Notionで会議の無駄を省く！
効率化を図る5つの方法
2024年10月16日
会社の会議やミーティングにおいて「結論が見えない、無駄を感じる」と感じたことはありませんか。企業活動では会議やミーティングが不可欠ですが。しかし、いたずらに時間を浪費しているだけ、という非効率な会議も少なくないようです。
本記事では、会議の無駄を極力減らし、有意義な会議にする方法をご紹介します。加えて、会議におけるタスク管理やスケジュール管理に有用なNotionの機能やツールも解説しています。一元管理したい方はぜひご利用をご検討ください。
企業の中にはびこる会議の「無駄」が作られる原因
なかなか結論が出ない、何度も同じ内容を繰り返し話し合っている。みなさんにも心当たりがあるかもしれません。会議の無駄はなぜ作られるのか、その原因をみていきましょう。
会議の目的が曖昧
その会議で何を決定したいのか、どの問題をどのように解決したいのかなど、「会議の目的＝ゴール」が曖昧になっていると、一向に終わりが見えません。場合によっては会議をせず、メールやコミュニケーションツールで意見を集めれば十分なケースもあります。
具体的な会議内容がまとめられていない
解決したい問題が明確であっても、具体的に議論する内容が定まっていないと、会議の時間が長くなりがちです。問題点や改善点が事前にまとめられていないと、まずそれらを探し出すことから会議を始めることになります。そこからさまざまな意見が飛び交い、無駄な時間が膨らんでしまいかねません。
会議のメンバー構成が不適切
会議のメンバー構成も重要です。解決したい問題や取り組む議題に関係のないメンバーが多く参加すると、的外れな意見が出たり、議論の方向性が定まらなかったりして、もう一度会議が必要になる可能性もあります。
会議の時間が決められていない
時間を無制限にしていると、結論が先送りになりがちです。意見の数が多くなるほど結論をまとめにくくなります。加えて、時間が長引けば、参加者の集中力が下がり、会議の生産性や質の低下が懸念されます。
不要な資料が多い
ファクトデータやエビデンスとなるデータは、多角的な視点で考えるための参考資料は、会議内容の質を高めます。しかし、資料が多すぎると会議のなかでまとめきれず、効果的に扱うことができません。加えて、重要な資料の見極めが難しくなり、必要な情報を探し出すのにも時間がかかってしまいます。
無駄な会議にしないための5つのポイント
会議の無駄の原因が明らかになったところで、会議の無駄をなくすにはどのような対策が効果的なのでしょうか。ここでは会議の無駄をなくすためのポイントを解説していきます。
1.会議の目的（ゴール）をはっきりさせる
何を解決・改善したいのか、会議の目的を明確にし、参加予定のメンバーに対して、事前にシンプルな言葉で伝えておきましょう。すると、会議に参加するメンバー全員が、同じゴールに向かって話し合うことができ、議論が脇道に外れるのを防ぐことができます。
2.会議の時間を決めておく
会議の時間を決めておくと、全員が時間内に結論を出そうと意識するため、不要な意見が出にくくなり、重要なポイントに絞って議論することができます。高い集中力を維持しやすく、効果的なタスクも生まれやすいでしょう。場合によっては、時間の短い会議を複数回開くほうがよい場合もあります。
3. 時間内で扱える資料を厳選する
事前に資料を厳選しておけば、不要な資料の内容に時間をとられません。本当に重要な資料を集中して扱うことができ、質の高い議論や、効果の高いタスクを生み出しやすくなるでしょう。
4. 会議のファシリテーター（司会）を決める
会議の進行役であるファシリテーター（司会）を決めておけば、立場に関係なくスムーズに意見を出しやすく、議題を効率的に扱うことができます。意見が延々と交わされる事態を避けられ、会議の目的に合致した結論を出しやすくなるでしょう。
5. 会議のメンバーを厳選する
理想的な会議のメンバー数は4～9人と言われています。人数が少なすぎても多角的な意見が集まりにくい一方で、人数が多すぎると当事者意識が薄れ、発言をする時間が短くなります。奇数で会議に臨み多数決を行えるようにしておくのもよいでしょう。また会議では、意思決定や承認をする人、進行役、プレゼンテーションを行う人、見識のある人など、会議の目的に合った人をメンバーと招集するとよいでしょう。
会議やミーティングの効率化にぜひ使いたいNotion
Notionは、会議やミーティングを効率化させる豊富な機能が用意されています。タスク管理やスケジュール管理など、慣れない機能を使うことを億劫に思う人もいるかもしれませんが、Notion は、使い方が簡単でシンプルな操作で会議やミーティングにおけるタスク管理やスケジュール管理ができるので、一度使えばその利便性を実感できるでしょう。ここでは、効率的な会議やミーティングをするための便利なツールとして、Notion の機能をいくつかご紹介します。
会議管理／議事録管理テンプレート
Notion で利用できる会議管理／議事録管理テンプレートは、会議の記録を管理しやすくするために用意されているツールです。会議の準備、実施、タスク（決定事項）の実行など、それぞれの段階で必要な情報と記録を、横断的に確認できるスタイルになっています。
会議で扱われるデータ、会議の議事録・決定事項、タスク管理の内容を一目で把握、一元管理することができるので、会議そのものはもちろん、会議で決まった内容を効果的に社内に周知できるようになっています。
会議管理／議事録管理テンプレートは、サイドバー付きと、ワンページのいずれかを選べます。サイドバーはインデックスとしても機能するため、各要素へのアクセスがしやすいのが特徴です。また、議事録は事前準備やアジェンダ、決定事項、資料、議事などに分けて編集可能です。この編集は、複数人で共同して作成できるため、役割分担して行えば、会議終了と同時に、議事録を完成させることもできるでしょう。
加えて、スケジュール管理にも優れています。タスク（決定事項）に応じて、進捗状況や完了予定日、対応担当といった情報も確認できるので、タスク漏れを防ぎ、効果的なリソース配分が可能です。
・ノースサンド Notionテンプレートストア：
会議管理／議事録管理 https://store.biz-notion.northsand.co.jp/items/36970396
多彩なツール連携機能
Notionは、slackやboxといった、ビジネスでよく使われるツールとの連携もシームレスに行うことができます。ツールを一元管理できるNotionをプラットフォームとして利用すれば、複数のビジネスツールを使用している人も、業務の管理や連絡、アクションをスムーズに行えるでしょう。
また、Notionの利用を開始する以前のデータを、Googleドライブなどに保存している場合、データをNotionに連携させることで、新しく保存されたデータのURLがNotion上に表示され、認証されたユーザーがリアルタイムでデータ確認できます。
複数のビジネスツールをNotionで連携させ、業務を効率化する方法については、下記の記事で詳しく解説しています。
・業務はどう効率化される？ 複数のビジネスツール連携が可能なNotion
https://biz-notion.northsand.co.jp/blog-22
Notion AIの活用
会議中にわからないことをAIに聞いたり、あるテーマについてAIからのアイデアをもらったりすることができる「Notion AI」の活用も、会議やミーティングの効率化に役立ちます。
Notion AIは、コーディング不要で自然言語処理（NLP）や機械学習（ML）モデルを構築できるサービスです。そのため、人間が手作業でパターンを見つけるのが難しい作業を、効率的に代替してくれます。音声やテキストのどちらでも利用できるほか、自動補完機能や自動修正機能により、入力ミスやスペルミスを防ぐことも可能です。
また、会議中に情報を確認したい、追加の情報が欲しい、得た情報を有効的に活用するアイデアが欲しいときにNotion AIを利用すれば、会議を効率的に進められるので、有用性の高いタスクを作り出すことができるでしょう。
・【Notion AI徹底解説】業務の生産性を上げる？企業のユースケースや活用方法を10個ご紹介！
Notionの企業導入なら、知見が豊富なノースサンド
ノースサンドでは、100社を超える企業へNotionの導入支援を行っています。Notionの導入に関するスキルや経験を豊富に蓄積しており、Notion の活用法も幅広くカバーしています。会議やミーティングの無駄を感じているのであれば、ぜひNotionの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
タスク管理やプロジェクト管理など、Notion を活用する企業が増えています。Notion の活用支援として、ノースサンドでは次のようなサービスを提供しています。
社内に浸透していくためのトレーニングを提供
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会議の無駄をなくし、効率的に会議を行いたい企業は、ぜひお気軽にお問い合わせください。Notionを活用した提案、導入・構築、使用方法はもちろんのこと、Notion AIの効率的な活用方法まで、丁寧にサポートいたします。