社内のマニュアルを効率的に作成・管理できるツールとは？
Notionによる画期的なマニュアル活用術を紹介
2025年2月28日
はじめに
社内のマニュアルは、部門や部署を横断して利用されることがあります。そのなかでは、作成したマニュアルが十分に活用されていないことも珍しくありません。そもそもマニュアルの内容が理解しにくい、あるいは、何年も更新されておらず現場の業務に適していないことがあるからです。
本記事では、Notionを利用した効果的なマニュアル作成や管理のコツをはじめ、部門や部署を超えて活用されやすいマニュアル活用術をご紹介します。
社内のマニュアルが使いにくい！非効率なマニュアル活用のよくある原因
社内のマニュアルが使いにくいのは、具体的にどのようなところに現れるのでしょうか。まずは、マニュアルが活用されない原因を見ていきましょう。
内容が理解しにくい
社内マニュアルの内容そのものが理解しにくいために、業務で活用されていないケースがあります。これは、マニュアルの制作者は、業務内容や就業規則などを理解しているのに対し、マニュアルの利用者は、業務に関する知見が乏しく、マニュアルの内容を理解できないことが原因にあたります。
長年業務に携わっている人が「こう書けば理解できるだろう」と記した内容は、今から業務を覚える人にとっては難解で、結果的に「読んでも理解できないマニュアル」となってしまうのです。
実務に合っていない
会社の成長や業務の拡大に応じて、本来更新されるべき社内マニュアルの内容が、従来の業務の内容のままというケースがあります。社内マニュアルが作成された当初と、やるべき業務や注意すべき内容が変わっているにもかかわらず、社内マニュアルが更新されていなければ、現場の役には立ちません。特に、各業務の属人化が進んでいると、「一応マニュアルにはこう書いてあるが、実際行っている方法は違う」ということもあるでしょう。
必要なときに確認ができない
社内マニュアルが紙の状態で作成されている場合、必要なときにどこにあるのかわからないというケースがあります。業務によっては、その場を離れることができず、マニュアルを確認したくてもできないこともあるでしょう。
また、デジタルでマニュアルを作成し、どこからでもアクセスできる状況でも、フォルダの階層が深くてファイルが見つけられない、あるいは、マニュアルの中身が検索しにくく、必要な情報が見つけられないといったケースもあるようです。
劇的に業務が効率化！会社のマニュアルをNotionで作成・管理
上に掲げたマニュアルに関する悩みは、Notionによる社内マニュアルを作成・管理で、社内マニュアルにありがちな問題や課題を解消し、業務を大幅に効率化することができます。ここでは、Notionとはなにか、どのように社内マニュアルを作成・管理できるのかご紹介します。
Notionとは
Notionは、「オールインワンワークスペース」と言われる、多機能ドキュメントツールです。基本機能であるドキュメント作成に加え、共有可能なタスク管理やデータベースなども作成でき、数多くの企業で活用が進んでいます。
Notionは、多くの企業で利用されているSlackやTrelloをはじめとする多くのビジネスツールとも連携可能です。さまざまな機能を1つのプラットフォームで利用できます。ユーザー同士がリアルタイムで共同編集を行えるほか、スケジュールや各種ツールと連携したメンション機能もあるため、連絡や連携を効率的に行うことができ、飛躍的な業務効率化が期待できます。
Notionでマニュアルを作成・管理するメリット
Notionを利用して、社内マニュアルを作成・管理するメリットには、以下のようなものがあります。
メインページとサブページを切り分けて、情報の構造化による一元管理が可能
マニュアル内に、一目で理解しやすい画像や動画の挿入が可能
Notion AIを活用したマニュアルの要約が作成可能
PDFの内容（中身）を検索できる
アクセス管理権限の詳細設定による強固なセキュリティ
マニュアルの変更や更新がリアルタイムで共有可能
こうしたメリットにより、社内マニュアルにありがちな問題を解消することができます。例えば、Notion AIによりマニュアルを要約できれば、これから業務を覚える従業員にもわかりやすい内容を抽出して書き出すことができます。詳細な内容や担当業務によって異なる点は、サブページに記載して、利用者が混同しないように切り分けることも可能です。
また、業務拡大やシステムの変更によってマニュアルを更新した場合も、社内で瞬時に共有が可能です。加えて、外出先からでもマニュアルにアクセスできるので、必要なときに、いつでもどこでもマニュアルの必要な箇所を確認できます。
Notionでマニュアルを作成して管理するユースケース
実際にNotionでマニュアル作成をする場合、一からドキュメントを作成することもできますが、すでにPDF形式の社内マニュアルがあれば、NotionではそのままPDFファイルをアップロードすることも可能です。
また、PDFをアップロードしたあと、知りたい箇所をNotion AIで抜き出し、わかりやすい文章に要約するコマンドを選ぶだけで、マニュアルを効率的に認識して理解を促すことができます。Notion AIを活用すれば、一から文章を考え、情報を整理する手間と労力をかける必要がありません。
複数のマニュアルがある場合も、同じようにPDFファイルをアップロードしたあと、項目ごとに分けられた目次を自動生成すること可能です。この機能により、必要な項目へすぐにアクセスできるマニュアルへ改編できるでしょう。
必要に応じて、マニュアルページの下部にFAQを儲けることができます。これにより、マニュアルの一覧ページとしての機能に加えて、知りたい情報を能動的に検索できる、利便性の高いマニュアルに早変わりします。また、FAQは、Notionのデータベースと紐づけることも可能です。より詳細な情報へアクセスできれば、機能性の高いマニュアルが完成することができるでしょう。
Notionを利用したマニュアルの作成方法
ここでは、実際にNotionを利用したマニュアルの作成方法をご紹介します。
マニュアル作成の流れ
1.ページを新規作成し、マニュアルのタイトルを入力
2.マニュアルの項目ごとに目次を追加する
3.各目次のセクションごとに、テキスト・画像・リスト・表などを使いながら内容を入力
4.必要に応じて、関連情報やデータベースへのリンクを埋め込む
読みやすいマニュアル作成のポイント
マニュアルは、項目ごとに目次を作成しましょう。例えば、1.業務の概要 2.業務の手順 3.注意点や確認事項 4.FAQというように、分けることができます。既存のマニュアルをもとにNotionでマニュアルを作成する際は、マニュアルが実際の業務をスムーズに行うのに役立つ内容になっているかを確認し、必要な箇所、1つの項目にまとめる箇所、分類すべき箇所などがないかを洗い出してみましょう。
Notionで作成したマニュアルは、階層別の構造化やデータベースへのリンクの貼り付けなども可能です。マニュアル本文自体は理解のしやすさを重視したスタイルにして、詳細情報は別のページに記載するといった工夫も検討できるでしょう。
また、新たな疑問に対する回答の追加や、新しい業務に対応するためにマニュアルの更新が必要になった際にも、アクセス権限を持つ従業員が共同で編集を行えるほか、更新の通知を設定することも可能です。現場の環境に応じて瞬時に改変できるのもNotionの強みです。
マニュアル作成・管理で業務効率化をサポートするノースサンド
ノースサンドは、社内マニュアルの活用に課題を抱えている企業へのサポートを行っています。Notionの導入はもちろん、今回ご紹介したNotionによるマニュアルの作成・管理や、運用の最適化など、お客様に合った支援が可能です。
Notionでは、お客様それぞれが抱えている課題を丁寧にヒアリングしたのち、課題を1つひとつ整理しながら、お悩みの解決を提案させていただいています。
ヒアリングにより、お客様の現状把握をしたうえで、ITテクノロジーとのスムーズな融合を図りながら、コンサルティングを行っています。もちろん、マニュアルの作成・編集に便利なNotion AIの契約もノースサンドにて承ります。そして、ノースサンドでは以下のサービスも提供しています。
企業向けテンプレートの配布
日本語のチャットサポート
専任のカスタマーサクセス
日本円での請求書払い
ノースサンドが企業に向けたコンサルティングや支援を行っている実績は多岐にわたります。マニュアルの作成・管理・運用に関してNotionの導入・活用をご検討の際は、
ぜひ一度、ノースサンドへご相談ください。