9-4. グループ作成

以前の 権限の考え方 にてグループの説明は実施させて頂きました。 では実際に利用を始める上でグループはどのようなルールを敷くべきかご説明していきます。

グループ機能を利用するかどうか

グループ機能は、管理者が編集を行う必要があるためメンバーの入れ替わりが多いチームでは管理が煩雑です。

実際Notionでは、付与されているページ配下にコンテンツを作る事がほとんどのため、新たに権限を付与する機会は少なめです。 その手間に対して、グループを作る/管理する コストが見合うのかを明確に考えてからグループ利用を開始しましょう。

例えば1つのワークスペースに 10人以下などの場合は必要ないでしょう。管理者の運用負荷の方が高いと思われます。

10人を超えているかつ、それぞれの部署が違う、プロジェクトが違う、など様々な目的の人たちが集まるワークスペースを運用する際にグループの利用を始めることが推奨です。

グループを作る際によくある作成例は以下の通りです。

• プロジェクトチーム
• 部署

グループのイメージ図

グループ機能の注意点

しかし、前述したとおり入れ替わりの多いチームでは管理が煩雑化し、都度申請などのフローを取っていたらより手間です。 また、グループは管理者のみ追加/削除を実施できると書きましたが、これには 1つ気にしなければならないポイントがあります。

Admin権限はグループに自分を参加させて自分に権限がないコンテンツを(実質的に)見る事ができる。

上記の注意点があるため本当に信頼しているメンバーのみにAdmin権限を渡すか、グループの運用は控えるようにしましょう。

なお閲覧された場合これを追う術は、ページの上部に表示されるログを見るしか方法がありません。これを気付くための方法も同様で、受動的に見る方法はありません。

直近の閲覧ユーザ。PCのみ閲覧が可能

監査ログなどは機能として提供されていないため、本当に必要な場合はNotionのチャットサポートから都度要求する必要があります。

グループ機能の操作手順

サイドバーから Settings & Members > Memebers > Groupsタブ から設定可能です。

日本語を利用したグループ名も可能です。Admin権限であれば、いつでも変更が可能です。

【入門編】Notionをチームで使う際に、気をつけて欲しいアレコレ。