ゲストリクエスト

2023年10月31日

Notionのエンタープライズプランに「ゲストリクエスト」機能がリリースされました。

Notionのゲスト機能はフルアクセス権限を有したメンバーであれば誰でも招待できていました。フルアクセス権限を持った社外やチーム外のメンバーが多いと管理も大変ですし、セキュリティ面でも不安ですよね。

しかし、この機能によりゲストの招待をワークスペースオーナーによる承認制にでき、より緻密なゲストの管理、ページ毎の権限の設定が可能になりました。

この記事では、ゲストリクエストの機能・使い方を解説し、チームでの活用方法・ユースケース、注意事項をご紹介します。

ゲストリクエストとは？

ゲストリクエストは、ゲストを追加する際にワークスペースオーナーの承認を設ける設定です。この機能を有効にするとメンバーの一存でゲストの追加ができなくなり、必ずワークスペースオーナーの承認が必要になります。

この機能は、Notionをエンタープライズプランで使用しているワークスペースのみで使えます。

■エンタープライズプランについて詳しくはこちら

ゲストリクエスト機能は明示的に設定することで初めて使用できるようになります。

ここでは、有効化の設定方法と設定後のゲストの招待方法を説明いたします。

ゲストリクエストの設定はワークスペースオーナーのみ行えます。

「設定」→「セキュリティ」をクリックする。
「メンバーによるページへのゲストの招待を無効にする」をオンにする。
既存ゲストの維持 or 削除を選び、「ゲスト正体を無効化」をクリックする。
※「既存のゲストを削除する」を選択するとワークスペース内に既に招待されているゲストが全て消えてしまいます。ご注意ください。
「メンバーによるゲスト追加のリクエストを許可する」をオンにする。

ゲストの招待は各ページ単位で行えます。正体を行えるのは対象ページのフルアクセス権限があるメンバーのみです。（ワークスペースオーナーはリクエストせず招待することが可能です。）

※「メンバーリクエストを送信」をクリックするとゲストではなく、課金対象のメンバーとして追加するリクエストが送られてしまいます。ご注意ください。

リクエストの承認はワークスペースオーナーのみ行えます。

招待されたゲストの権限はワークスペースオーナーか、各ページのフルアクセス権限を持つメンバーが変更できます。変更方法は通常のユーザと同じように行えます。

実際にゲストリクエストを有効化した際に得られる効果を説明いたします。

各ワークスペースにはゲスト数の上限があります。メンバーの一存でゲスト追加できてしまうとゲスト数の枯渇を招きかねません。

ゲストリクエストを活用してワークスペースオーナーがゲスト追加を管理できるようにすることで、ゲストの乱用を防ぎワークスペース全体のゲスト数管理を行うことができます。

（ゲストの上限数についてはお問い合わせください。）

ゲストはドメインに関係なく招待することが可能です。そのため不用意に外部のユーザを招待してしまうと、想定外の情報漏洩、改竄を招く可能性があります。

ゲストリクエストではゲスト追加時にワークスペースオーナーが都度確認できるので、本来情報を公開したくない外部ユーザへ権限を付与してしまい情報漏洩、改竄されてしまう事態を防ぐことが可能です。

ゲストリクエストはワークスペースレベルの設定です。そのため、チームスペースでゲストの追加を許可していたとしても、ゲストリクエストの設定が優先されます。

メンバーがゲストをチームスペース内のページに追加するには、ゲスト招待リクエストを送信する必要があります。

Notionのゲストリクエストを利用することでワークスペースオーナーがより緻密なゲストの管理、ページ毎の権限の設定が行えます。特にNotionを全社に導入している企業様などでは、安全なワークスペース運用のために欠かせない機能です。

ぜひゲストリクエストをご活用ください。

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