ページ共有の新しいオプション

2023年8月22日

この度「ページ共有」に関係する機能が新たに追加されました！

Notionはメンバーとの情報共有が非常にスピーディに簡単にできるツールです。

しかし、ページを他のユーザーやグループに共有する時に共有したいアカウントをひとつひとつ確認しながら追加していく必要があり、少し手間がかかっていました。

今回のアップデートでは、Notionページの共有時に指定できる公開範囲に新たなオプション「ワークスペース内でリンクを知っているすべてのユーザー」が追加され、今までよりも簡単でスピーディーな情報共有が可能になりました！

本記事では、以下の流れで3つご紹介していきます。

  • 新しく追加されたページ共有のオプションとは何か？

  • 新しく追加されたページ共有の設定方法

  • 使用上の注意点と機能的な前提

  • ユースケースのご紹介

Notionを普段からお使いの方だけでなく、コミュニケーションツールとしてSlackやWebexなども併用している方、これからNotion導入をご検討中の方にも参考となると思いますので、ぜひ最後までチェックしてみてください！

新しく追加されたページ共有の設定とは？

新しく追加されたページ共有時に指定できる項目として「ワークスペース内でリンクを知っているすべてのユーザー」が加わりました。

ページの公開範囲「ワークスペース内でリンクを知っているすべてのユーザー」

今までのようにひとつひとつアカウントを確認してページ共有する方法も可能ですが、今回追加された公開範囲「ワークスペース内でリンクを知っているすべてのユーザー」を指定すると、ページのリンクをユーザーに送るだけですぐにページを共有できます！

さらに今までと同様に「編集権限」や「読み取り権限」といったアクセス権限のコントロールも可能です。

リンク共有の設定方法

設定方法として最初からご紹介します！具体的なフローとして以下の大きく4つになります。

1.ページ右上にある「共有」をクリック。

Notionのリンク共有方法

2.メニュー画面下側にある「招待されたユーザーのみ」をクリック。

Notionのリンク共有の設定方法

3.2つ目の「ワークスペース内でリンクを知っているすべてのユーザー」をクリック。

Notionの公開範囲「リンクを知っているすべてのユーザー」

4.最後に適切なアクセス権限を付与。

公開するページのアクセス権限を設定して共有する

設定後の注意点と前提

Notionページのリンクを共有するだけで、共有されたアカウントはアクセスが可能になるのは非常に便利ではありますが、いくつか機能的な前提と使用上の注意点もあります。

機能的な前提

  • ゲストユーザーはリンクからアクセス不可。（ページに招待されたゲストユーザーはOK！）

  • リンク共有されたユーザーでも、Notion上のページ検索してもページは表示されません。

共有時の注意点

  • そもそもページリンクを共有する相手や場所を間違えないように。

  • アクセス権限は適切に設定する。

普段からSlackやWebExなどのチャットツールでコミュニケーションをとっている場合は、そもそも

  • リンク共有する相手を間違えていないか

  • チャットルームを間違えていないか

などの注意が必要です。

また、アクセス権限が適切に設定されていないとセキュリティ事故の恐れもあるため、忘れないようにしましょう。

フルアクセス権限を持つユーザーはデータへのアクセスや編集だけでなく、他ユーザーへの共有や外部公開もできてしまうため、誤操作や悪意のある内部ユーザーによってデータの破損や改ざんまたは情報流出発生の恐れがあります。

特にフルアクセス権限は容易に他のユーザーに与えないようにご注意ください。


▼権限については👇
Notion権限の考え方とは？

▼ゲストとメンバーの違いについては👇
Notionのゲストとメンバーの違いとは？

機密情報の共有には向いていない

ご紹介してきた新たに追加された公開範囲のオプションと注意点を踏まえると、企業秘密や顧客情報などの機密情報のページを共有する際には向いていません。

以下の条件に全て当てはまる情報であれば、有用な設定となると思います。

  • 関係者のみに共有したい。

  • 関係者以外にも情報を共有するタイミングがある。

  • リンクが知らずの内に共有されても影響はほとんどない。

具体的には以下の情報が想定されます。

  • 社内イベント

  • 内部のプロジェクト情報

  • 社内トレーニングやノウハウ

上記のどの情報も会社や組織の中でも関係者のみで共有するのが基本ですが、関係のない内部のユーザーに共有されても問題ないことが多いと思います。

むしろ、他部門やチームの人と連携が必要になった場合にリンク共有するだけで連携ができるので非常に便利です。

まとめ

今回新たに追加されたページ共有の範囲オプション「ワークスペース内でリンクを知っているすべてのユーザー」の設定は、ゲストユーザーはページに招待しないとリンクの共有だけでページへのアクセスはできないことや、Notionの検索結果に表示されないことなどの注意点もあります。

しかし、他のユーザーと連携が必要になった場合にリンク共有するだけでページを連携できるので、ぜひ今回ご紹介したページ共有の新オプションを活用し、さまざまなコラボレーションを生み出しビジネスを促進していきましょう！

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