9-7. 管理者にできること・できないこと

Written By ns lab

ワークスペースの管理者にできること、できないことを紹介します。

管理やセキュリティ設定において必要な内容となっています。

  • エンタープライズプランの管理者の種類

  • ドメイン管理

  • アクセス解析

  • 監査ログ

  • 外部公開ページの一覧チェック

  • ファイルアップロード一覧チェック

  • 外部共有時の通知

  • アカウント自体の削除

  • ワークスペース内ページの変更


▶ Notionのセキュリティについてはこちら　『Notionのセキュリティ対策』

 

エンタープライズプランの管理者の種類

エンタープライズプラン時の管理者は2種類です。

  • ワークスペースオーナー

  • メンバーシップ管理者

▼ワークスペースオーナー
名前の通り、ワークスペースのすべての権限を持っているのが「ワークスペースオーナー」です。
セキュリティ設定から、ワークスペース自体の削除の権限まで持っています。

複数人を設定できるため、万が一に備えて最低でも2人設定しておくのがおすすめです。

▼メンバーシップ管理者

ワークスペースへメンバーの追加・削除が可能な権限です。
ワークスペースオーナーのようにセキュリティ設定や、ワークスペースオーナー・メンバーシップ管理者の追加はできません。

管理者に設定されているワークスペース内のみでの限定された権限となります。

さらに詳しくはNotion公式サイトをご確認ください。
▶ https://www.notion.so/ja-jp/help/enterprise-admins

ドメイン管理

ドメイン検証

Notionのドメイン管理は、企業向けのエンタープライズプランに含まれる機能で、
メールアドレスのドメインをワークスペースに紐付けられます。

ドメインを検証することで、ワークスペースのオーナーはドメインの所有権を取得し、ワークスペースのセキュリティ設定を利用できます。

ドメイン検証にはDNSレコードの更新が必要であり、SAML SSOを設定したり、リンクプレビューを使用できます。

ワークスペースドメイン検証

検証済みドメインを使用して新しいワークスペースを作成できます。

エンタープライズプランのワークスペースオーナーは、検証済みドメインを使っている単一メンバー用ワークスペースの所有権を、他のメールアドレスに移管できます。

ドメイン管理を利用することで、請求が標準化され、ワークスペースのセキュリティを会社のポリシーに合わせて設定できます。
ただし、ドメインの所有権を申請した後は、取り消せないため、注意が必要です。

さらに詳しくはNotion公式サイトをご確認ください。
▶ドメイン管理 https://www.notion.so/ja-jp/help/domain-management


アクセス解析

Notionアナリティクスの閲覧数
 

Notionの機能でアナリティクス機能が実装されました！

  • ページ

  • ワークスペース（エンタープライズプランのみ）

それぞれでアクセス解析が表示できます。

▼ページアナリティクス

  • ページごとのユーザーの閲覧数、ユニーク観覧数

  • 最近の閲覧者、ページの作成者

  • ページ編集者のリストや最終編集日


▼ワークスペースアナリティクス

  • メンバーエンゲージメント

  • コンテンツの人気度分析

  • 人気検索キーワードの行動


ページアナリティクスを確認できるのは、ページのフルアクセス権限と編集権限の方のみ。

ワークスペースアナリティクスは、ワークスペースオーナーのみがすべてを閲覧でき、メンバーは「コンテンツ」タブのみが表示されます。
ワークスペースアナリティクス自体はオーナー向けの機能です。

 
 

監査ログ

Notionの監査ログを確認する
 

「いつ・誰が・何を」していたのかを数クリックで検索できる機能が監査ログです。
チームメンバーがどのようにNotionを運用しているのかが確認できる、管理者には必須の機能です。


詳しくは下記の記事をご覧ください。

▶ Notion新機能『監査ログ』とは？ - ノースサンド

 

外部公開ページの一覧チェック

外部に公開されているページの一覧を確認する事はできません。
ワークスペース単位で外部公開が許可されている場合は、管理者としてどの程度公開されているかすらわかりません。

 

ファイルアップロード一覧チェック

S3に外部アップロードされるため、一覧で削除等の実施がしたくなりますが、できません。
また、ファイルアップロードの制限もできません。

 

外部共有時の通知

ゲストユーザが追加された際など、管理者に通知が来てほしいところですが、そういった機能はありません。

 

アカウント自体の削除

ワークスペース内のメンバーを削除しても、ワークスペースから退出するのみで、アカウントの削除は実施できません。

アカウントの削除を行う場合は、アカウントの持ち主ご自身で消してもらう必要があります。
設定によってはメンバーの自動復活が発生してしまうため注意が必要です。

 

ワークスペース内ページの変更

管理者であってもアクセス件がないページの変更等は現時点で一切できません。 離任した人が作ったSharedページをどうしようもなくなった残念な事例を紹介します。

  1. Aさんがページを作る
  2. BさんにCan ReadでShareする
  3. Aさん退職する
  4. Bさん、ページ編集できない（Copy Linkしかメニュー出ない
  5. Bさん、Sharedページのトップを手動コピペして新しいページ作る
 

Notionは管理者向けでは、出来ないことが多いです。Notion側も今後会社利用を促進するために重要な機能であると認識しています。

しかしながら、Notionの利用はユーザにもある程度の制約というルールを設ける必要があります。

性善説の運用にはなりますが、現状のNotionではそういったところが妥協点となるでしょう。

 

Notionのセキュリティ設定や注意点を徹底解説。

 
 
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