Notionへのログイン方法

Google OAuth

Google OAuthは G Suiteユーザであれば、利用可能です。 Office 365などを利用しているチームでは、後述するメール認証を選択することになります。

メール認証

メール認証には、パスワードがないワンタイムパス方式と、通常のメールとパスワード認証の二つの方式があります。

• ワンタイムパスワード方式
  ワンタイムパス方式の場合はログインのたびに都度ワンタイムパスワードが送付されてきます。そのパスワードを入力することでログイン可能です。そのためNotionにパスワード情報は保持していません。そのためパスワード変更等の概念も存在しません。

• パスワード方式
  通常のサービスの様な、メールとパスワードによる認証方式です。

それぞれの認証方式は排他のためどちらかしか設定出来ません。通常はワンタイムパスワード方式がデフォルトで利用されます。パスワードを明示的に設定することで、パスワード方式に移行されます。パスワードを削除することで、ワンタイムパスワード方式へ戻ります。

これらの認証方式はアカウントに紐付いているため、管理者から強制することが出来ません。強制が必要な場合は後述するSSO認証を利用してください。

なお、メール認証を選択した場合でも、Google OAuthを無効化する等の設定は実施できないため、運用ルールにて、Google OAuthを利用しない旨周知する必要があります。 間違ってGoogle アカウントでログインしてしまいますと、不要なアカウントが作成されワークスペース作成画面に変わり、ユーザが混乱する可能性があります。

• 間違えて押してしまった場合は？
  アカウント作成のダイアログに移るためいったん登録後に、ログアウト処理を実施します。
  この操作によって、再度ログイン画面が現れるため、本来のアカウントに戻ることが可能です。 登録されてしまったアカウントを削除したい場合は、設定からログアウトせずにアカウントの削除を実施してください。

ワークスペースへの参加方式

ログイン方式が確定したら、ユーザのワークスペースへの参加方法です。 Notionには、ユーザを追加させる方法が2つあり、下記に示します。

• ユーザセルフ

• 招待制

管理者観点からいうとユーザセルフに実施する方法を選びたいところですが、いくつかリスクがあるため招待制の採用をおすすめしています。

ユーザーセルフで参加する

利用方法：ドメインレベルで許可することで、ユーザセルフでの参加が可能となる。

新規ユーザが自発的にワークスペースに参加することができる。 しかし許可されたドメインはゲストユーザにすることはできない。自動でメンバ(請求対象)となる。 また、退職などでNotionのワークスペースから削除する際に、自動で復活してしまう可能性がある。

弊社で発生した事象ですが、結局解決まで至りませんでした。 Teamアカウントでは、ユーザの削除は管理者から実施することはできません。 そのため退職者などは都度アカウントの削除を退職者自身で実施してもらう必要があります。 このオペレーションを実施しないかぎりは、ユーザセルフ(ドメン許可)でユーザの自動復活を防ぐ術は無いとのことです。

ユーザには、ワークスペースのURLを案内し、各自登録処理を実施してもらうのみで完結します。

招待制を利用して参加する

利用方法：ドメインレベルでの許可を設定しない。

都度招待の必要がありますが、ワークスペースからのユーザを一度削除してしまえばユーザが復活することはないため、管理上も、請求上も正しい状態を保つことができます。