今こそ脱Excel！
劇的な業務効率化にNotionが選ばれる理由
2026年2月25日
Microsoft Excelは多くの企業で長年愛用されてきました。しかし近年、DX推進やリモートワークの普及に伴い、業務へのExcelの利活用や管理の限界を感じている企業も少なくありません。特に、Excelによる業務の属人化や共同編集の難しさは組織の生産性を停滞させる大きな要因です。本記事では、Excel管理の課題を整理したうえで、次世代のビジネスプラットフォーム「Notion」へ移行するメリットを解説します。業務効率を劇的に向上させる最適解を探ります。
Excelによる作業や管理の限界
Excelは、計算や表計算において世界標準のツールとして君臨してきました。数式を用いた複雑なシミュレーションから、売上管理、住所録まで、多くの業務がExcelで完結できていた企業もあるほどです。
特に、日本のビジネスの現場において、表計算ソフトは高い柔軟性を持っています。本来の用途となる表計算以外にも、ガントチャートや報告書の作成といった万能なツールとして活用されてきました。今日に至るまで、Excelはビジネスパーソンにとって最も身近で、欠かすことのできない情報の受け皿としての役割を担ってきました。
しかし、昨今働き方の多様化が進む現代においては、次のような課題も浮き彫りになっています。
複数人による共同作業ができない
最新バージョンがどれなのかがわかりにくい
複雑なマクロ利用による業務の属人化
セキュリティ管理の難しさ
タスク管理の難しさ
まず、大きな壁となるのが、複数人によるリアルタイムの共同作業です。オンライン版（クラウド型）も登場していますが、デスクトップ版との互換性や挙動の重さが課題となります。加えて、ファイルのコピーが繰り返されることで、最新版がどれかわからなくなる「バージョン管理の混乱」にも懸念があります。
また、高度なマクロを用いたファイルは、作成者以外に修正できない状況に陥りやすく、業務が属人化しやすい傾向にあります。セキュリティ面でも、ファイル単位でのパスワード設定には限界があり、詳細な閲覧制限や操作ログの管理が困難です。
さらに、タスクの期限を自動で通知する機能がないことも、柔軟な働き方が求められる現代では、デメリットとなるかもしれません。管理漏れを防ぐには、個人の記憶や別のツールとの併用に頼らざるを得ないのが現状です。
Excelを利用した業務が抱えている課題
企業の業務にNotionを活用するメリット
Notionは「オールインワン・ワークスペース」を掲げるクラウドツールです。基本となるドキュメント作成はもちろん、データベースの作成やwiki機能による共同編集も可能です。アラート機能付きのタスク管理も実装されており、さまざまな機能を利用できます。
WordやExcelなど、さまざまな部署や個人に散在しがちなファイルも、1箇所に集約しながら作業できるのが最大の特徴です。また、自由度の高いブロックを組み合わせることで、自社に最適な業務基盤をノーコードで構築できるカスタマイズ性も魅力です。
脱Excelへ、NotionがExcel業務のリプレースに最適な理由
データベースを使用シーンに合わせた形式に変更可能です。
NotionがExcelに代わる強力なツールである最大の理由は、情報の「一元管理」と「ナレッジ共有」のしやすさにあります。
Notionのデータベース機能は、1つの情報を多様な切り口で表示できます。同じデータでありながら、ある時はリスト形式、ある時はカレンダーやガントチャートとして表示を切り替えられます。これにより、総務部での備品管理からプロジェクトの進捗管理まで、視覚的にわかりやすく整理することが可能です。
加えて、Notionには強力な共同編集機能とコミュニケーション機能が備わっていることも利点の1つです。ページ内の特定の箇所にコメントを残せるため、情報に紐付いた議論が可能です。チャットツールで情報が流れる心配もありません。
さらに、高度なセキュリティと権限管理ができるのもNotionの特徴です。例えば、エンタープライズプランでは、メンバーごとに閲覧・編集・共有の権限を細かく設定できます。各ファイルのセキュリティ設定が柔軟かつ厳格に行えるため、情報漏えいリスクを最小限に抑えることができます。必要な情報を必要な人にだけ届ける運用が容易になります。
また、Notionには「Notion AI」という強力な機能が備わっています。Notion AIを活用すれば、議事録の要約や翻訳、文章の校正も自動化が可能です。SlackやGoogleドライブなどの外部ツールともシームレスに連携できます。さまざまな機能を持つNotionは、業務全体のフローを効率化できるハブとしてのポテンシャルを秘めています。
Notionへ移行する際の留意点
Notionへの移行を成功させるには、一斉に切り替えるのではなく段階的なアプローチが推奨されています。Excelを利用した従前の課題を明確化したうえで、具体的には以下の手順で進めるとスムーズな移行ができます。
このように、小さな成功を積み重ねることで、社内の心理的ハードルを下げることで、スムーズな定着を実現できるでしょう。
Notion AIには受信メールの要約機能があるため、内容の把握を迅速化できます。特に、プロジェクト管理者や営業担当者は、「読むコスト」（時間・労力）を大幅に削減でき、業務効率化に直結するでしょう。
Excel資産の棚卸
Notionを主に活用する部門や現場へのヒアリング
Notion導入成功の成否を分けるのは、実際にツールを操作する現場の社員の満足度です。管理者が一方的に設計・導入を進めるのではなく、まずは、現行のExcel業務における不満や要望を丁寧に聞き出しましょう。
Notionの移行には、既存ファイルのどの機能が必須か、どの操作に時間を要しているかなどを、正確に把握することが重要です。現場のニーズを設計に反映させることで、移行後の「使いにくい」という反発を未然に防ぎ、スムーズな定着へとつなげていきます。
自由度が高いツールだからこそ、運用のルール作りも欠かせません。ページの階層構造をどう設計するか、タグ付けの命名規則をどうするかといったガイドラインを事前に策定しましょう。これらが不明確だと情報が散乱してしまい、かえって検索性が低下し、利用率を低下させてしまう恐れもあるため注意が必要です。
運用ルールの策定と実践
Excelでの業務利用や管理に限界を感じたときの1つの解として、Notionの採用は有効な対策・手段になります。しかし、Notionは多機能ゆえに「どこから手をつければいいか、わからない」という声も少なくありません。特に組織規模が大きくなるほど、初期の設計や社内ルールの策定が運用の成否を分けることになるでしょう。
ノースサンドでは、お客様の業務フローを理解したうえで、Notionの導入から構築、定着までを一貫して支援する伴走支援をしています。企業の課題に合わせた独自テンプレートの配布や、現場の社員が使いこなせるようになるためのトレーニングも充実しています。
さらに、ノースサンドを通じて導入することで、Notionの利用料を日本円での請求書払いで決済が可能です。為替変動のリスクを回避し、経理処理の負担も軽減できるでしょう。
日本円での請求書払いに対応
社内のNotion利用を定着化させるためのトレーニングの提供
企業向けのNotion高機能テンプレートを配布
日本語によるチャットサポートを完備
Excel運用に限界を感じている、もっと業務の効率を高めたいと検討されているなら、ぜひ一度ノースサンドにご相談ください。