稟議を通すためのコツ〜Notionが自社に必要であることを伝えるポイント
2025年11月21日
「いいツールなのに、社内で稟議が通らず導入に至らない」こうした悩みを抱えている、情報システム部門や企画部門は少なくありません。特に、Notionのような全社ツールを使用する場合は、導入目的や効果を明確に言語化し、経営層を納得させることが不可欠です。そこでこの記事では、「Notion導入の稟議」を成功に導くためのポイントと、実際の稟議書づくりの考え方を徹底解説します。
はじめに
「稟議」とは、社内で重要な意思決定を行う際、複数の関係者や上長の承認を経て、最終的な決裁を得るプロセスです。特に、システム導入やツールを選ぶ場面における稟議書は、「意思決定の根拠資料」として重要な役割を果たします。
稟議書に盛り込むべき基本要素は、以下のとおりです。
導入の背景・課題
導入目的と効果
コストとスケジュール
リスクと対策
決裁を得るための提案内容
論理的かつわかりやすい稟議書を提出できれば、経営層の判断もスムーズになります。逆に、根拠や比較材料が不十分だと、却下や再提出の原因となりやすいでしょう。
稟議書を作成する意義とは
稟議のロジックには一定の型があります。以下の枠組みを参考にすると整理しやすくなります。
背景・課題の明確化
解決策の提示（Notion導入など）
比較・検証プロセス
期待される効果
コストとリスクの説明
実行計画
この流れに沿って資料を構成すれば、経営層が「判断すべきポイント」を理解しやすくなるでしょう。
稟議を通すための枠組み
稟議を通すためのポイント
ここからは、稟議を通すために大切なポイントを解説していきます。
稟議を通すためには、「導入の背景に説得力があること」が重要です。経営層が「今このツールを導入する必要があるか」を判断できる内容にする必要があります。現状の業務プロセスにどんな課題があるか、放置するとどんな機会損失が発生するかを、定量的・定性的に示しましょう。
具体的には、「各部署で情報がバラバラに管理されており意思決定が遅い」「既存ツールの制約によりナレッジ共有が進まない」「属人化した業務が多く生産性が上がらない」といった背景を論理的かつ明確に示すことで、経営層に訴えかける材料になります。
自社の現状を的確に把握できていること
次に重要なのは「理想像を描く」ことです。「このツールを導入すると、会社がどう変わるか」を具体的に示せれば、稟議書の説得力を飛躍的に高められます。稟議書には以下のような内容を記載すると良いでしょう。
全社で統一した情報基盤を整えれば、意思決定スピードが向上する
マニュアルやナレッジを一元化すれば、属人化を解消できる
コラボレーション強化により、リモート環境下でもスムーズに業務を遂行できる
この「あるべき姿」をKGI（最終目標）やKPI（重要指標）で補強しましょう。より説得力が増します。「意思決定リードタイムを30％短縮」「ナレッジ更新頻度を2倍に」といった数値で示すことが効果的です。
Notion導入によって自社のあるべき姿を明確化する
「良いツールだから」というだけで、稟議は通りません。カギとなるのは、「なぜこのツールを選んだか」「導入に至るプロセスは明確か」といった点です。
他ツールの比較検討を経て選定したか。導入から運用、定着までのスケジュールとステップが明確になっているか。想定される課題とリスクへの対応策があるか。こうした内容を稟議書に含めれば、「リスクを織り込んだ現実的な計画」として認識されやすくなります。
理想に近づくためのプロセスを示す
【実践編】Notion導入に向けた稟議の内容を考える
Notionを導入したいと考えたとき、どのような稟議を構成できるか考えてみましょう。
多くの企業は、「情報が各ツールや部門に分散して検索・共有が難しい」「ツールの制約により柔軟な運用ができない」「業務プロセスが属人的で効率が悪い」といった課題に直面しています。
自社に同じような課題があれば、数値や事例を用いて明文化してみましょう。そうすれば、「なぜツール導入が必要か」を稟議書に記載しやすくなります。
背景・課題を整理する
次に、Notionの有効性を具体的に示していきます。Notionは、ドキュメント、データベース、タスク管理、ナレッジ共有を1つのプラットフォームで完結できるツールです。情報を集約して全社で一元管理できる点、柔軟なカスタマイズで部門ごとの業務にも対応できる点、UIがシンプルで浸透が早い点など、こうした有用性を明確にしてみましょう。Notionを導入すれば、現場の生産性だけでなく、経営判断のスピードも向上します。
Notionの有効性とは
稟議書において重要な「なぜNotionを選んだか」についても、明確に説明する必要があります。
コスト面では、既存ツールや他社ツールとの比較を示しましょう。機能面では、ドキュメント・データベース・権限管理・セキュリティ対応などの要件を満たしているか確認します。運用面では、ユーザー教育コストや社内展開スピードも考慮が必要です。
特に、費用対効果の点は、経営層に訴えやすい要素かもしれません。
ツール選定の観点
良いツールであっても、いきなり全社導入は現実的ではありません。まずは一部門やプロジェクトでの検証を提案しましょう。経営層を納得させやすくなります。
以下のポイントを押さえることで、「リスクを抑えながら段階的に導入できる」という安心感を与えられます。
✅検証期間と範囲の明確化
✅成果測定の指標（KPI）設定
✅懸念事項の洗い出しと対策
検証計画を立てる
最後に、経営層にとってインパクトのある導入効果を明確に打ち出してみましょう。
よく期待される効果の例としては、「ナレッジ共有のスピードアップによるリードタイム短縮」「社内コミュニケーションコスト削減」「情報資産の活用による意思決定の精度向上」があります。
経営層にとって、継続的な効果があるかは非常に重要です。稟議書で定量・定性両面から「導入後の姿」を描けるかが、稟議承認の大きなカギといえるでしょう。
導入効果を明記する
「こんなに良いツールなのになぜ稟議が通らない？」と疑問に感じたときは、以下が原因かもしれません。
稟議が通らないよくある原因
立場や人によって、視点や重要視するポイントが異なることを覚えておきましょう。もっとも重要なのは、「経営層にとって判断しやすい資料」であることです。必要な情報が網羅されていなければ、たとえ内容が良くても稟議を通せません。
Notion導入に向けて稟議のサポートやコンサルティングで実績豊富なノースサンド
ノースサンドでは、Notion導入を一気通貫で支援しています。企画から構築、運用、定着化まで対応可能です。今回のテーマである「稟議書の作成」についても、これまで多くの企業を支援してきました。さらに、過去の導入プロジェクトをもとに「Notionの有効性を伝える稟議資料テンプレート」も提供しています。社内稟議のバックアップも可能です。ぜひ、以下よりダウンロードしてご活用ください。
→社内稟議を通すための「Notion導入」企画書
https://biz-notion.northsand.co.jp/contact-notion-guide
また、日本円での請求書払いにも対応しています。為替で費用が変動することがないため、コスト面でも安心です。社内に浸透していくためのトレーニング提供、企業向けの高機能テンプレート配布、日本語のチャットサポートなど、充実したサービスも実施中です。
企業でNotion導入を考えている方や、稟議の通し方に不安を感じている方は、ぜひ一度、ノースサンドへご相談ください。