依存関係の自動シフト
2023年6月16日
この度、Notionのタスク管理における「依存関係」の表現がアップデートされました！
Notionはタスクやプロジェクト管理には非常に便利なツールですが、特にプロジェクトの期日管理においては機能がまだ十分ではない部分がありました。
今回のアップデートで、より実務に使いやすくなっています。
本記事では、
データベースの依存関係の説明
アップデートによる変更点と設定方法
活用方法・ユースケース
までをご紹介します。
Notionでタスクやプロジェクト管理を行っている方には参考になる内容です。ぜひ最後までみてくださいね。
データベースの依存関係
Notionのデータベースでは、アイテム同士に「依存関係」を付与できます。
依存関係は文字通り、アイテム同士を相互に干渉させられます。
例えば、プロジェクト管理をする場合において、「要件定義」が完了しなければ、次の「基本設計」に進めないとなった際に、「要件定義」と「基本設計」に依存関係を付与します。
そうすると、アイテムのプロパティ内に下記が追加されます。
依存関係にあるアイテムを表示するプロパティが出現。
Notionのデータベース上で表現される依存関係です。
これまでの依存関係でできなかったこと
一番大きな点としてはアイテムを動かしたときに、依存関係にあるアイテムと自動連携していなかったことが挙げられます。
これまでは、依存関係が「表示されている」のみで、「真に依存関係にある」とはいえない状態での運用となっていました。
ここが、今回のアップデートで改善されています。
今回のアップデートでできるようになったこと
今回は依存関係周りの機能が大幅に改善されました。追加されたのは依存関係の3つの設定です。
日付が重なった場合のみシフト
アイテム間の期間を維持してシフト
自動シフトしない
依存関係のあるページ同士が、文字通り「依存関係にある」ように設定可能となりました。
本来の依存関係で設定したいアイテムが動いた場合に、依存関係にあるアイテムが同時に動くのは2番の機能が該当します。
1番は依存関係にあるページ同士に設定してある日付が重なった場合のみシフトされるため、日付が重ならない限りは前後の依存関係も動きません。
3番の自動シフトしないはこれまで通りのアイテムの変更に左右されない依存関係の機能となります。
新しい依存関係の設定方法
先述の通り、3つの機能が追加されています。
日付が重なった場合のみシフト
アイテム間の期間を維持してシフト
自動シフトしない
1、2の機能を設定した場合には、下記の設定が必要です。
週末を避けるかどうか
開始日と終了日を別々に設定するか
この2点の設定が必要です。
開始日と終了日を別々に設定する場合には、画像のようにそれぞれ該当のプロパティを設定します。
なお、「週末を避ける」を設定すると、土日を避けてシフトされます。ビジネス利用を想定した仕様となっていますね。
依存関係の活用方法・ユースケース
依存関係の機能の活用方法とユースケースをご紹介します。
プロジェクト管理
タスク管理
使用頻度の高いと予想される2つについて説明していきますね。
プロジェクト管理での活用事例・ユースケース
依存関係をプロジェクト管理で使用する際には、前のタスクの期限が変更になった場合に、最終のタスクにどれだけの遅れが出てしまうのかがガントチャート上でひと目で分かります。
これだけでもかなり、期限・リスク管理などに役立ちますね。
また、サブアイテムと依存関係の併用が想定されます。
その場合は、
メイン（親）アイテム
サブ（子）アイテム
それぞれを依存関係に設定する必要があります。
この状態でメインアイテムを移動させてみると下記のように動きます。
メインアイテムのみが動き、サブアイテムはそのままとなります。
ここで、メインアイテムとサブアイテムを依存関係に設定したくなりますが、あくまでこの2つは親子関係にあるのみのため、、現状の機能で依存関係に設定するとうまく動作しません。
メインアイテム同士とサブアイテム同士で依存関係に設定しておき、それぞれを移動させるのが無難です。
タスク管理での活用事例・ユースケース
Notionのデータベースでタスクを管理する際に、アイテム同士を依存関係に設定しておきます。すると、期限変更が発生した場合に1つのアイテムを変更するだけで完結します。
自動変更されるためこれまでのように個別に変更する必要なく、非常に便利になりました。
まとめ
これまでは変更が発生した場合、依存元・依存先どちらのアイテムに対しても手動対応が必要でしたが、今回のアップデートでかなり実用的な機能になりました。
ぜひ今日から設定して使ってみてくださいね。
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