業務効率化で属人化から省人化へ。これがNotion。
属人化の現状
現代のビジネスでは、「属人化」という問題がよく見受けられるようになりました。 この問題は、特定の個人に業務や知識が集中している状況を指します。属人化が進むと、メンバーの不在により仕事が止まってしまったり、本来不必要な工数が増加するなど多くの悪影響を与えます。
近年の少子高齢化加速により、2025年問題は多くの業界に多大な影響を与えることが想定されており、対応が急務となっています。 IT業界では、既存ITシステムの老朽化により、DX推進の妨げとなっています。これにより、世界市場でのデジタル競争で日本は大きく遅れをとっています。ブラックボックス化したレガシーシステムを新システムへ移行するプロジェクトは、現在多くの企業でおこなっていますが、仕様や要件の詳細は、当時の担当者の技術や知識に依存しているものが多く、対応は難航しています。
また、建設業界ではこの影響が顕著なものとなっています。 現在、作業者の高齢化が進む一方で、建設需要は拡大しています。 建設業界では、2025年には約90万人の労働人口が不足するとされており、確実に訪れるこの問題に対して、企業の括りをこえ業界全体で対応するという動きが見られます。
Notionは、このような属人化に対する解決策となり、業務効率化による省人化を実現することが可能です。
Notionによる省人化の成功事例
Notionは業務効率化を実現できる強力なツールです。
ある企業では、Notionを活用してプロジェクト管理を一元化することで、誰でも必要な情報にアクセスできる環境を作り上げました。これにより、特定のメンバーが不在でも業務が進行し、属人化が大幅に改善されました。 Notionには、データベースという強力な機能があります。この機能を活用することで各種情報を一元管理し、必要なメンバー全員が迅速にアクセスする環境を構築できます。これにより、情報の共有がスムーズになり、業務の進行がスピーディーになります。
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Notionユーザーの皆さまによる活用事例
先述のIT業界や建設業界が目指す属人化解消も、Notionは力強いパートナーになります。
担当者に依存する知識や技術をNotion上に蓄積することで、プロジェクトメンバーはいつでもほしい情報を参照できます。 また、Notion上で管理するだけでなく、さまざまなツールのハブとすることで情報を集約させる方法もあり、一元管理を実現するアプローチは多岐にわたります。
続いては、属人化解消の具体的な方法をお伝えします。
Notionの具体的な業務効率化方法
Notionを使った業務効率化の一つの方法は、「データベース」の作成です。先述の通り、Notionにおいてこの機能は特筆すべき機能であり、大きな魅力の一つです。
ある要素にフォーカスしたデータベースを作成し、その要素に基づいたナレッジを各メンバーに記入してもらうことで、その要素に関する情報が何か欲しいというような漠然とした状態でもデータベースを参照することで、すぐに情報を見つけることができます。
これにより、従来おこなっていた情報を持つ担当者の捜索や、そもそもどこを参照するのかわからないといった状況を回避することが可能になります。
属人化解消をNotionで図るワケ
属人化解消にあたり、Notion以外のツールではダメなのか。といった疑問も上がってくると思います。もちろん他ツールでも解決を図ることは不可能ではありませんが、Notionが持つ2つの「強み」は、属人化解消を実現する大きな武器になります。
リアルタイム更新
1つ目はリアルタイム更新です。Notionの特徴の一つで、同じページを不特定多数が同時に編集できます。この機能により、誰かの更新が終わるまで待つ必要がなくなります。リアルタイム更新のため常に最新版となっているので、多くの更新断面が生まれ、どれが最新版かわからなくなるといったこともありません。常に最新版になるということに懸念を抱く方もいると思いますが、ページの更新断面はバックアップが取られているので、いつでも任意の断面に復元できます。 また、不特定多数更新による、予期せぬヒューマンエラーに対しても、Notionには権限機能が存在するため、更新できるメンバーを管理者のみに絞るといった防止策も備えています。
▼権限に関する記事はこちら
Notion権限の考え方とは？
「リレーション」と「ロールアップ」
2つ目が「リレーション」と「ロールアップ」です。 この2つはどちらもデータベース内の機能であり、Notionが持つ最大の強みです。こちらの機能を使うことで、複数のデータベースに関連性を持たせることができます。言い換えれば、「データベース同士のひもづけ機能」です。 日々の業務では、一つの要素の情報だけわかればいいということは滅多にありません。そのため、データベースを作成する際は複数作成することがほとんどです。 「リレーション」「ロールアップ」でデータベース同士をひもづけることで、一つのデータベースを更新することで、ひもづけられたデータベースも同時に更新されます。
データベースのひもづけ数には制限はないため、任意のデータベースをひもづけることができます。
もちろん、その分データベースは複雑になっていくため、使用にあたる運用面の整備も必須です。
以上がNotion活用における、属人化解消のアプローチの一例です。
いかがだったでしょうか？
この記事を通して、Notionを使えば属人化が解消できるのかも？とワクワク感を持っていただければ幸いです。
▼データベースに関する解説動画はこちら
今回は属人化というテーマで、データベースにフォーカスした記事となっておりますが、他にもNotionに関する情報を多く発信していますので、併せてご覧ください。