プロジェクトを成功に導くためには、日々の業務の積み重ねと振り返りが重要です。しかし、実際の現場では振り返りが形式化し、改善につながらないケースも見られます。そこで有効なのが、NotionでKPT（振り返り）を運用し、気づきを次のアクションへ確実につなげる方法です。本記事では、定番のフレームワーク「KPT（ケプト）」について整理したうえで、NotionでKPTを行うやり方（進め方）と、形骸化させないコツを解説します。KPTによりチームの知見を資産に変えることができれば、業務の効率化や負担軽減につながります。
総括や振り返りに使われるフレームワーク「KPT（ケプト）」
ビジネスにおける「振り返り」とは、単なる総括ではありません。現状を客観的に分析して課題を可視化し、課題の解決や次のアクションを見つけるための重要なプロセスです。
そのための手法として、世界中で採用されているのが「KPT（ケプト）」と呼ばれるフレームワークです。KPTは、次の3つの要素で構成されます。
| 項目 | 意味 |
|---|---|
| Keep（維持すること） | 今後も継続すべき点や良かった点、成功要因 |
| Problem（課題） | 発生した問題点や改善が必要と感じた事象 |
| Try（次に試すこと） | 課題を解決するために次に行うべき具体的なアクション |
この3要素に沿って思考を整理することで、チームの現状が明確に可視化され、見通しが立てやすくなります。特筆すべきは、過去（Keep／Problem）から未来（Try）へと視点を向ける構造になっている点です。
KPTを行う目的とメリット
KPTを使って振り返りを行う目的の1つは、チームの成長を促すことです。まず、「Keep」（継続すべきこと）を挙げることで、チームの強みを再認識し士気を高められます。
成功を言語化することは、ノウハウの再現性を高めます。モチベーションを維持するためにも不可欠です。
次に、「Problem」（課題）で問題を特定します。ここでは「誰が悪いか」ではなく「何が問題か」に集中することが重要です。例えば、「タスクの進捗遅延」という問題には、「進捗状況を即座に可視化する仕組みがなかった」という点を課題として共有します。「担当者の作業スピードが遅かった」や「個人の確認不足」といった属人的な理由を挙げることは控えるようにします。
KPTの大きなメリットは、それらの課題が必ず「Try」（次に試すこと）という具体的な行動指針に変換される点です。抽象的な反省で終わらず、次に何をすべきかが明確になるため、プロジェクトの質が着実に向上します。
KPTを成功させるための運用ルールと注意点
KPTを形骸化させないため、まず大切なのは、Problemばかりに目を向けないことです。課題や問題ばかりに目を向けていると、チーム内の士気が損なわれたり、責任追及を恐れて課題を隠蔽するようになったりします。
そうなると、「チーム全体の成長と前向きな改善」というKPTの本来の目的が失われかねません。成功体験（Keep）の共有こそが、チームの真のナレッジとなります。
また、Tryでは「できるだけ具体的に」設定することが重要です。「意識する」や「徹底する」といった抽象的な目標は避けるようにします。「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確に決め、数値や期限を含めたタスクに落とし込むことが、確実な改善への第一歩です。
さらに、KPTは定期的に実施するようにします。一度きりの実施ではなく、プロジェクトのスプリントごとや月次で継続することで、改善のサイクルが高速化します。
「毎週金曜日の最終1時間をKPTの時間に固定する」や「定例会議に向けてあらかじめKPTの項目を組み込む」といったものが、これにあたります。運用ルールを設ければ、KPTの定期的な実施や運用がしやすくなるでしょう。
NotionでKPTを行うやり方（進め方）
KPTの実践において、ツールの選択は効率を大きく左右します。Notionを活用すれば、従来のホワイトボードやチャットツールでは難しかった「情報の蓄積と連動」が容易になります。Notionを使う利点は、情報の可視性と他の業務データとの一元管理です。データベース機能を使えば、Keep、Problem、Tryを個別に管理できます。
NotionでKPTを回す最小構成（フォーマット例）
まずは、KPTを1つのデータベースで管理するのが運用しやすいです。最低限、以下のプロパティがあれば回せます。
タイトル：内容（Keep/Problem/Tryの本文）
種別（Select）：Keep / Problem / Try
実施日（Date）：振り返りをした日
プロジェクト（Select または Relation）：案件/チーム/施策名
担当（Person）：記入者 or オーナー
重要度（Select）：高 / 中 / 低
状態（Status）：未着手 / 進行中 / 完了（Tryの実行管理用）
DB活用例
また、ビューは以下の3つを用意するとスムーズです。
ボードビュー（種別でグループ）：会議当日の議論用（Keep→Problem→Tryを俯瞰）
テーブル（当週フィルタ）：定例会の進行用（実施日が今週のものだけ表示）
Try実行管理ビュー（状態でグループ）：会議後の“やりっぱなし防止”用
ボードビュー例
さらに、Notionはタスク管理機能とシームレスに直結しています。KPTで明確になったTryをそのままタスクデータベースに移行し、その場で担当者を割り振ることが可能です。これにより、「会議における決定事項の実行漏れ」という、よくある失敗を防ぐ仕組みを作ることができます。
KPTの進め方とフォーマット
Notionでの具体的な進め方を解説していきます。まず、KPT専用のデータベースを作成し、以下の手順で運用すると効果的です。
事前準備にもNotionを活用すれば、当日の会議は「議論」に集中でき、時間の短縮と質の向上が同時に実現します。
KPT成功のポイント：Notionテンプレートの活用
一からKPTの仕組みを作るのが難しい場合は、Notionが公式に提供しているテンプレートを活用するとよいでしょう。「KPT」のテンプレートを利用すれば、基本的な枠組みが用意されているので、手軽にKPTを実践することができます。
テンプレートを自社仕様にカスタマイズするのも容易です。「プロジェクト名」や「実施日」をタグ付けしたり、重要度を設定するプロパティを追加したりといったことも可能です。使い慣れたUIでKPTができれば、チームメンバーの入力負荷を大幅に抑えられるでしょう。
KPTの積み重ねが会社のナレッジになる
計画的にKPTを取り入れて継続して振り返りを行うことは、企業・組織の生産性向上に直結します。Notionで実施したKPTの記録は、単なる過去のメモではなく、検索可能な「ナレッジ」として蓄積されます。
これらのデータは、部署や時間を超えて共有できる自社の貴重な資産になるでしょう。新しいメンバーが加わった際や、類似のプロジェクトを開始する際にも、過去のKPTによって得た教訓を容易に参照できます。
さらに、Notion AIを活用すれば、過去の膨大な振り返りデータから、特定の課題に対する類似の解決策を抽出することもできます。Notion AIで、大量のデータを横断的に検索・分析すれば、人が気づかなかった会社の傾向や、改善のヒントを瞬時に得られます。
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企業経営において、ナレッジの管理能力は企業の競争力に直結すると言っても過言ではありません。特に人材不足や技術継承が課題となる業界では、社員それぞれの知見をいかに組織の知恵として蓄積するかが重要となります。
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