2026年8月31日
大学事務では、情報の分散や業務の属人化といった課題の解決にNotionを活用できます。日本の大学では、履修登録や成績管理など、基幹となる業務のシステム化が進んでいます。一方で、大学教職員が担う日々の事務は、こうしたシステムによらず、部署ごとに異なるツールやデータで管理されるものもあります。そのため、必要な情報を探す手間が増え、業務の遂行や引き継ぎに時間がかかるケースが少なくありません。本記事では、大学教職員の日々の具体的な業務に着目し、Notionを活用した業務効率化のコツを紹介します。さらに、Notionの機能として備わっている「Notion AI」によって、大学事務でどのような業務変革が実現できるのか、詳しく解説します。
表には見えにくい！？大学教職員の多岐にわたる業務
大学教職員の業務は、学生から見える窓口業務だけではありません。大学本来の目的である教育活動を支えるために、多くの部署が連携しながら幅広い業務や運用を担っています。
例えば、教員は授業ごとに学生の成績評価や大学側との情報共有、そしてさまざまな資料の取りまとめを行っています。一方、職員も多くの業務を担っています。教務部門ではシラバスの確認や履修登録、成績管理、時間割の調整などを担当し、教員と連携しながら授業運営を支えています。学生支援部門では、奨学金や学生生活のサポート、就職支援をしています。また、入試部門では募集要項の作成や試験運営、広報部門では大学WebサイトやSNSの更新、オープンキャンパスの運営などを担当します。
そのほか、人事・総務、経理、研究支援などの管理部門もあり、申請手続きやさまざまな資料作成・管理など、実に多くの事務作業を受け持っています。
導入されているシステムの問題点
大学では、運営に関わる履修管理システムや人事システム、会計システムなどが導入され、的確に管理されています。しかし、実際にはこれらのシステムだけでは完結しない業務も少なくありません。会議資料の管理、教員との連絡、業務マニュアル、担当者ごとのタスク管理などは、Excelやメール、チャット、紙資料で管理されることがあります。
その結果、情報が分散し、必要な資料を探す時間が増えたり、担当者しかわからない業務が生まれたりする原因になります。大学事務を効率化するためには、こうした日常業務の情報管理の見直しが重要になります。
個々の大学事務をNotionで効率化するポイント
大学事務では、部署ごとに扱う情報が異なります。そのため、情報を一元管理しながら、関係者のみが利用できる環境を整える必要があります。こうした面でNotionは、文書管理、データベース、タスク管理、情報共有を1つのワークスペースで実現できるため、大学の幅広い業務との相性が良いツールです。
教員との連絡や情報共有をスムーズにする
教員と職員の連絡は、メールやSlack、Chatwork、Microsoft Teamsなど複数の手段が混在することもあります。そこには、コミュニケーションで齟齬が生まれるリスクが潜んでいます。こうした状況で、NotionはSlackと連携できるため、ページの更新内容をSlackで通知したり、Slack上で共有された内容をNotionに保存したりすることができます。会議資料や業務連絡を一元化できるため、「どの情報が最新なのかがわからない」といった状況も大きく減らせるでしょう。
会議資料やマニュアルを一元管理する
また、NotionをGoogleドライブと連携すれば、各種資料をNotionから参照することができます。議事録や申請書、マニュアルなどをNotion上で体系的に整理することで、担当者が変わっても必要な情報を見つけやすくなります。Notionのデータベースを活用して、議事録やマニュアルなどのステータス管理や担当者登録、資料へのリンクを付与できます。そのため、複数の保存場所を探すことなくNotionで一元管理が可能です。
タスク管理と権限管理で業務を整理する
大学では、学部や部署を横断したプロジェクトも多く存在します。そのなかでは、あるページに対して閲覧・編集できるメンバーを限定しなければならないシーンも出てきます。こうした場合もNotionは、ページ単位で閲覧権限や編集権限を設定できます。人事情報や入試関連資料といった機微な情報も、適切に管理することができます。
さらに、Notionのデータベースを利用すれば、プロジェクトの担当者、期限、進捗状況の一覧化が可能です。未着手のタスクは担当者へアラートを出すなど、期限管理を行うことができます。このように、メンバー誰もがわかりやすい仕組みを構築することができます。
大学広報や問い合わせ対応にも活用できる
Notionサイトを利用すれば、大学内に向けたお知らせやイベント情報を素早く公開することができます。Webページの作成を外部ベンダーに依頼することで発生したタイムラグも解消されます。ページの更新も簡単なため、手軽で迅速な情報発信が可能です。
また、NotionのWiki機能を使って、大学内の情報をWikiで整理すれば、各種申請方法や設備利用規程をツリー化することができます。さらに、「よくある質問」もWikiにまとめれば、教員や学生からの同じ問い合わせを減らし、担当部署の負担軽減にもつながるでしょう。
「Notion AI」で劇的に変わる大学事務
「ビジネス」プランや「エンタープライズ」プランでは、「Notion AI」を利用できます。Notion AI を活用すれば、会議資料やマニュアル、業務手順、タスクなど、蓄積したナレッジがさらに使いやすくなります。Notion AIを活用して大学事務の生産性を向上させる具体的な方法を見ていきましょう。
必要な情報をNotion AIが検索・要約してくれる
Notion AIは、自然な文章で質問するだけで、ワークスペース内の情報にある必要な内容を探し出し、回答や要約を表示できます。
例を挙げると、「昨年度のオープンキャンパスで決定した役割分担を教えて」「施設利用申請の手順をまとめて」と質問すると、関連するページをもとに内容を整理して提示します。必要な情報へ短時間でたどり着けるため、資料を探す時間の削減が期待できます。
会議や打ち合わせ後の事務作業を効率化できる
Notion AIは、議事録をまとめたり、会議の決定事項や今後の対応事項を整理したりするのに便利です。Notion AIはNotion内のナレッジのほか、あらかじめ連携しているSlackやGoogle
ライブも対象にすることができます。これらを踏まえ、長文にわたる議事録から、要点のみを抽出したり、次のアクションをまとめたりすることができます。会議に参加できなかった教職員も内容を把握しやすくなり、情報共有のスピード向上につながります。
教職員からの問い合わせ対応をサポートする
大学では、教員や学生からさまざまな問い合わせが寄せられます。一例として、次のような内容があります。
教室予約の手順
各種様式の保存場所
学内ルールや規程の確認
備品購入の申請方法
出張申請の方法
ベースとなる情報をNotionに蓄積しておけば、Notion AIが関連情報を検索し、必要なページを即座に案内してくれます。担当者自身も回答を見つけやすくなり、問い合わせ対応にかかる時間を大幅に短縮できます。これらにより、新任職員でもスムーズに業務を進められるようになり、業務の属人化防止にもつながります。さらに、カスタムエージェントを活用すれば、問い合わせに対する一次回答を自動化することも可能です。
文書作成や情報整理もAIが支援する
Notion AIは、文章の作成や校正、表現の見直しにも活用できます。例えば、大学内で開催されるイベント案内文のたたき台を作成したり、長い文章を読みやすく整理したりできます。
また、文章のトーンを整えることも可能なため、部署内で文書の品質を揃えることもできます。一から文章を作成する負担が軽減されるため、職員は内容の確認や判断など、本来注力すべき業務に時間を充てられるでしょう。
蓄積された情報が大学全体の資産になる
Notion AIの大きな特長は、蓄積した情報を継続的に活用できる点です。マニュアルや会議資料、FAQ、プロジェクトの記録が増えるほど、AIが参照できるナレッジも充実し、情報の精度も高くなります。
さらに、Notion AIは外部サービスと連携できるため、複数のツールを行き来する手間も減らすことができます。また、過去の経緯や業務手順などを蓄積しておけば、人事異動で着任した新しい担当者へも円滑に業務を引き継げます。
検索、要約、文書作成、問い合わせ対応などにNotion AIをフル活用すれば、大学全体の業務効率化と情報共有の質の向上につながるでしょう。
大学事務のNotion活用支援はノースサンドへ
大学の事務業務は、さまざまな部署が連携しながら進むなかで、資料やマニュアル、タスク、問い合わせ対応など、多くの情報が分散しやすくなります。業務の煩雑化や情報共有不足から、チーム内で齟齬が生じることもあるでしょう。
こうしたなかで、文書やタスク、ナレッジを一元管理できるNotionや、蓄積した情報の検索や要約、文書作成なども効率化できるNotion AI。これらは、大学の教職員の業務を支え、教職員がより付加価値の高い業務に集中できる環境を築くためのベースになります。
ノースサンドでは、Notionの導入・構築のみならず、大学ごとの業務や運用体制に合わせたNotionの活用方法を提案しています。導入・構築から運用、定着化まで伴走支援し、大学の教職員が継続的に活用できる環境づくりをサポートします。
また、ノースサンドでは以下のサービスにも対応しています。
日本円での請求書払いに対応（為替事情によるコスト変動の心配がない）
大学内でNotion利用を定着させるためのトレーニングを提供
大学向けのNotion高機能テンプレートを配布
日本語によるチャットサポートを完備
NotionやNotion AIで大学事務の効率化を検討するなら、ぜひ一度ノースサンドにお声かけください。
