プロジェクト管理で大切なこととは？

～失敗しないためのポイントと効果的なツール紹介～

2023年8月1日（2024年8月15日更新）

1つのプロジェクトを動かす際に、スケジュール、チームメンバーの選出、必要な作業内容の洗い出し・期限設定など、さまざまな情報を管理する必要があります。本記事では、プロジェクト管理の重要性から始め、その基本的な定義と目的、成功に導くためのプロジェクト管理のポイントや一般的な管理手法についてみていきます。さらに、プロジェクト管理に役立つツールを紹介し、プロジェクトマネージャーにとって参考になる情報を提供します。

プロジェクト管理とは？プロジェクト管理の重要性を認識する

プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画・組織・監視し、目標達成に向けて効果的に活動する工程です。プロジェクトの円滑な進行や成功のためには「プロジェクト管理」が非常に重要です。

適切な管理により、次のことが可能になります。

目標の明確化
リソース（ヒト・モノ・カネ）の最適化
タスクの効率的な分配
スケジュールや期日の順守
リスク管理
コミュニケーションの円滑化

もしプロジェクト管理ができていない場合、プロジェクトの状況を的確に把握できていないため、予算超過や期日遅延などの深刻な問題が発生するリスクが高まります。

プロジェクトを成功させるには、プロジェクト管理の重要性を十分に認識し、適切な手法とツールを活用することが不可欠です。

プロジェクト管理の基本！重要なのは目的定義と目標設定

そして、プロジェクト管理を行う目的は、主に以下の４つが考えられます。

リソースの最適な利用
リスクの最小化
品質の向上など
期日内の成果物納品や目標の達成

プロジェクト管理は、タスク管理やスケジュールの策定、コミュニケーションの促進など、多岐にわたる活動が集約されています。プロジェクトの成功には、プロジェクトの明確な定義と目標設定が大事であり、そこにはチームの協力も必要となります。

前提として、プロジェクトは目的と正しい目標設定が適切に行われていないと、方向性を失いプロジェクトが進まなくなります。このプロジェクト管理の基本を理解し、適切な手法とツールを駆使することで、プロジェクトの成功率を高めることができます。

プロジェクト管理をしないとどうなるのか？

プロジェクト管理をしないと以下のようなデメリットが生じます状況に陥るケースが多くなります。

全体のタスク進行・進捗が分からない
コミュニケーション不全
リソースの無駄遣い
品質の低下

上記だけでも、プロジェクトが回らないことが容易に想像できると思いますが、詳細を見ていきましょう。こうした状況が続くとどうなってしまうのか、それぞれ詳しくみていきましょう。

■ 全体の進行・進捗が分からない

プロジェクト管理がなされていない場合、全体の進捗や目標に対する進行具合状況が把握できません。プロジェクトのステータスや課題の把握が困難になり、タスクの優先順位の判断も難しく、結果的にスケジュール全体が遅延することが考えられます懸念が生じます。

■ コミュニケーション不全

プロジェクト管理は、関係者との間でのコミュニケーションを円滑にする役割を果たします。管理体制が欠如すると、情報共有や意思疎通の問題ががうまくいかなくなり発生します。そして、異なる立場や部門間のコミュニケーションが不足すると、意見の対立や誤解が生じるリスクが高まります。

■ リソースの無駄遣い

プロジェクト管理は、リソース（ヒト・モノ・カネ）の効率的な割り当てや予算管理を行います。管理が行われない場合、リソースの浪費や無駄遣いが生じる可能性が高まります。プロジェクトの優先順位の見極めやスケジュールの調整が不十分なため、重要な仕事が滞り、結果的に予算超過や納期遅延のリスクが高まります。

■ 品質の低下

プロジェクト管理は、品質管理の側面もカバーしています。適切な管理が行われない場合、品質の低下が発生してしまう可能性があります。プロジェクトの目標や品質基準が明確でないまま進行することで、不備やミスが発生し、成果物の品質が低下する恐れがあります。

成功するプロジェクト管理のポイント

プロジェクトを成功に導くプロジェクト管理で、のポイントは上げればキリがありませんが、重要なのは下記の3つです。

明確な目標設定と共有
適切なリソースの割り当て
適切なコミュニケーション

ポイント【1】：明確な目標設定と共有

プロジェクトを成功させるためには、まずは「明確な目標設定」が必須です。

目標はプロジェクトの成功を測定するための基準となります。また、目標がチームメンバーときちんと共有できていれば、プロジェクトのチームメンバーは方向性を理解し、目標に向かって協力体制を構築することができます。目標は、プロジェクトの計画段階で明確に設定し、チームメンバーと共有することが重要です。

ポイント【2】：適切なリソースの割り当て

プロジェクトを成功させるためには、「適切なリソースの割り当て」が必要です。リソースには、人員、予算、時間、技術、ツールなどが含まれます。プロジェクトの成功には、それぞれのリソースが適切に割り当てられ、管理される必要があります。

また、リソースの変更や調整が必要な場合は、早期に対処することが重要です。

ポイント【3】：適切なコミュニケーション

プロジェクトの成功には、「適切なコミュニケーション」が欠かせません。

コミュニケーションは、プロジェクトのチームメンバーとの情報共有や意思疎通を図ります担います。プロジェクトの進捗状況、課題、問題点などを定期的に共有し、目標の達成に向けて適切なアクションをと取ることでプロジェクトの成功に繋がります。

プロジェクト管理は、多くの企業にとって非常に重要なものです。

プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの内容やタイプによって適切な手法を選択し、適切に実行することが必要です。この記事では、プロジェクト管理でよく使われるの主要な手法について改めて紹介します。

手法１：ウォーターフォールモデル

ウォーターフォールモデルは、プロジェクト管理でよく利用されています。

この手法では、プロジェクトは一連の段階に分けられ、それぞれの段階が完了するまで、次の段階に進むことはできません。この手法は、プロジェクトの進捗状況を正確に追跡できるため、大規模なプロジェクトに適しています。

手法２：アジャイル

アジャイル開発は、ウォーターフォールモデルに対する新しい手法の1つです。

この手法では、プロジェクトは短い期間で分割され、各期間の終了時に顧客からフィードバックを受け取ります。これにより、プロジェクトをより柔軟に変更できるため、顧客のニーズにより迅速に対応できます。

手法３：スクラム

スクラムは、アジャイル開発の1つのフレームワークです。

この手法では、プロジェクトは1つのチームによって管理され、短い期間で分割されます。各期間の終わりに、チームはプロジェクトの進捗状況をレビューし、次の期間に向けて改善点を見つける手法です。短期間で迅速にプロジェクトを実行するために最適と言われています。

手法４：リーンプロジェクト管理

リーンプロジェクト管理は、プロジェクトの品質を向上させるための手法です。

この手法では、プロジェクトに必要なタスクのみが実行され、無駄な作業は削減されます。プロジェクトがより迅速に実行され、品質が向上する管理方法です。

手法５：ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクト管理のためのグラフィカルな手法です。

この手法では、、プロジェクトのタスクが時間軸に沿って表示されることにより、プロジェクトの進捗状況を簡単に追跡できます。

視覚的にプロジェクトのスケジュールを管理したい場合におすすめです。

プロジェクトの内容によって最適な管理の手法を紹介

プロジェクト管理は、多くの企業にとって非常に重要なものです。

プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの内容やタイプによって適切な手法を選択し、適切に実行することが必要です。この記事では、プロジェクト管理でよく使われるの主要な手法について改めて紹介します。

手法１：ウォーターフォールモデル

ウォーターフォールモデルは、プロジェクト管理でよく利用されています。

この手法では、プロジェクトは一連の段階に分けられ、それぞれの段階が完了するまで、次の段階に進むことはできません。この手法は、プロジェクトの進捗状況を正確に追跡できるため、大規模なプロジェクトに適しています。

手法２：アジャイル

アジャイル開発は、ウォーターフォールモデルに対する新しい手法の1つです。

この手法では、プロジェクトは短い期間で分割され、各期間の終了時に顧客からフィードバックを受け取ります。これにより、プロジェクトをより柔軟に変更できるため、顧客のニーズにより迅速に対応できます。

手法３：スクラム

スクラムは、アジャイル開発の1つのフレームワークです。

この手法では、プロジェクトは1つのチームによって管理され、短い期間で分割されます。各期間の終わりに、チームはプロジェクトの進捗状況をレビューし、次の期間に向けて改善点を見つける手法です。短期間で迅速にプロジェクトを実行するために最適と言われています。

手法４：リーンプロジェクト管理

リーンプロジェクト管理は、プロジェクトの品質を向上させるための手法です。

この手法では、プロジェクトに必要なタスクのみが実行され、無駄な作業は削減されます。プロジェクトがより迅速に実行され、品質が向上する管理方法です。

手法５：ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクト管理のためのグラフィカルな手法です。

この手法では、、プロジェクトのタスクが時間軸に沿って表示されることにより、プロジェクトの進捗状況を簡単に追跡できます。

視覚的にプロジェクトのスケジュールを管理したい場合におすすめです。

プロジェクト管理に役立つ４つのツール紹介！

プロジェクト管理には、多くの作業やタスクを効率的に管理し、スムーズに進めていくことが必要です。そのためにこうした管理に、多くの企業やチームがプロジェクト管理ツールを導入しています。ここでは、プロジェクト管理に役立つ代表的なツール４つを紹介します。

ツール１：Jira

Atlassian社が提供するJiraは、多くの企業で利用されているプロジェクト管理ツールです。

タスクの管理や進捗状況の確認はもちろん、バグ管理やテスト管理など、様々なさまざまな機能を備えていますがあります。また、スクラムやカンバンなどのアジャイル開発にも対応しています。

ツール２：Backlog

Backlogは、日本のNulab社が提供するプロジェクト管理ツールです。

Jiraと同様に、タスク管理やバグ管理、進捗管理など、プロジェクト管理に必要な機能が揃っています。また、GitHubとの連携も可能で、開発者向けのツールとしても利用されています。

ツール３：Trello

Trelloは、カードを利用したタスク管理が特徴のプロジェクト管理ツールです。

カードには、タスクの内容や進捗状況、担当者などを記載でき、視覚的にタスク管理が可能です。また、カードを移動させることで、タスクの進捗状況を管理できます。

ツール４：Notion

Notionは、ノートやドキュメント、タスク管理、データベースなど、様々なさまざまな機能が1一つにまとめられたプロジェクト管理ツールです。

カスタマイズ性が高く、自分たちのプロジェクトに合わせて使い方を変えることができます。また、複数人での共同作業にも対応しています。

プロジェクトマネージャー向けに、容易に多様な見せ方ができるNotionがおススメ！

プロジェクトマネージャーにとって、Notionは「さまざまなニーズに合わせて多様な見せ方ができる」ため、おすすめのツールです。

情報の見せ方や置き方、導線設計なども工夫次第で目的・用途にあったものが作成できます。

例えば、

タスクの管理
進捗管理
ドキュメント管理
ナレッジベース
コミュニケーションツール

上に掲げたものこのすべてがでNotionではを利用できます。

Notionでどうプロジェクト管理できるのか興味ある方は、ぜひご覧ください！

例えば、WordやExcelで管理していたデータもNotionへ一元化して、プロジェクトに関する情報をすべて集約でき、Notion内でメンバーをメンションしてコミュニケーションをとることも可能です。

また、カスタマイズ性が高いため、チームのニーズに合わせて柔軟に対応できるのです。

さらに2023年2月に登場した「Notion AI」もプロジェクト管理に大いに貢献してくれるでしょう。Notion公式サイトからも次のようなこのようにアナウンスもされています。

＂AIでプロジェクト管理の未来をつくる

「情報のつながり」がプロジェクト管理の未来の鍵を握っています。「Notionプロジェクト」はプロジェクトツールと情報を一元的につなぎ、さらにAIと一体化することで、新しい時代を切り開いていきます。ワークフローの自動化、ワークスペース上の情報を活用した、より精度の高いAIアウトプットの提供など、かつてはサイロ化されていたものが、統合されてシームレスにつながり、さらにはプロジェクト管理をAIがアシストするようになりました。

情報の検索や共有にかけていた時間や、ツール切り替えの時間を削減するだけではありません。人々の働き方そのものを変える力があると確信しています。＂

引用：Notionプロジェクト：AI搭載の新機能でプロジェクトの着想から遂行まで管理

Notionや、Notion AIが気になる方はぜひ下記の記事も参考にしてみてください。