企業のDXへの取り組みでよくある課題と対策
DX推進に最適なツールを紹介！
2023年8月8日 (2024年12月25日 更新)
DXの推進が重要視されている一方で、社内の課題が山積し、進んでいない企業は多いのではないでしょうか。古くなったシステム、リモートワークにおけるコミュニケーションとチームの協力の課題、デジタル文化への移行やセキュリティリスクなど、DXを推進するためにはさまざまな課題を乗り越えなければなりません。
本記事では、DXの推進と課題に焦点をあてて、具体的な解決策を探ります。また、DX化を推進するためにおすすめのツールについても紹介していきます。
そもそもDXの定義とは？
そもそもDXの定義は何でしょうか。経済産業省 DX 推進ガイドライン （デジタルガバナンス・コード）から、一言で表すと「会社の成長目的に組織を構成するあらゆる要素において、IT技術を使って変革を起こすこと」です。
DXのあるべき姿に対して、現状、企業の多くが抱える具体的な課題としては、以下に掲げるものがあるのではないでしょうか。
紙文化が残っている
古いシステムの維持管理費があるため、新たなIT投資ができない
組織やチーム内の情報共有ができず、ブラックボックス化している
上に掲げた内容で、共通する解決策は以下の2つであると言えます。
会社の成長
ギャップはIT技術によって埋める
しかし、DXの定義通りにIT技術を活用し、すぐに組織に変革を起こしていくのは骨が折れるものです。
DXの実現には、あるべき姿に向けたステップを考えて設定し、実践する必要があります。
まずは、「組織が変革を起こせる準備」をしましょう。いわゆる、土壌作りであり、組織が1つの生命体として有機的に機能する状態を作ります。
まずは散在化した情報を集約する
バラバラにあった情報を集約し、つないで、シェアすることで、社内の情報格差をなくし、組織全体としての「情報の透明性を高める」ことが重要です。
ここまではDX推進する際の一般的な内容です。実際にDXを進めるには、3つのステップが存在します。
成功するDX推進の3つのステップ
これまで説明した「DX（デジタルトランスフォーメーション」は、実は3つのステップの最終段階に位置しており、そこまでの道のりを含めて3ステップに分けられます。
デジタイゼーション
デジタライゼーション
デジタルトランスフォーメーション それぞれのステップについて順番に解説していきます。
ステップ1：デジタイゼーション
DXの「デジタイゼーション」とは、アナログデータをデジタルデータに変換するプロセスです。データの処理や分析が効率化され、新たな価値を創造することができます。
例えば、下記がデジタイゼーションにあたります。
紙の書類をデータベースに移行
音声をテキストに変換
動画をテキストと画像に分解
デジタイゼーションは、企業の業務効率化や顧客サービスの向上、新規事業の創出など、さまざまなメリットをもたらします。ただし、デジタイゼーションには、データのセキュリティやプライバシー保護などの課題もあります。これらの課題を解決しながら、メリットを最大限に活かすことが重要です。デジタイゼーションは、企業が生き残るために不可欠な取り組みの1つといえます。
ステップ2：デジタライゼーション
デジタライゼーションでは、データだけではなく業務プロセス自体もデジタル化するのが目的で、業務プロセスの処理や分析が効率化されます。
IoTがその例です。従来ではインターネットに接続できなかった「モノ」にセンサーや無線通信機器を搭載し、「モノ」は周囲の環境を感知したり、他の「モノ」と通信したりということが可能になります。これまでは人が行っていた作業が自動化されて、新しいサービスが提供されるようになります。
このように、「人が行っていた入力業務や連携業務をデジタル化」していくことが次のステップであるデジタライゼーションです。デジタライゼーションは、企業のあらゆる業務に適用することができ、業務効率化や顧客サービスの向上、新規事業の創出など、さまざまなメリットを得ることができます。
ステップ3：デジタルトランスフォーメーション
最後の「DX（デジタルトランスフォーメーション）」とは、単なるデジタル化ではなく、「デジタル技術を活用して、企業のビジネスモデルや経営戦略を抜本的に変革すること」を指します。DXは、今後、企業が生き残るために不可欠な取り組みと言われています。
DXの具体的な取り組みとしては、以下のようなものが挙げられます。
顧客データの分析
人工知能（AI）の活用
ロボットによる自動化
クラウドコンピューティングの利用
ビッグデータの活用
モバイル技術の活用
ソーシャルメディアの活用
そして、企業がDXを成功に導くためには、以下の取り組みが重要となります。
経営トップのコミットメント
全社員の意識改革
デジタル技術に関する知識・スキルの習得
デジタル技術の活用方法に関する検討
デジタル技術の導入・運用のための体制構築
DXは、企業にとって大きな変革となり得ます。データ分析に基づいたデータドリブンの考え方が主体となって業務を変革していくことになるため、社内の業務が効率化され、ビジネスが躍進していくことが期待されています。そして昨今、DXを推進したいと考える企業が増えているのが実状です。
一方で、企業のDXの推進において、セキュリティの確保とリスク管理は非常に重要となります。
サイバーセキュリティの脅威
データプライバシーやコンプライアンスの課題
セキュリティインシデント
セキュリティポリシーの策定と実践、アクセス制御や認証管理、暗号化技術の活用、ネットワークセキュリティ対策、インシデント対応体制の整備が、DX推進と並行して対策を進める必要があります。
組織内の情報共有とナレッジ管理の課題
DXは業界全体に影響を与え、企業組織内の各部門にも大きな変化をもたらすことになりますが、推進の過程で「情報共有」や「ナレッジ管理」の課題も浮き彫りになるでしょう。DX化における組織内の情報共有とナレッジ管理の課題について詳しく説明します。
組織内の情報共有の課題
DX推進に伴って企業組織内には多くの情報が蓄積されることになります。しかし、こうした情報は、共有されて利用されなければ、部門間の協力が困難になります。
また、情報が分散している場合は、該当する情報を見つけられず、重要な情報を見落してしまう恐れもあります。組織内の情報共有の課題を解決するためには、情報共有ツールを導入し、情報を可視化することが必要です。
情報共有ツールには、SNSやワークフローツール、チャットツール、クラウドストレージなどがあります。これらのツールを活用すれば、社員同士が円滑なコミュニケーションがとれるようになります。また、情報の共有によって、業務プロセスを改善でき、品質向上や生産性の向上につながります。
ナレッジ管理の課題
DXは、企業組織内でのナレッジ管理でも新たな課題が表出することがあります。情報量が急増し、しかもそれらの情報が頻繁に変化していくため、ナレッジの共有や更新が追いつかなくなる場合があります。
また、個人がナレッジを保持している場合、その人が退職したり、異動したりした場合には、ナレッジ自体が失われてしまうリスクも考えられます。ナレッジ管理の課題を解決するためには、ナレッジを共有するプラットフォームの導入やナレッジの定期的な更新などが必要不可欠です。
ナレッジ共有プラットフォームには、Wiki、FAQ、社内報、社内学習プラットフォームなどがあります。これらのプラットフォームを活用することで、社員が持つ知識や経験を共有し、業務プロセスの改善や問題解決につなげることができます。また、社員のスキルアップにもつながります。
データセキュリティの課題
DXの推進は、企業組織内で多くのデータが扱われるようになります。そのため、データセキュリティについても配慮が必要です。具体的には、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクが考えられ、そのリスクを最小化するためには、十分なセキュリティ対策の強化が必要です。セキュリティを強化していくためには、社内やチーム内での定期的なセキュリティ対策と教育も重要です。
セキュリティ対策には、アクセス制御の強化、データ暗号化、セキュリティシステムの導入などがあります。
企業のDX推進の現状と課題
それでは、DXの推進において、自社がどの段階に位置しているのかをみてみましょう。 一般的には下のような図で表すことができます。
横軸：デジタイゼーション／デジタライゼーション
縦軸：個別最適／全体最適
DXの進め方は、図にある矢印の通りに考えていきます。デジタイゼーションの個別最適から全体最適へ、次にデジタイゼーションの個別最適から全体最適へという流れになります。
DXを推進している企業で、チーム全体で使用する最適なツールを探している場合は、デジタライゼーションの個別最適まで進んでいると考えられます。
最適なツールを探す過程では、具体的には下記のような課題が予想できます。
自発的に仕組みを作っていけるデジタル人材の不足
部署やチームごとにツールが乱立しており情報が散在化
上記により情報にアクセスされない、チームや部署間の連携が進まない
このステップにおける課題は、情報を一元化できるツールで一定程度の解決が可能です。この課題の解決を支援するおすすめのツールを紹介します。
DX推進はツール選びも重要！おすすめ「Notion」
どんなに良いツールを導入しても、メンバーそれぞれがツールを理解し使いこなせなければ意味がありません。そこでおすすめのツールが「Notion」です。
Notionは、「チームの情報共有がはかどるコネクテッドワークスペース」として世界的にも注目を集めているツールです。Notion機能1つひとつはシンプルな操作で行えるため、どのような仕様なのか分かれば使い方に困ることはないでしょう。
メリットとしては下記が挙げられます。
ページの複数人での同時編集
ノーコードで簡単に仕組みを作成できる
チームごとにページをグルーピングできる（チームスペース）
チームスペースや、ページごとにメンバーに権限を設定できる
多彩な表現力（タスク管理やデータベース、カンバン、ガントチャート）
Notion自体がチームでの使用を想定したツールのため、ページの共同作業やタスク管理方法の豊富さなど、チームでの運用がしやすい環境となっています。さまざまな情報やツールがNotionに集約できるため、企業のDXを一気に推進できるでしょう。企業への導入にご興味のある方に向けて、事例を紹介しています。
企業へのNotion導入事例はこちらから 🔽
Notion導入の相談ならノースサンドへ
DXの推進は、以下のステップを理解し進めることが重要であることを説明してきました。
デジタイゼーション
デジタライゼーション
デジタルトランスフォーメーション
一足飛びにすべてがデジタル化できるわけではありません。DXを推進するには、周りの協力や最適なツールの導入が欠かせません。DXのメリットもしっかり理解し、周囲にも説明しながら、自社の業務に最適なツールを選びましょう。
まずは個別最適から始めるのであれば、先ほどご紹介した「Notion」が無料でスタートできるのでおすすめです。なお、企業へツールを導入するにあたって懸念されるセキュリティ面ですが、Notionにはセキュリティを堅牢にする機能が多く実装されているため安心してご利用いただけます。一方、Notionは自由度が高いツールで使い方は多岐にわたるため、個人やチームに合ったセキュリティの設定を見つけるのに時間を要してしまう場合もあります。
そんな時は、企業向けにNotionを活用したDX推進を支援するノースサンドにご相談ください。ノースサンドでは、1カ月間無料で導入をサポートしており、以下のようなサービスを提供しています。
1カ月間無料でエンタープライズプランを利用可能
1カ月の無料オンボーディング支援（一緒に画面を構築する）
社内に浸透して行くためのトレーニングを提供
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