Notionで実現する
ナレッジマネジメントの構築ポイント
2025年9月18日
多くの企業で社内情報の散在化や形骸化が課題となっています。これを受けて、昨今ではDX推進の一環で業務効率化に取り組む企業も多くあります。本記事では、Notionを活用したナレッジマネジメントの構築ポイントを解説し、業務効率化への実践的なプロセスを詳しく紹介します。社内ナレッジの活用に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
はじめに
社内のナレッジ共有や活用でありがちな課題とは
ナレッジマネジメントとは、社員それぞれが持つ知識やノウハウを組織全体で共有し、業務効率の向上やイノベーションにつなげる経営手法です。しかし、ナレッジマネジメントが十分に機能せず、組織全体で情報がうまく共有・活用されていない企業も少なくありません。こうした企業にはどのような共通の課題が存在するのでしょうか。
情報の散在化／組織のサイロ化
ナレッジマネジメントが機能していないと、業務に必要な情報が社内のあちこちに散らばり、必要なときに情報を取り出せなくなります。同時に、散らばった情報は孤立し分断するといった、いわゆるサイロ化を引き起こします。これにより、組織内の情報共有・連携がスムーズに行えず、業務効率の低下を招いてしまいます。
ナレッジマネジメントが機能せず、情報がサイロ化すると、一部のメンバーしか知らない情報や技術が増えていきます。その結果、「あの人にしかできない仕事」が増え、担当者の不在時や退職時の引き継ぎで業務が滞るリスクが高まります。多岐にわたる情報をもとに判断が必要な重要な局面においても、個人的な経験や場当たり的な対応をせざるを得なくなり、業務の品質にバラつきが生じ、組織全体のナレッジも蓄積しにくくなるという悪循環に陥ります。
業務の属人化
改めて考えるナレッジマネジメントの有効性
社内の知見やノウハウを集約して一元化し、効果的に活用できるプラットフォームを構築することはナレッジマネジメントを行うための第一歩です。ナレッジマネジメントが適切に機能すると、企業や組織においてさまざまなメリットが得られるようになります。
情報の集約と一元化による業務効率の向上
ナレッジを集約したプラットフォームを活用し、組織全体で「情報の集約」と「関連情報の紐づけ」を行うと、目的の情報に素早くたどりつきやすくなります。「ここを見ればわかる」という共通認識が生まれ、情報探索にかかる時間が大幅に削減され、本来すべき業務に集中できるようになります。
社内の情報共有文化が醸成される
ナレッジに関する運用ルールの明確化し、情報を格納するためのひな型をあらかじめ作成しておくことで、誰でも簡単にナレッジを共有できる仕組みを整えることができます。これにより、情報共有に対する心理的なハードルが徐々に下がっていきます。社員同士が積極的にナレッジを共有する文化が作られ、組織全体のナレッジマネジメント活用レベルが底上げされるでしょう。
属人化の解消とビジネスに直結する組織変革
特定のメンバーしか知らなかった知識が、プラットフォーム上で共有されれば、ナレッジの属人化を解消できます。必要な情報と知識を必要なときに、誰でもアクセスできるようにすることで、組織全体のパフォーマンスの向上が期待できます。さらに、属人化の解消は組織全体の効率性を高め、ビジネスに直結する組織変革にもつながりやすくなります。
プラットフォーム上で特定のメンバーだけが持っていた知識が共有されることで、ナレッジの属人化を解消できます。誰もが必要な情報や知識に必要なときにアクセスできるようになれば、組織全体のパフォーマンス向上が期待できます。さらに、この属人化の解消は組織全体の効率性を高め、ビジネスに直結する組織変革を促進します。
ナレッジマネジメントのはじめ方
企業や組織内には、個人が持つ膨大な情報やナレッジが存在しています。ナレッジマネジメントの重要性は理解できても、具体的にどう進めていけばよいか悩む方も多いでしょう。ここでは、ナレッジマネジメントのプラットフォームとして有効なNotionを活用した、実践的な方法を解説していきます。
Notionは、「オールインワン」ツールとして、ドキュメント作成、プロジェクト管理、タスク管理、データベース構築など、さまざまな機能を1つのワークスペースに統合しています。これにより、複数のツールに散在していた情報を一元管理し、チームの生産性を飛躍的に向上させることができます。
Notionの強みは、多様なビジネスツールとの柔軟な連携と業務形態への最適化が可能な点です。SlackやGoogleドライブ、Figmaなど、普段使用しているツールを連携させながら、自社のワークフローに合わせた情報整理の仕組みを簡単に構築できます。
それでは、Notionを使って、知識の「蓄積」・「共有」・「活用」というナレッジマネジメントサイクルに沿って、具体的な活用方法を解説していきます。
明日からできる！Notionでのナレッジマネジメント実践ステップ
まずは、どの情報をナレッジとして共有・蓄積したいかを明確にします。例えば「議事録」や「プロジェクト資料」、「FAQ」など、共有すべき情報をリストアップしていきます。これにより、ナレッジマネジメントを実践する「目的」が定まり、整理すべき情報がはっきりします。
＜STEP1＞ナレッジの対象を決める
＜STEP2＞Notionでデータベースの構築を行う
決定したナレッジを管理するためのデータベースを作成します。Notionのデータベースは、表形式やカレンダー形式など、用途に応じて表示形式の切り替えが可能です。用途に応じて視覚的に情報を整理すれば、必要な情報に素早くアクセスできる土台を築くことができます。
ナレッジデータベースもNotionならラクラク構築可能です
データベース上にベースとなるナレッジの構築ができたら、ドキュメント作成を効率化するためのテンプレートを作成しましょう。議事録や日報などのテンプレートをあらかじめ用意しておけば、誰でも同じフォーマットで情報共有ができ、「ナレッジの質」が統一されます。社内のメンバーが同じテンプレートを使用している認識をもつことで、情報共有の心理的なハードルも下がっていきます。
＜STEP3＞テンプレートの作成を行う
作成したデータベースやテンプレートの使用方法や簡易な運用ルールを定めます。「議事録は必ずテンプレートを使う」「資料はここに保存する」といったルールを定めておくことで、組織全体に浸透しやすくなります。また、過去のデータに関しても保存先をルール化することで、「蓄積」・「共有」・「活用」のサイクルに組み込みやすくなります。
＜STEP4＞運用ルールの明文化と周知を行う
進化した情報検索と
Notion AIをフル活用したナレッジマネジメント
Notionは、定期的な機能アップデートと搭載されている「Notion AI」により、ナレッジマネジメントを強力に支援します。ワークスペース内の情報を一元管理するデータベース機能に加え、最新のアップデートで検索性が大幅に向上し、必要な情報へより素早くアクセスできるようになりました。
Notionには、ワークスペースやデータベースを横断して情報を瞬時に探し出す「一括検索機能」があります。さらに、Notion AIを活用すれば、SlackやGoogleドライブなどの外部ツールのデータも統合して横断的に検索できる機能（エンタープライズサーチ）も利用できます。
また、Notion AIは単なる検索ツールではなく、ナレッジ整理の強力なアシスタントとしても機能します。ページ右下のNotion AIボタンから「ドキュメントの要約」「ブレインストーミング」「議事録からのタスク抽出」などのコマンドを即時実行でき、実用的な機能が充実しています。
これまでは複数のファイルやツールを個別に開いて検索する必要がありましたが、Notionで情報を一元化し、コマンドで関連情報を素早く引き出せるようになりました。これにより思考整理のプロセスが劇的に効率化され、「蓄積」「共有」「活用」のサイクルをスムーズに回せるようになります。
ナレッジマネジメントの設計や
構築、伴走支援はノースサンド
Notionは企業や組織の業務に合わせて、プロジェクト管理やナレッジ管理をシームレスに行うことができます。ノースサンドはNotionの導入から構築、運用の定着化まで、これまで解説してきたナレッジマネジメントに関する課題を解決するための伴走支援をしています （エンタープライズプランの対象となります)。
また、ノースサンドなら、日本円での請求書払いが可能なため、利用料金が為替で変動することもありません。加えて、ノースサンドでは以下のサービスも実施しています。
社内に浸透していくためのトレーニングを提供
企業向けの高機能テンプレートの配布
日本語のチャットサポート
ナレッジマネジメントの課題にNotionの導入をお考えなら、ノースサンドへぜひ一度ご相談ください。