Notionで業務を可視化すると働き方はどうなる？仕組み化のコツ
業務を可視化することでコミュニケーションコストが下がり、仕事の品質が上がる
生産性の向上は、組織運営にとって重要な課題の1つです。実現するには業務の可視化が不可欠となります。 なぜなら個々人のタスクを可視化することによって、作業の進行状況や問題点、無駄なプロセスを明確にでき、より良い仕事環境を作り出せるからです。
Notionを活用すれば、これまで以上に業務の見える化を進めることができます。 例えば、業務の進行状況をリアルタイムで把握でき、さらにタスク管理・プロジェクト管理、ドキュメンテーションなど、多くの場面での活用を期待できます。
もしも問題があった場合には、日々のタスク管理状況をもとに、即座にPDCAをまわすことも可能です。
業務の効率化と生産性向上を同時に叶えることができるのです。
業務プロセスをあぶり出すと、潜んでいた問題点があらわに
業務にはさまざまなタスクが入り組んでいて、属人化しているケースが往々にあります。
加えて、1人で完遂することもあれば、複数人で協力して進めていく場合もあり、一言で「タスク」といっても、各段階で作業は細分化されています。複雑な工程が入り交じることでプロジェクトは成り立っていますが、管理者側が全体像を把握することはカロリーが高く、容易ではありません。
業務を可視化する第一歩目は、仕組みを作って業務プロセス全体を視覚的に「見える化」することです。
それぞれが取り組んでいる内容を把握することによって、管理者側が業務全体のプロセスを認知することができ、問題や課題に直面した際に対処しやすくなります。
全体を見える化すれば、問題点を把握しやすくなります。あとは改善をするだけです。
作業者と管理者
チームのメンバーが「いつ」「誰が」「なんのタスクをこなしているか」を不透明にしている場合、管理者は、いちいちタスクの進行状況を尋ねる必要があります。タスクの属人化は組織内でよく上がる課題なのではないでしょうか。
しかし、Notionを使えば、タスクの管理状況や進捗具合を俯瞰で見ることができ、コミュニケーションコストを下げつつ、仕事の質を上げることができます。
作業者側としても、1つのタスクが終わったら、管理者にその都度、チャットツールや口頭で完了した旨を伝えるはずです。しかし業務の見える化をすることで、無駄なコミュニケーションを減らすことができ、作業の集中を推し進めることが可能となります。
Notionで業務を可視化するメリット
意思決定の速度向上
Notionを使用すると、業務の進行状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定が可能になります。
業務フローの最適化
全体の業務フローが見える化されることで、各部門やチーム間での調整が容易になり、業務全体の最適化を図ることができます。
リソースの効率的な配分
タスクの優先度や進行状況を明確にすることで、必要なリソースを効率的に割り当てることが可能になります。
働き方改革の推進
個々のタスクが全体の業務フローの中でどのような位置づけにあるかを理解しやすくなるため、より効率的な働き方へとシフトすることが可能になります。
Notionでの業務可視化・改革の5ステップ
目標設定
チームや企業の改革目標を明確にします。目標は具体的で達成可能なものを設定し、Notionに記録します。
データ収集
業務プロセスやタスクの詳細な情報を収集し、データベースに入力します。業務の現状が把握がスムーズになります。
可視化
収集したデータをボードビューやリンクドビューを活用して視覚化します。タスクの進行状況や問題点が浮き彫りになります。
分析と改善
可視化したデータを基に、業務の問題点や無駄を分析し、改善策を検討します。改善策はNotionに記載し、実行と結果を追跡します。
反省と評価
定期的に改革の進行状況を反省し、結果を評価します。内容をもとに、次の改革目標を設定します。プロセスをNotion上で記録し、メンバーに共有します。
具体的な手段
ボードビュー
タスクの進捗状況を視覚的に追跡できます。 それぞれのカードは1つのタスクを表し、ボードの列はタスクの進行状況を表します。
例えば「未開始」「進行中」「完了」といったタグをつけることで、ぱっと見るだけで全体の進捗状況を把握することが実現可能に。
テンプレート
タスクやプロジェクトのテンプレートを作成して再利用することができます。 同じようなタスクやプロジェクトが繰り返される場合でも、1から作成する手間を省き、業務の効率化を図ることが叶います。
リンクドビュー
タスクやプロジェクトの情報を一元管理し、情報に基づいて業務の分析やレポート作成が可能になります。 Notionには、リンクドビューという特徴的な機能が実装されており、同じデータベースを複数のページで何度でも表示、フィルタリング、並べ替えすることができます。 また、データベースのフィルター機能を利用すれば、特定の条件に合致する情報だけを抽出して表示することも。
いざ、働き方改革へ
業務の可視化は、働き方改革の推進に寄与します。Notionを利用することで、個々のタスクが全体の業務フローの中でどのような位置づけにあるのかを理解しやすくなります。よって、無駄な作業を排除し、より効率的な働き方へとシフトすることが可能となります。また、全体の業務フローが可視化されることで、業務全体の効率化を図ることが可能になります。
Notionを活用することで、働き方改革はさらに進化します。
業務の可視化により、個々のワーカーが自分の業務を客観的に把握することが可能になり、より効率的なタスク管理が可能になります。また、全体の業務フローを把握することで、最適化を図ることが可能になり、生産性の向上が実現できるのです。