【情報システム部門向け】
業務変革につながるNotion活用術
2026年3月1日
情報システム部門の役割は、守りから攻めへと変化しつつあります。しかし、昨今のビジネス環境では、本来注力すべき戦略的なIT活用にリソースを割けないケースが少なくありません。それはIT人材不足とともに、日々の膨大な問い合わせ対応や煩雑なインフラ管理に追われているからだといえます。この記事では、多岐にわたる情報システム部門の業務をNotionで一元化し、業務効率化と組織変革を実現する方法を解説します。Notionを上手に活用し、攻めのITへの転換を図っていきましょう。
社内のITに関する業務を担う情報システム部門
情報システム部門は、企業のITインフラを支える重要な組織です。情報システム部門の業務は、PCをはじめとするハードウェア管理やネットワークの運用、基幹システムの保守など多岐にわたります。
さらに、社内ITツールの操作方法に関する問い合わせや、セキュリティ対策への対応も情報システム部門の仕事です。企業のデジタル化が進むなかで、情報システム部門が担う役割の重要性は、かつてないほど高まっています。
一方、情報システム部門には、会社の規模や形態によって配置される人員が異なります。IT業務を一人で担当する「一人情シス」や、総務などの業務と並行してIT管理を行う「兼任情シス」という体制も存在します。
それでは、情報システム部門は主にどんな課題を抱えているのでしょうか。先に紹介した「一人情シス」や「兼任情シス」は、人材不足に起因する課題からくるものです。この体制は、特定の人員への負担が大きくなるだけでなく属人化を招くこともあります。
また、技術の進化スピードが速くなっているため、常に「最新スキルの習得」が求められています。これも情報システム部門の大きな負担になり得ます。専門知識のキャッチアップができなければ、部門間での連携不足も増え、現場のニーズに迅速に応えられない場面も多くなるでしょう。
さらに、DXの推進によって管理すべきシステムやデバイスが増え続け、管理負荷が高くなっているケースも少なくありません。単なる保守運用にリソースを奪われ、本来取り組むべき戦略的なIT投資や、全社的な生産性向上に寄与する業務が後回しになっているという課題に直面している企業が増えています。
情報システム部門が抱える課題
求められる情報システム部門の業務の変化と動向
近年、ビジネスの現場では大きな変化が起きています。従来はITに関することはすべて情報システム部門任せでした。現在では、業務課題の解決や効率化を目的として、現場の事業部門が主体的にITツールを選定・活用する機会も増えています。
これは、Notionのようなノーコード／ローコードツールの普及により、現場の担当者が自らシステムを利用できる環境が整ったためです。これにより、情報システム部門に求められる役割も変化が起きています。単なるシステムの構築・保守から、事業部門の業務改善を支援する「伴走者」としての役割へと変わっています。そのため、情報システム部門は現場がツールを安全に使えるよう、ガイドラインを策定する役割へと移りつつあります。
また、情報システム部門は適切な助言を行うことでシャドーITを防ぎ、組織全体のITリテラシーの底上げが期待されています。単なる情報の処理だけでなく、各部門や部署に適した効率化の環境を整えることこそ、情報システム部門が歩むべき道といえます。
202Notionによって社内の情報を一元化するメリット
現在、情報システム部門は、「業務の分散」と「属人化」という大きな壁に直面しています。システムごとにマニュアルやナレッジが分散し、必要な情報にたどり着くまでに多大な時間がかかることもあるでしょう。こうした「情報の断片化」も、現場の対応スピードを鈍らせる一因です。これらの構造的な課題を一掃し、情報システム部門を「守り」から「攻め」へと転換させる強力なツールがNotionなのです。
Notionはドキュメント作成、タスク管理、データベース機能を1つのワークスペースに集約できるツールです。社内に点在する情報を一元化することで、情報システム部門が抱えがちな課題である「情報の断片化」を解消します。そして、情報の検索性を劇的に向上させ、ナレッジの蓄積を自然な形で促進します。
加えてNotionの導入は、ツールを活用する事業部門とそれを支える情報システム部門の双方に実務上の大きな恩恵をもたらします。
Notionは、プログラミング知識を必要としないノーコードツールで、現場のユーザーが自ら業務に合わせたワークフローを構築できます。情報システム部門はすべてのシステム開発・改修を引き受ける必要がなく、現場の判断で迅速に課題を解決できるようになります。これにより、ビジネススピードを向上させることができます。
事業部門のメリット：現場主導の業務改善が加速
情報システム部門の内部業務もNotionで一元管理できます。複雑なインフラ運用の「スケジュール管理」や、複数プロジェクトの「進捗管理」が容易に行えます。また、日々の「タスク管理」をデータベース化することで、チーム内での情報共有も円滑になります。また、各種システムのマニュアルをNotion上で「Wiki化」すれば、属人化を防ぎ、教育コストの削減にも直結します。
情報システム部門のメリット：管理業務の高度な効率化
Notionは外部AIとの連携やセキュリティ強化も果たす
また、Notion AIを通じて、ChatGPTやClaudeといった最新のAI技術をワークスペース上で直接活用できる点も大きな魅力です。例として、過去のトラブル対応記録やインフラ構成図から、類似の障害事例をAIに問い合わせることで、原因特定までの時間を短縮できます。また、複雑な関数やコードの生成・修正をAIがサポートするため、技術的な調査コストも大幅に削減可能です。
加えて、社内FAQの自動要約や、会議の議事録から次のアクションを抽出させることができます。そのため、事務作業に忙殺される時間を削り、より戦略的なIT企画にリソースを充てられるようになります。
さらに、Notionの「エンタープライズプラン」を利用すれば、セキュリティ面においてもさらに強化することができます。このプランでは、シングルサインオン（SSO）やアクセス権限の設定、監査ログの確認など、大規模組織で求められる要件を網羅しています。
SAML SSOによる認証統合は、社員の入退社に伴うアカウント管理の漏れを防ぎ、不正アクセスのリスクを低減します。さらに、詳細な監査ログの出力機能により「いつ・誰が・どの情報にアクセスしたか」を可視化できます。そのため、内部不正の抑止やコンプライアンス遵守が容易になるでしょう。
加えて、柔軟性の高いプラットフォームであるNotionは、社内のシャドーITを防ぐことができます。また、コンテンツコントロール機能で外部共有を厳格に制限することができます。データの機密性を保ちながら現場の自由度を活かしたアウトプットを促進できるでしょう。
Notionを活用した業務改善事例
多くの企業がNotionの導入によって業務改善を達成しています。特に、情報システム部門業務において効果が高いのが「問い合わせ対応のFAQ化」です。過去のトラブル事例や操作マニュアルをNotion上のWikiに集約することで、社員が自己解決できる割合が高まります。これにより、情報システム部門へ寄せられる重複した質問を削減し、コア業務へ集中できる環境が整います。
事例1：社内Wikiを作成し、会社情報の入り口に設定
【課題】
年に2回ほどスタートアップ向けにアクセラレータープログラムを実施していました。担当ごとに繁忙期が異なるため、無理なスケジュールやダブルブッキングが多発していました。東京、京都、大阪の3拠点でアクセラレータープログラムを運営するため、情報の統一ができず齟齬が起きやすくなっていました。
【Notionの活用による業務改善】
Notionのカレンダーを利用し、各部門とテーマをカラーごとに識別できるように作成しています。各部門の大まかな動きが分かる組織全体の動きを俯瞰で見られるようになり、スケジュールの把握が手軽になりました。
加えて、社内・社外向けの情報を、NotionのWiki機能でまとめると、「あの情報はどこにありますか」と聞かれる頻度が減少しました。本来の業務とは関係のない質問が減り、各人のモチベーション維持もしやすくなり、コミュニケーションの質も向上しています。
事例2：ドキュメントを1つの場所に格納し、コミュニケーションコストを大幅に削減
【課題】
エンドユーザーへの物流のラストワンマイルにおける配送システムのデジタルサービスを提供していました。しかし、社内情報や業務フローを複数のツールで管理しており情報を探せないという問題を抱えていました。
【Notionの活用による業務改善】
使いやすいNotionを導入したことで、まず「ドキュメントを残す」という文化が定着しました。その結果、以前なら口頭で説明していたエンドユーザーの情報を、自主的に把握できるようになりました。さらに、社員それぞれが先回りしてユーザーのニーズに応えられるような動きにシフトできています。
営業の進め方やトラブルの対処法をWiki化することにより、他のメンバーや新入社員へ教材としても利活用できるようになりました。
情報システム部門の安心運用！Notionの最適な活用はノースサンドへ
ノースサンドは、数多くの企業の情報システム部門と歩調を合わせ、Notionの導入から運用、活用の定着までを包括的に支援しています。企業の状況に応じた最適な設計を提案し、技術的な壁を共に乗り越えるパートナーとして伴走いたします。また、導入後の不安を解消するために、以下の充実したサポート体制を整えています。
日本円での請求書払いに対応
社内のNotion利用を定着化させるためのトレーニングを提供
企業向けのNotion高機能テンプレートを配布
日本語によるチャットサポートを完備
情報システム部門の業務変革は、会社全体の生産性向上に直結します。Notionを活用することで、従来の管理業務から「価値を創出する情報システム部門」へと進化させることもできるでしょう。興味がありましたら、ぜひノースサンドへご相談ください。