【総務部向け】バックオフィスの業務効率化を
実現するNotion活用術
2026年2月16日
総務部の「情報の分散」や「業務の属人化」は、Notionによる一元管理で解消できます。本記事では、総務部が抱える課題と、Notionを活用した業務効率化のポイントを紹介します。
総務部の役割と課題
総務部は、会社運営になくてはならない重要な部門です。総務部が普段、どのような仕事をしているのか、そして業務において直面することの多い課題について詳しく解説します。
会社における総務の役割と主な業務
総務は、企業活動を円滑に進めるための基盤を整備し、全社の働きやすさを支える存在です。備品や設備の管理、社内規程の整備、働く環境の最適化など、多様な業務を横断的に担います。社員が日常業務に集中できるよう、組織全体を裏側から支える「縁の下の力持ち」として機能しています。
代表的な業務は、文書管理、備品・消耗品の購入および在庫管理、管理する施設やオフィス環境の整備・保守などです。さらに、福利厚生の運用、社内規程の管理、安全衛生管理、社内イベントの企画運営など、社員が働きやすい環境を整える役割を担います。
また、来客対応や郵便物の仕分け、契約書管理など、他部署と連携しながら進める業務も多い点も総務部の特徴です。企業規模によっては、広報や労務の一部を兼務するケースもあり、対応範囲の広さと正確な情報管理が求められます。総務の業務は、日常的かつ継続的に発生するため、効率的な管理体制の整備が重要になります。
総務部が抱える課題と対策
総務部は業務領域が広いがゆえに、「情報の分散」や「業務の属人化」が生じやすい傾向にあります。それゆえ、業務効率の低下につながる課題を抱えがちです。例えば、備品や契約情報がExcelや紙媒体など複数の場所に散在しているケースです。最新情報を探すだけで時間がかかり、ミスや認識の相違を生む要因になりかねません。
また、社内規程の更新履歴が追跡しにくい、問い合わせ対応に多くの時間がかかるといった問題も少なくありません。業務の属人化が進むほど「担当者に聞かないと分からない」業務が増え、総務部全体の負荷が高まる点も大きな課題です。
こうした課題の対策には、情報の一元管理、業務プロセスの明確化、問い合わせの仕組み化などが有効です。これらを実現できるツールとして、昨今Notionの導入・活用が注目されています。
Notionで実現する業務効率化
それでは、Notionが総務部の課題解決にどのようにつながるのか、詳しくみていきましょう。
備品・設備の可視化と一元管理
備品や設備、固定資産、契約書などの情報を、Notionではデータベースで一元化することができます。これにより、的確に管理し、メンバーが把握しやすい仕組みを作ることができます。購入日、設置場所、廃棄予定、修理履歴といった情報を紐づけ、それぞれの状況を可視化できます。
加えて、情報がリアルタイムに更新・共有されるため、属人化の解消や判断スピードの向上にも寄与します。また、担当者ごとに異なる台帳やスプレッドシートが乱立し、最新情報が分からなくなるという問題を回避できます。「情報を探す時間に追われて業務が滞る」といった課題も解消できるでしょう。
稟議・申請ワークフローの効率化
稟議書や備品の購入、経費精算などの申請をNotionで統一フォーマット化することができます。Notion上でデータベース化することで、申請から承認までの流れを透明化します。申請中／承認済みなどのステータス管理により、進捗を把握できるため、承認プロセスの滞留が減少し、業務のスピードが向上します。
社内規程・マニュアルの統合管理
社内規程や就業規則、手続きマニュアルなどをNotionで統合管理することで、「最新版がどれかわからない」という混乱を防止します。Notionのページ履歴機能を活用すれば、誰が・いつ・何を更新したかを記録でき、改定プロセスの透明性も確保できます。ページの検索性も高く、必要な情報にすぐアクセスできる点も利点の1つです。
全てのページで更新履歴を表示させることが可能です。
社内FAQの整備で問い合わせ工数を削減
社員から寄せられる問い合わせのうち、よくある質問をNotionのwikiに集約することで、自己解決できる環境を整備できます。各種手続き、福利厚生などの情報が整理され、総務部の問い合わせ対応工数を大幅に削減できます。
大阪ガスでは、Notionで社内ポータルを作成し、Wiki機能で社内情報を共有した結果、月間2,000時間以上の検索時間を削減できました。また、情報の一元化によってドキュメントが簡単に作成できるようになりました。毎週1〜2時間あった定例会議も不要になったチームもあるなど、Notionによって多くの社員がメリットを享受できています。
社内イベントの企画・周知を一元化
社内イベントの企画、タスク管理、スケジュール管理をNotionで一元化できます。データベースを用いて進捗管理を可視化し、Notion Webページとして社内へ公開することで、周知もスムーズになります。
また出欠確認やアンケートは、フォームを利用することで、情報収集と集計までをシームレスに行えます。複数ツールを横断的に利用する必要がなく、企画から運営までを一括管理できる点が大きな利点です。
用途に合わせて様々なレイアウトでページを作成することが可能です。
横断検索で情報を瞬時に取得
Notion内の情報に加え、SlackやGoogleドライブなど外部アプリとの連携によって、他のツールとの横断的な検索が可能になります。情報がどこにあるか、アプリごとに探す手間も減り、検索効率を大幅に向上させることができます。急いで契約書や社内規程の最新バージョンを確認したいときも、すぐに正確な情報を見つけられます。
Notion AIでナレッジ活用を自動化
Notionに備わっている「Notion AI」を活用すれば、文書の要約、議事録の整理、FAQの回答案生成などの作業を自動化できます。総務部が本来注力すべき企画・運営などの業務に時間を割けるようになり、生産性の向上につながります。
Notion AIの特徴は、文脈を理解しながら必要な情報を抽出・再構成できる点です。規程改定の履歴を踏まえて説明文を作りたいときも、人が対応すると表現のばらつきによって解釈に迷うことも少なくありません。一方で、Notion AIはスピーディに最適な提案をしてくれるので、情報整理のスピード向上や文書品質の均一化ができるようになります。
NotionAIを活用し、Notion内の情報検索や新規ページの作成が可能です。
導入・伴走支援はノースサンドへ
総務部は幅広い業務を担うため、情報の分散や業務の属人化が起こることも多い部門といえます。自社のルールに合わせて運用基盤をNotion導入とともに構築すれば、これらの課題を根本から解消し、新たな働き方を実現できるでしょう。
ノースサンドでは総務部の課題解決に向けて、社内ルールをヒアリングし、課題を根本から明確化しています。そのうえで、Notionの導入から構築、運用、その後の定着まで、一気通貫で支援します。
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