6-19. 複数ワークスペース運用
2020/08/19 に別メールアドレスでのログインが可能となっため、本章は旧方式での運用方法となります。
Notion での生活スタイル普通になってくると往々にしてワークスペースが増えます。
また、NotionはTeamプランだとワークスペースごとに課金されますが、Enterpriseプランだとワークスペースを無制限に作ることができるため、ワークスペースは増えがちです。
上記の場合には該当しませんが、複数ワークスペース運用の際に問題になるのは下記の点です。
複数ワークスペースをアカウントを分けてログイン出来ない。
仕事とプライベート、ワークスペースを別にして利用することもあると思います。そんな時にはもちろんメールアドレスは分かれると思います。
しかし、Notionは複数ワークスペースを別アカント(別のメールアドレス)で同時ログインする事が出来ません。セッションを共有せずに、管理する方法をとるしかありません。（Slackなら普通に出来る話です） そういった場合での複数ワークスペースの運用方法をご説明します。
まず、複数ワークスペースには前提として下記の制約があります。
- 同一アカウント(同一メールアドレス) でないとアプリ内で切り替えられない
- 複数ワークスペースでの、Quick Find が出来ない
多く問題になるのは、１点目です。２点目は留意すれば大きな問題にはならないでしょう。 １点目の方法を回避するにはいくつか方法があります。
ブラウザとアプリ版を併用する
常用は使いづらいです。Web Clipも使いづらくなりますし、Notionのリンクが共有されてきたときに不都合が生じます。
ブラウザのプライベートウィンドウを利用する
毎度ログインの必要があり、手間です。何よりモバイルでは出来ません。
ブラウザのプロファイル切替を利用する
1,2よりもましですが、モバイルで出来ません。また、デスクトップであればショートカットが多く使えますが、ブラウザはそういった点に不都合があります。
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セッションを分けて管理出来るアプリケーションを利用する手段です。メモリも多く消費しますし、Notionのためにここまでやりたくはないです。
それぞれのワークスペースにメンバーとして追加する
お金が多くかかります。例えばプライベートワークスペースを PersonalからTeamへアップグレードし、+1 ユーザ分の課金が必要です。 月あたり $11 の追加コストとなります。
いくつか方法はありますが、どれも運用には耐えがたいです。
こんな時には、ゲストユーザ機能を利用しましょう。一番実現したいイメージに近く無駄な出費にもなりません。
基本的には会社のアカウントをメインとして、個人のワークスペースに、会社のアカウントをゲストユーザで追加する管理方法です。
ワークスペースのポリシー次第ですが、個人ワークスペースをメインとして、逆の運用も可能です。常用するほうをメインとしてください。
操作には個人のワークスペース内のページごとに権限を付与する必要があるため少し手間ですが、個人ワークスペースはサイドバーをハンドリングしやすいのでそんなに定常的に起こりうる作業ではないです。
この方式を利用することで、アカウントが違えども、ワークスペースを跨ぎつつ別のワークスペースも編集が可能となります。
しかしながら、ゲストアカウントではプラベートページを新規作成できないなどの不都合もある点に注意しましょう。トップレベルページを跨いだページのドラッグアンドドロップの移動も出来ない点に注意が必要です。
ワークスペースの移行
複数ワークスペースを運用する際に、既存のワークスペースから、他ワークスペースの移行することもあると思いますので移行に際しても触れておきます。
移行は下記手順で容易に可能です。前提としてワークスペースまたぎの移動を許可されていないと実施出来ない点にご注意ください。詳細は ワークスペース設定とルール でも記載しています。
手順
- 移行元、移行先の双方のワークスペースに参加する
- 移行元ページを選択し、move to を実行し、移行先を選び実行
- 完了
コピーでも移行は可能ですが、履歴が消える点と、ブロック数が多いページは複製出来ない点に注意が必要です。
