それ、Notion で

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6-12. Notionでのタスク管理

ns lab

NotionはチェックリストのようなTodo管理であったり、
Trelloのような カンバン機能も備えているためタスク管理もこなすことができます。

ベースになるのはデータベース機能です。
できればタスク管理はデータベース機能を利用してください。

データベースを利用すると、Notion上の表現の BoardというTrelloライクな カンバンにも切り替える事ができるため、汎用性がとても高いです。
現時点では、ガントチャート機能はありませんが、近々実装予定とのことでぜひともテーブルでの利用が推奨です。
→ガントチャート機能が実装されました。
　活用事例はこちら 【WBS】Notionでプロジェクト管理したい方は絶対に観てください👨🏻‍💻【動画】

簡素なチェックリストでも可能ですが、
定常的にタスクを管理してPDCAを回すと考えるとデータベースに圧倒的優位性があります。

下記のようなチェックリスト形式のものは単発のtodoや、
タスクに対する子タスク(データベースの１データのページ編集)としての管理で利用すべきでしょう。

上記のタスクは、他のボードから引用することができないため、このページへ見に行き、更新する必要がでてきます。

すべてのタスクがここでハンドリング仕切るのも難しいです。
これでは、タスク管理のサイクルが回りません。複数人での運用はすぐに破綻するでしょう。

データベースを起点にしたタスク管理をご紹介する上で、
いくつかの利用例を含めたサンプルは下記のテンプレートにも配置しています。

👉 タスク管理テンプレート

タスク管理については動画でも解説しています。テンプレート配布もありますので、ぜひご覧ください。

【Notionテンプレ配布】10分でタスク管理シート作ってみた。

タスク管理用のデータベースを作成

テーブルをベースにしたタスク管理

下記が一番ベースとなるテーブルです。

なお、作成した各ページのタスクは、自身のダッシュボードを作成し、
リンクドデータベース機能で、一元管理を実施しましょう。

NotionとTrelloを併用する方法もある

しかしながら、筆者は定常的に利用するタスク管理は、Notionでは行わず Trelloと併用しています。
下記が大きな要因です。

  1. Notionが開くのが遅い
    ここがすべてです。その間に書くことを忘却してしまいます。
    タスク追加のショートカットを作る術もありません。

  2. カード追加が煩雑
    Notionを開いたときにタスクのボードじゃないので、その時点で追加ができない。
    ショートカットで即時で目的のボードにたどりついてくれないと、その間にタスクを忘れてしまう。
    URLスキームを利用した起動方法もありますが、この方法はロード時間が長いため、1点目の問題に衝突します。

  3. モバイルでのKanbanの挙動が苦手
    1,2に関連しますが、重いかつ、利便性が低いです。
    モバイル利用の際にリストとリストの間で止めることができてしまう点なども苦手です。
    (本来はリストを中心に画面をスライドしてほしい)

  4. Trelloのショートカットが利用できない
    cでのカードのアーカイブや、Spaceでのユーザのアサインよく使うので、利用面の問題です。
    またTrelloは検索性がとても高いです。

  5. タスクを一元的に俯瞰するダッシュボードが存在しない
    どこに自身のタスクがあったかの視認性が悪いです。メンテするのも比較的煩雑です。
    管理するための管理工数という本末転倒な工数です。

  6. 通知が雑
    リマインダーはページの全員に送られます。
    また、コメントとリマインドが同じように表現されるため、タスクの管理性が悪いです。
    すべてのタスクをNotionで管理したときにとてもわかりづらいです。

筆者の処理能力では Kanban の数は 2〜3でないと機能しないです。
できれば一つがいいです。

それ以上はカンバンの本質を見失い、カードの滞留やログを適切に管理できない状況が多発します。

Notionでは、メンバーやプロジェクトによって無作為にタスク管理ボードが作られる可能性もあり、
それらを監視する必要もあります。

Notionへの改善としては、タスクが分離して俯瞰できるダッシュボードができ、
それがサクサクと動き、通知がリッチに改善されれば、Notionに移行できるという判断です。

ただし、上記はタスク管理を 数秒単位 のスピード感で利用したい場合の話です。

一時間に数回程度の移動や、カード更新、などであれば、Notionでタスク管理するほうが楽だと感じています。

実際に、最初に提示した タスク管理 のサンプルを見てわかると思いますが、
ここまでの表現を一度にできる高機能さを提供してくれるツールはなかなか見つかりません。

データベースでの様々なタスクの表現方法

Notionのデータベースでは、下記のようなタスクの表現方法が可能です。

  • テーブルビューはToDoアプリのようにタスク管理できる

  • テーブルビュー & 曜日で今週の予定をベースに管理できる

  • カレンダー表示をベースにタスク管理をする

  • カンバン形式でTrelloのようにタスク管理する

  • ガントビューはガントチャート風に管理できる

テーブルビューはToDoアプリのようにタスク管理できる

ToDoアプリのようなタスク管理を実現できるビューです。

ベースはテーブルを利用しており、それぞれの条件に応じてフィルターを利用しています。
ステータスをマルチセレクトにしていますが、このパターンであれば、チェックリストを利用した方が利便性が高く、完了も実施しやすいです。

テーブルビュー & 曜日で今週の予定をベースに管理できる

今週の予定をベースにいつ何をやるのかを管理する方式のビューです。

期限の日付から自動的に曜日を振り分けてくれます。 現在日時から常に今週の予定を表示しています。

カレンダー表示をベースにタスク管理をする

カレンダーをベースに表示も可能です。
それぞれのタスクをドラッグアンドドロップして移動することができるため日付の調整が実施しやすいです。

期限を特定日ではなくて期間で指定もできます。

カンバン形式でTrelloのようにタスク管理する

Trello のようなカンバンベースのビューです。

イメージ図では、タスクのステータスをベースにリストを表示していますが、これをデータベースのプロパティごとでの表示も可能です。
サンプルでは、優先度別や、担当者別のカンバンも表示しています。

リストを切り替えて様々な角度から見ることができるのは、とても素晴らしいです。

ガントビューはガントチャート風に管理できる

ガントチャート風のタイムラインも表示出来るようになるとNotionは発表しています。

この機能が提供されると、Notionでのタスク管理の優位性はもっとあがるでしょう。

まとめ

いくつかのサンプルを記載してきましたが、特筆して素晴らしい点は、
すべてが同期的に動作し、一つのページに表示することができるという点です。

同期的に動作とは、それぞれのビューのデータを更新するとすべてのビューの情報が更新されるという意味です。

今回の例ではそれぞれを別ページに記載しておりますが、すべての情報(ビュー)を一つのページに表示する事も可能です。

それぞれのタスクは各ビューを跨いでドラッグアンドドロップに対応しているため、
テーブルビューで日付の調整が手間な時用にカレンダービューを同時に表示しておくことで、簡単に日付調整が可能なページを作る事も可能です。

創意工夫でとても便利なタスク管理データベースを構築できるでしょう。

全員がNotion でのタスク管理の意図を把握し、全員で動作したとき、類似するタスク管理ツール相当のワークフローを構築できるはずです。

【チュートリアル】Notionでチームのタスクを徹底管理。【管理者必見】

番外編

オリジナルメモboxを作ろう でも解説しましたが、タスク管理がメインの場合は初期ページをタスク管理用のデータベースに向けてしまうのもアリです。
ここはNotionのベースの使い方に依存する箇所です。