全社員集会のススメ： 会社の「想い」をひとつにする、デジタル時代の直接コミュニケーション

会社の全従業員が一堂に会し、事業の状況を共有したり、組織のビジョンや目標を伝える「全社員集会」。

全社員集会は、経営陣からの業績報告や新たな戦略のお披露目だけでなく、達成した成果をみんなで祝う場でもあります。さらに、全社イベントや新しい取り組みを発表することで、仕事という枠にとらわれない一体感も生まれ、会社への帰属意識が醸成されます。実際の会議室に集合しなくても、現代のテクノロジーを活用すれば、リモートワークや複数拠点をオンラインでつないで実施することができます。

ノースサンドでは、これを毎月実施しています。

全社員集会のススメ

全社員集会は文字通り、すべての社員が参加するミーティングです。これは単なる情報共有の場ではなく、会社の「想い」や「ビジョン」について認識を一にするための絶好の機会でもあります。また、普段接点のない社員同士の交流を生み出すことも重要なポイントです。

全社員に対して何を語るのか

ノースサンドの全社員集会は、以下のような構成になっています。組織としての透明性を高める情報共有はもとより、自分以外の社員たちの活躍やイベント情報を共有することで、ポジティブな企業風土を盛り上げています。

• 業績共有

  会社の現状を知ってもらうことは大切です。ただし比較的お硬いトピックなので、コンパクトにまとめて伝えるといいでしょう。

• 表彰

  いくつかにカテゴリーを分けて、その月に顕著な成果を上げた社員を表彰します。部門やチーム、担当者の貢献に対して感謝を伝えることはもちろん、会社が社員に対してどのような行動を期待するのかを明確に示す良い機会でもあります。

• 成果を祝う

  売上目標の達成や新規顧客の獲得、各チームの活躍や新しいサービスの発表など、会社が達成した成果を共有します。ここはしっかりテンションを上げて扱いましょう。社員の達成感を高め、モチベーション向上を促します。

• 楽しいことを発表

  全社イベントの予定や、新しい取り組みの情報をトピックに盛り込み、社員全員で「わくわく」感を共有します。仕事以外でのつながり意識を醸成することで、社員のエンゲージメントや職場の雰囲気の向上が期待できます。

• 懇親会

  集会の後は仕事を切り上げ、社員同士の交流を深める懇親会を開催しています。会場に軽食やドリンクを用意して、リラックスして楽しめる場にするのがおすすめです。

オンラインでの運営のコツ

オンラインで全社員集会を開催する場合には、いくつか注意したいポイントがあります。

• 参加方法の周知徹底

  オンラインでの集会では、実際に会場に集まる参加者とは違って直接的に案内をすることができません。そのため、会議招集や事前案内だけでなく、当日の開始直前にもURLやパスコードの周知を行うなど、リモート参加者がスムーズに参加できるような配慮が大切です。

• 音声・映像の事前確認

  オンライン会議では、音声と映像のクリアさが非常に重要な要素となります。会場のマイク音量だけでなく、使用するオンライン会議ツールが適切に音声を拾えるかどうかも、事前に確認しておきましょう。また、高品質でなめらかな映像で配信するためには、通信速度や帯域が映像のデータをサポートできるだけのものである必要もあります。

• 飽きさせないコンテンツ構成

  リモートワークの社員がミュート状態で参加する場合、コンテンツ構成に少し工夫が必要です。緊張感を保ちつつも、参加者が他のことに気を取られず、集会の内容に興味を持ち続けるられるようなコンテンツを企画すると良いでしょう。

  ちなみに弊社では、某動画サイトのように社員のコメントがリアルタイムで流れる仕組みのツールを導入していたこともあります。今ではさすがに社員数が増えたため廃止しましたが、500人ほどまでの頃はこのコメントツールで参加者が集会に積極的に関与するようになり、少し硬くなりがちな集会の場を盛り上げるのに一役買ってくれていました。

Notionで集会運営を効率化

Notionなら、全社員集会の準備から資料作成、アーカイブ管理、さらにはAIの活用まで、多様な機能をさまざまな場面で用いて、運営の効率化をはかることができます。

• 準備からアーカイブまで

  会議実施の通達掲載、事前準備のチェックリストのテンプレート化、会議資料の作成・格納、集会録画の掲載まで、運営のさまざまな要素をNotion上で管理することが可能です。

• スムーズな資料作成

  従来のスライド作成ツールに頼らずに、Notionで直接資料を作成することもできます。た、Notionでは資料のレビューやフィードバックをその場で行うことができるため、修正のたびにファイルのバージョンをいくつも作ったり、格納場所がわからなくなったりすることもありません。 また、トグル見出しを使うと、集会の開始時には見出しだけを表示しておき、発表が進むにつれて詳細を開示するという見せ方もできます。 ドラフトからレビュー、修正、発表、アーカイブまで、すべて単一のページで実行できます。

• データベースの活用

  集会資料をデータベーステンプレートにしておけば、毎回の資料作成をスムーズに開始できます。見出しや様式、色、フォントなどが標準化されたテンプレートをすぐに呼び出せるため、準備時間を大幅に短縮できます。年度別の絞り込みや開催日での並べ替えなどを適用したビューを作成すれば、集会資料のアーカイブも簡単に参照できます。

• AIの活用

  集会の内容が入ったデータベースにAI自動入力プロパティを設定すれば、AIが集会の内容を要約してくれます。また、集会に参加できなかった人でも、右下のQ&Aに「直近の全社員集会資料が見たい」「昨日の集会で周知されたことは？」と質問するだけで、すぐに関連ページを確認することができます。何がどこにあるかを、人がすべて覚えておく必要はありません。

会社をひとつにつなげる全社員集会

全員参加型ミーティング「全社員集会」の目的は、社員に対する情報共有だけではありません。元は他人同士が集まってできている会社という組織だからこそ、一体感や帰属意識の醸成、エンゲージメントの向上といった、社員の「想い」を会社の「想い」にシンクロさせることが、全社員集会の重要な意義になります。

集会の運営は簡単な作業ではないかもしれませんが、Notionのようなツールをうまく活用することで、そのプロセスを効率的に管理し、スムーズな運営やアーカイブ情報の活用が可能になります。

社員全員が一堂に会して「想い」をつなげる全社員集会を、この機会にぜひ、あなたの会社でも試してみてはいかがでしょうか。

▼社内ポータルをNotionで構築

全社通達を含む、会社のイントラサイトの作り方を紹介しています。

▼Notionに埋め込めるサービス10選

スライドのPDFや、オンライン会議の録画も埋め込めます。

▼会議・議事録管理テンプレート

さまざまな会議のログを残せる、汎用的なデータベースです。

https://store.biz-notion.northsand.co.jp/items/36970396