バックオフィス業務の課題を洗い出す！
Notionを使った業務効率化の方法と活用事例
2025年3月31日
はじめに
企業のバックオフィスには、経営を支える重要な情報が多くあります。そして昨今、バックオフィス部門でもDXが進められており、業務の一部は効率化を果たしているものの、手作業で行っている業務も残されている企業も多くみられます。
本記事では、企業のさらなる業務効率化を目的とした業務の洗い出しや、DX化を実現するためのポイントを解説していきます。そして、Notionを利用することで、企業のバックオフィスが劇的に効率化できる活用術についても紹介していきます。
バックオフィス部門が抱えるよくある課題
企業のバックオフィスとは、営業や技術、マーケティングなど、企業の利益に直接関わる部門をフロントオフィスとするのに対して、後方からサポートする部門や業務のことを指します。
このバックオフィスにありがちな課題にはどのようなものがあるのでしょうか。詳しく洗い出してみましょう。
属人化を招きやすい
バックオフィスの仕事は、社内で完結する内容が多いため、仕事の手順や順序、対応方法などが「人によってやり方が異なる」という属人化を招きやすい傾向にあります。社内マニュアルが紙で用意されていたり、デジタル化されていても必要箇所が検索しにくい状態であったりすると、担当者が独自の方法を編み出して業務を行っているケースも珍しくありません。
加えて、バックオフィスの業務は、経理・財務、人事・労務、法務など、専門的な知識や管理能力も必要です。そのため、「できる人」に業務が集中しやすい傾向にあります。特に、比較的頻繁に法改正が行われる会計業務などについては、最新の情報を確認しておく必要があるため、属人化の傾向が顕著になりがちです。
アナログ業務がいまだに多い
フロントオフィスの業務と異なり、バックオフィスの業務は、契約の数や顧客からの評価で業績が評価されにくいことがあります。その場合、業務が滞りなく遂行されていればデジタル化の必要性をあまり感じられなくなり、DXが後回しになっている企業も少なくありません。
人材不足に陥りやすい
アナログな業務が残り、業務も属人化している状態では、人材不足に陥ることがあります。フロントオフィスの業務が増えたり、新しい事業がスタートしたり、経営方針の変更などがあったりすれば、それに伴ってバックオフィスの業務も増えていくでしょう。
担当できる従業員の数が限られているうえ、非効率なアナログ業務でしか作業ができない場合、バックオフィスはおのずと人材不足になっていきます。そして、バックオフィス業務が属人化されていて、その担当者が離職した場合も人材が不足する要因になってしまいます。
バックオフィスのDX化によるメリット
バックオフィス業務のDXには、実にさまざまなメリットがあります。そのメリットを詳しくみていきましょう。
コストの削減
バックオフィスのDX推進は、アナログ業務で必要となる書類の印刷代や保管費用といったコストを削減できます。同時に、アナログ作業でかかっていた工数の削減により、人件費も減らすことができます。加えて、デジタル化による残業代の削減や、長時間労働の是正といった効果も見込めるでしょう。
ミスの低減
バックオフィスの業務に多いデータ入力や計算、整理、転記などはミスがつきものです。特に、経理・財務などに多い金額の計算や仕分けにおけるミスは、大きな損失ややり直し作業に直結するリスクをはらんでいます。
こうした作業をデジタル化し、ワークフローを見直すことで、手作業での入力や整理をする必要が少なくなり、業務効率化と同時にミスを防ぐ効果が期待できるでしょう。
業務の属人化を解消
バックオフィスの業務の標準化を進め、さらにデジタル化できれば、必要な操作や流れを覚えるだけで、対応できるメンバーも増えるととともに、作業の正確化も実現し、業務の属人化を解消できるでしょう。
「あの人にしかできない」という仕事が減れば、他のメンバーでも対応できることも増えるうえ、業務マニュアルに則った方法で行うことが可能です。ミスリスクも減り、引き継ぎ業務が必要なときもスムーズに行えるでしょう。
効果的なBCP対策を行える
BCP（Business Continuity Plan）は、「事業継続計画」を示し、自然災害のような緊急事態において、被害や損害を最小限に抑えて事業の継続や早期復旧を図るための計画です。DX化によって、あらかじめ決めたルールに則って、紙の書類はデジタル化して必要書類はクラウドに保管する措置を講じ、定期的なバックアップをとっておくことで、万が一の事態にも早期に事業が復旧できるようになるでしょう。
DX化による業務効率化を考えるときのポイント
これまで、DXを進めることで得られるメリットについて紹介してきました。それでは、DXを推進する際、どのようなポイントに気をつけるべきでしょうか。
情報収集の効率化とナレッジの一元管理
バックオフィス業務には、部署を横断して対応する業務も多くあります。業務ごとの手順や工程を洗い出し、効率化おいてボトルネックとなっている箇所を明確にしておきましょう。
そのうえで、各部署の情報（ナレッジ）を一元化し、関連する部署やチームと情報共有ができるようにすれば、バックオフィス全体のコミュニケーションが円滑になり、業務も大幅に効率化できるようになります。
業務のアウトソーシング
外部の企業に委託できる作業は、アウトソーシングを検討しましょう。マニュアル対応が可能な業務は、定型的で個々の判断を最小化できるため、アウトソーシングに向いているといえます。
ワークフローの自動化
アナログ業務では、人から人へと引き継ぎながら対応していた作業を自動化させることによって、大幅な業務効率化が実現可能です。例えば、複数回にわたるメール送信と承認作業を経る業務を自動化させれば、責任者が最終的に確認するだけで作業が完了するワークフローを構築できます。
Webサービスやクラウドサービスの活用
Webサービスやクラウドサービスを利用すれば、バックオフィスの業務を効率良くこなせるます。例えば、業務に合ったWebサービスを利用すれば、人が介在する業務を減らすことができてリードタイムを短縮できるようになります。
バックオフィスの業務を最適化できるNotionの活用術
企業のバックオフィス業務を標準化し効率化するのにNotionが役に立ちます。Notionは多機能型のメモ帳で、2,000万人以上に利用されている「オールインワンツール」です。
基本となるドキュメント作成はもちろん、プロジェクト管理やタスク管理、通知機能付きのスケジュール管理など、デジタルをフル活用し、バックオフィスの業務をサポートする機能がたくさんあります。
そして、Notionは、プロジェクト管理やスケジュール管理、タスク管理、ナレッジ共有など、バックオフィス部門が抱える課題に対して、思い通りのかたちにカスタマイズすることができる柔軟性に特長があります。
業務内容に合わせたNotionの活用方法
例えば、Notionは「チームスペース」機能によって、クラウド上で部署を横断した情報の共有も可能です。業務マニュアルを社内全体で共有すれば、権限を付与された部署で迅速かつ手軽に検索することができます。
また、Notionのwiki機能を使って業務マニュアルを作成し共有することもでき、マニュアルの更新も簡単に行えます。業務の実施頻度別にビューを用意し、頻繁に参照するマニュアルと、そうでない内容を切り分けることも可能です。
紙媒体のマニュアルと比較すると、Notionは検索性が格段に向上させることができます。外部の資料や使用しているツール、責任者の連絡先などもマニュアルにリンクできるため、他の部署やメンバーに確認をしたいときも非常に便利です。
わからない部分はNotion AIに尋ねてみる
「Notion AI」はNotionに搭載されたAIで、自動文章作成や要約、あらかじめ設定したタスクを簡単に実行できる、業務効率化を強力に進めるツールです。
Notion AIもまた、バックオフィスの業務を効率化するのに役立ちます。Notion AIなら、業務上のアイデアを提供したり、スケジュールやワークフローの設定を提案したりすることができます。
文書の重要な点をピックアップして要約したり、既存のコンテンツがタスクに適するよう、素早く変換したりする機能も備えています。
事業の追加や変更により、バックオフィスの業務が増えたときも、Notion AIなら、活用の仕方で作業の大幅な効率化を実現できるでしょう。
バックオフィス業務へのNotion導入と定着化を支援するノースサンド
バックオフィス業務は、職種や業務内容によって独自のワークフローや、業務内容が存在します。ノースサンドは、バックオフィス業務をDX化したいと考えている企業に寄り添いながら、課題を解決へと導いていきます。
Notionを活用したバックオフィス業務の解決策の提案をはじめ、Notionの導入支援、そして、導入後のトレーニングといった定着支援まで幅広く行っています。そのほか、ノースサンドが提供しているサービスは、以下をご覧ください。
企業向けテンプレートの配布
日本語のチャットサポート
カスタマーサポート
日本円での請求書払い
企業のバックオフィス業務でNotionを活用した効率化に興味がありましたら、ノースサンドへお気軽にお問い合わせください。