack、Zoomなど、多くのサービスに対応しています。どのサービスも、ビジネスで多く利用されているサービスなので、NotionのWebhook機能と連携すれば、フローの自動化や工数削減による業務効率化が期待できます。なお、NoionのWebhookアクション機能の使用例として、以下のような用途で自動化を実現することができます。

・投稿を「承認済み」に設定 → LinkedInで公開

・タスクを「完了」に設定 → Stripeで請求書を送信

・Notionでバグ報告 → Zendeskにチケットを作成

・フォームを送信 → HubSpotに連絡先を追加

Notionを活用したワークフローの自動化や業務効率化支援はノースサンドへ

ノースサンドでは、今回紹介したWebhookを活用した自動化の仕組み作りなども支援しています。Notionを活用したITコンサルティングをはじめ、Notion導入ご支援、実際の活用支援など、ワンストップで対応しています。「どのようにワークスペースの設計をすればよいのかわからない」、「セキュリティ要件を満たせるのかが不安」、「既存システムからの移行に労力がかかる」といったNotionに関するお悩みは、すべてノースサンドにおまかせください。

もちろん「社内の業務を効率化したいが、どういった課題があるのかわからない」「現在の業務に、どのように活かせるのかわからない」など、具体的な依頼がわかっていないケースでも問題ありません。お客様企業に合ったNotion活用法をご提案させていただきます。

  • 新しいアイデア創造に役立つNotion AIの契約

  • 企業向けテンプレートの配布

  • 日本語のチャットサポート

  • 専任のカスタマーサクセス

  • 日本円での請求書払い

今回ご紹介したNotionのWebhookによるオートメーション機能を活用した提案はもちろんのこと、各種機能の利用における伴走支援も含め、ノースサンドは幅広く対応しています。気になることがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。