#029 コンテンツを共有しよう
前回は、Notionで作業を始めやすくするテンプレート機能を見ましたね。
今回は、作ったページを特定の人に共有する方法を確認します。
「リンクを送るだけでいいの？」「相手にどこまで見えるの？」と不安になることもありますよね。
大丈夫です。先に相手の権限を決めてからリンクを送れば、安心して共有できます！
今日は、1人を招待して、ページを見てもらえる状態にするところまでできればOKです。
1. 共有するページを確認する
ここでやること：相手に見せるページを確認します。
Notionの共有は、ページごとに設定します。
まずは、共有したいページを1枚開きましょう！
共有したページの中に子ページがあると、その子ページも相手から見える場合があります。
共有する前に、ページの中や子ページに、見せたくない情報がないか確認しておくと安心です。
2. 相手をページに招待する
ここでやること：メールアドレスを使って、相手をページに招待します。
共有したいページを開きます
画面右上の 「共有」 をクリックします
ユーザーやメールアドレスを追加する欄をクリックします
共有したい相手のメールアドレスを入力します
相手に渡す権限を選びます
「共有」 をクリックします
招待が完了すると、相手にメールが届きます。
ワークスペースの外にいる人は、**ゲスト（招待したページだけに参加する人）**として追加されます。
相手がページを開くには、Notionアカウントが必要です。
アカウントを持っていない場合は、届いた案内に沿って無料で作成できます。
会社やチームの設定によっては、ゲストの招待に管理者の承認が必要な場合があります。すぐに招待が完了しなくても、画面の案内を確認すれば大丈夫です。
3. 相手に合った権限を選ぶ
権限は、「相手に何をしてほしいか」で選びます。
最初からすべて覚える必要はありません。
フルアクセス権限：編集に加えて、共有設定も変更できる
編集権限：ページの内容を変更できる
コメント権限：ページを見て、コメントを付けられる
読み取り権限：ページを見るだけ
「まずは見てもらうだけ」であれば、閲覧のみを選べばOKです。
あとから変更できるので、迷ったときは権限を小さくして始めましょう。
「見る」「コメントする」「編集する」のどこまで許可するかを目印にしてください。
4. ページのリンクを送る
ここでやること：招待した相手に、開いてほしいページのリンクを送ります。
もう一度、画面右上の 「共有」 をクリックします
相手の名前と権限が表示されていることを確認します
「リンクをコピー」 をクリックします
コピーしたリンクを、メールやチャットで相手に送ります
リンクをコピーしただけでは、閲覧権限は付きません。 先に相手を招待してから、リンクを送りましょう。
招待した相手なら、届いたメールから開いても、送ったリンクから開いても大丈夫です。
なお、Web公開は別の共有方法です。
Web公開を使うと、招待していない人もページを見られる場合があります。今回は使わず、メールアドレスで招待する方法だけ覚えれば十分です。
5. 権限を変更・解除する
共有したあとでも、相手の権限は変更できます。
共有したページを開きます
画面右上の 「共有」 をクリックします
相手の名前の右側にある権限をクリックします
新しい権限を選びます
共有をやめたい場合は、同じメニューから 「削除」 を選びます。
そのページは、相手から見えなくなります。
つまずきポイント
リンクを送ったのに、相手がページを開けない
→ 相手のメールアドレスを招待できているか、共有メニューで確認します。
招待メールが届かない
→ 入力したメールアドレスと、迷惑メールフォルダを確認してもらいましょう。
相手を招待できない
→ ワークスペースの設定で、管理者の承認が必要な場合があります。画面に表示された案内を確認します。
見せる予定のない子ページも見えている
→ 子ページの共有設定を見直すか、共有用ページの外へ移動します。
まとめ
今回は、Notionのページを特定の人に共有する方法を確認しました。
困ったら、次の3つだけ覚えておけば大丈夫です。
相手を招待する：画面右上の「共有」からメールアドレスを入力する
権限を選ぶ：迷ったら「閲覧のみ」から始める
リンクを送る：招待を確認してから「リンクをコピー」する
ここまでできたら、ページの共有はばっちりです！