6-18. フロー型の情報を管理する

NotionではWikiのような構造化がメインの管理手法となるため、フロー型の情報は一見管理しづらいです。

たとえば、Wikiの深い位置にある情報を更新したとしても、変更を通知する以外には変更を気付くことが出来ません。Slackのようなチャットツールで、「ここを更新しました」の様な報告が必要です。

これらは、世の中に定着しているタイムライン型の情報管理ツールとは管理手法が違います。 Wikiの構造化は少数のユーザであれば情報が整頓され、情報設計が正しければ新規ユーザでも情報の歩き方が自然にわかります。

しかし、情報の位置がわかっている人たちでは管理がしやすいですが、人数が増えてくるとあまり情報がスケールしづらい管理手法です。

そんなときにはデータベースの機能を軸としてフロー型の情報、タイムラインの様な管理も有効です。 ベースは オリジナルメモboxを作ろう と同様です。

フロー型データベース

フロー型データベースの作成手順をご紹介します。

1) データベースを作成する

データベースはリンクドデータベースとして、すべての情報をまとめてフィルターすることも有効でしょう。しかし管理の難易度がぐっとあがるので、まずは通常のデータベースでよいです。

2) プロパティを調整する

Name はタイトルとし、Tags は タグとして利用します。Filesは無くても問題ありません。PowerPointなどの情報を必ず貼り付けるデータベースで有れば利用します。ADVANCED のプロパティである、 Created By や、 Last Edited Time などを追加します。

3) ビューとフィルター、ソートを設定する

コンテンツの見やすさ重視で、ギャラリーとする、もしくは俯瞰性を重視してリストを利用するなどが良いでしょう。

次にソートをそれぞれ設定します。ここではタイムラインの様な時系列を管理するため更新した情報を上に持ってくる必要があります。よって、更新日を基準に降順で設定します。

フィルターは、リンクドデータベースなどを利用している際には設定しましょう。

4) ルール付けと告知

これで利用するための設定はほぼ完了です。あとは、ルール付けと告知等です。

まずは投稿者のプライベートページで作成し、ドラッグアンドドロップで今回作成したデータベースへ入れることで投稿とする、であったり直接編集可能としたりルールを付けて周知しましょう。

また、既に作成済みのページへの Linkを投稿することでも情報は活性化します。

そして頻繁に投稿する場合には、今回作成したデータベースのリンクドデータベースを自身の作業ページに配置することも有用です。

細かなタグなどはフィルターする事によってリンクドデータベース経由で投稿することで自動で付与できるためです。また自身がよく使うページの近くに投稿の口が出来るので投稿もとてもしやすくなります。

こちらは筆者の環境で利用している一例です。ストリームほどの情報は管理できませんが、一定のフロー型情報は管理も可能なので、是非有効活用していきましょう。

【ビジネス教養】フローとストック正しく理解できてますか？【Notion】