プロジェクト管理で大切なこととは？
～失敗しないためのポイントと効果的なツール紹介～
2023年8月1日
プロジェクト管理とは、「特定の目的に対し、全体的な管理を行う」ことを指します。
1つのプロジェクトを動かす際に、スケジュール、チームメンバーの選出、必要な作業内容の洗い出し・期限設定など、さまざまな情報を管理する必要があります。
本記事では、プロジェクト管理の重要性から始め、その基本的な定義と目的、プロジェクト管理を怠ると、どのような問題が生じるのかについても解説します。
そして、成功に導くためのプロジェクト管理のポイントや一般的な管理手法についておさらいします。ウォーターフォールモデル、アジャイル開発、スクラム、リーンプロジェクト管理、ガントチャートなど、それぞれの特徴と利点を解説していきます！
さらに、プロジェクト管理に役立つツールの一部として、Jira、Backlog、Trello、Notionについて紹介し、最後にNotionでのプロジェクト管理に役立つ機能についてもまとめています。
これからプロジェクトマネージャーになる方、すでにプロジェクトマネージャーで管理方法に悩んでいる方にとって参考になる内容です。ぜひ最後までご覧ください。
プロジェクト管理の重要性
プロジェクトの円滑な進行・成功のためには「プロジェクト管理」が非常に重要です。
適切な管理により、次のことが可能になります。
目標の明確化
リソース（ヒト・モノ・カネ）の最適化
タスクの効率的な分配
スケジュールや期日の順守
リスク管理
コミュニケーションの円滑化
もしプロジェクト管理ができていない場合、予算超過や期日遅延などの深刻な問題が発生する可能性が高くなります。
プロジェクトの成功には、プロジェクト管理の重要性を十分に認識し、適切な手法とツールを活用することが不可欠です。
プロジェクト管理の基本！定義と目的設定
プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画・組織・監視し、目標達成に向けて効果的に活動する工程です。
目的としては、主に４つあります。
リソースの最適な利用
リスクの最小化
品質の向上など
期日内の成果物納品や目標の達成
プロジェクト管理は、タスクの管理やスケジュールの策定、コミュニケーションの促進など、多岐にわたる活動が集約されています。
プロジェクトの成功には、明確な定義と目標設定が大事です。また、チームの協力も必要です。
プロジェクトは前提として、目的の定義と正しい目標の設定を行わないと、方向性を失いプロジェクトが進まなくなります。プロジェクト管理の基本を理解し、適切な手法とツールを駆使することで、プロジェクトの成功率を高めることができます。
プロジェクト管理をしないとどうなるのか？
プロジェクト管理をしないと以下のようなデメリットが生じます。
全体のタスク進行・進捗が分からない
コミュニケーション不全
リソースの無駄遣い
品質の低下
上記だけでも、プロジェクトが回らないことが容易に想像できると思いますが、詳細を見ていきましょう。
■ 全体の進行・進捗が分からない
プロジェクト管理がなされていない場合、全体の進捗や目標に対する進行具合が把握できません。
プロジェクトのステータスや課題の把握が困難になり、タスクの優先順位の判断も難しく結果的にスケジュール全体が遅延することが考えられます。
■ コミュニケーション不全
プロジェクト管理は、関係者間のコミュニケーションを円滑にする役割を果たします。
管理体制が欠如すると、情報共有や意思疎通の問題が発生します。異なる立場や部門間のコミュニケーションが不足すると、意見の対立や誤解が生じるリスクが高まります。
■ リソースの無駄遣い
プロジェクト管理は、リソース（ヒト・モノ・カネ）の効率的な割り当てや予算管理を行います。
管理が行われない場合、リソースの浪費や無駄遣いが生じる可能性が高まります。
プロジェクトの優先順位の見極めやスケジュールの調整が不十分なため、重要な仕事が滞り、結果的に予算超過や納期遅延のリスクが高まります。
■ 品質の低下
プロジェクト管理は品質管理の側面もカバーしています。
適切な管理が行われない場合、品質の低下が発生してしまう可能性があります。プロジェクトの目標や品質基準が明確でないまま進行することで、不備やミスが発生し、成果物の品質が低下する恐れがあります。
成功するプロジェクト管理のポイント
プロジェクト成功のポイントは上げればキリがありませんが、重要なのは下記の3つです。
明確な目標設定と共有
適切なリソースの割り当て
適切なコミュニケーション
ポイント1：明確な目標設定と共有
プロジェクトを成功させるためには、まずは「明確な目標設定」が必須です。
目標はプロジェクトの成功を測定するための基準となります。また、目標がチームメンバーときちんと共有できていれば、プロジェクトのチームメンバーは方向性を理解し、目標に向かって協力できます。
目標は、プロジェクトの計画段階で明確に設定し、チームメンバーと共有することが重要です。
ポイント2：適切なリソースの割り当て
プロジェクトを成功させるためには、「適切なリソースの割り当て」が必要です。
リソースには、人員、予算、時間、技術、ツールなどが含まれます。プロジェクトの成功には、それぞれのリソースが適切に割り当てられ、管理される必要があります。
また、リソースの変更や調整が必要な場合は、早期に対処することが重要です。
ポイント3：適切なコミュニケーション
プロジェクトの成功には、「適切なコミュニケーション」が欠かせません。
コミュニケーションは、プロジェクトのチームメンバーとの情報共有や意思疎通を担います。プロジェクトの進捗状況、課題、問題点などを定期的に共有し、適切なアクションを取ることでプロジェクトの成功に繋がります。
プロジェクト管理の手法紹介
プロジェクト管理は、多くの企業にとって非常に重要なものです。
プロジェクトを成功させるためには、適切な手法を選択し、適切に実行することが必要です。この記事では、プロジェクト管理の主要な手法について改めて紹介します。
手法１：ウォーターフォールモデル
ウォーターフォールモデルは、プロジェクト管理でよく利用されています。
この手法では、プロジェクトは一連の段階に分けられ、それぞれの段階が完了するまで、次の段階に進むことはできません。この手法は、プロジェクトの進捗状況を正確に追跡できるため、大規模なプロジェクトに適しています。
手法２：アジャイル
アジャイル開発は、ウォーターフォールモデルに対する新しい手法の1つです。
この手法では、プロジェクトは短い期間で分割され、各期間の終了時に顧客からフィードバックを受け取ります。これにより、プロジェクトをより柔軟に変更できるため、顧客のニーズにより迅速に対応できます。
手法３：スクラム
スクラムは、アジャイル開発の1つのフレームワークです。
この手法では、プロジェクトは1つのチームによって管理され、短い期間で分割されます。各期間の終わりに、チームはプロジェクトの進捗状況をレビューし、次の期間に向けて改善点を見つける手法です。短期間で迅速にプロジェクトを実行するために最適と言われています。
手法４：リーンプロジェクト管理
リーンプロジェクト管理は、プロジェクトの品質を向上させるための手法です。
この手法では、プロジェクトに必要なタスクのみが実行され、無駄な作業は削減されます。プロジェクトがより迅速に実行され、品質が向上する管理方法です。
手法５：ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクト管理のためのグラフィカルな手法です。
この手法では、プロジェクトのタスクが時間軸に沿って表示されることにより、プロジェクトの進捗状況を簡単に追跡できます。
視覚的にプロジェクトのスケジュールを管理したい場合におすすめです。
プロジェクト管理に役立つ４つのツール紹介！
プロジェクト管理には、多くの作業やタスクを効率的に管理し、スムーズに進めていくことが必要です。
そのために、多くの企業やチームがツールを導入しています。ここでは、プロジェクト管理に役立つ代表的なツール４つを紹介します。
ツール１：Jira
Atlassian社が提供するJiraは、多くの企業で利用されているプロジェクト管理ツールです。
タスクの管理や進捗状況の確認はもちろん、バグ管理やテスト管理など、様々な機能があります。また、スクラムやカンバンなどのアジャイル開発にも対応しています。
ツール２：Backlog
Backlogは、日本のNulab社が提供するプロジェクト管理ツールです。
Jiraと同様に、タスク管理やバグ管理、進捗管理など、プロジェクト管理に必要な機能が揃っています。また、GitHubとの連携も可能で、開発者向けのツールとしても利用されています。
ツール３：Trello
Trelloは、カードを利用したタスク管理が特徴のプロジェクト管理ツールです。
カードには、タスクの内容や進捗状況、担当者などを記載でき、視覚的にタスク管理が可能です。また、カードを移動させることで、タスクの進捗状況を管理できます。
ツール４：Notion
Notionは、ノートやドキュメント、タスク管理、データベースなど、様々な機能が一つにまとめられたプロジェクト管理ツールです。
カスタマイズ性が高く、自分たちのプロジェクトに合わせて使い方を変えることができます。また、複数人での共同作業にも対応しています。
プロジェクト管理にNotionがおススメ！
プロジェクトマネージャーにとって、Notionは「さまざまなニーズに合わせて多様な見せ方ができる」ため、おすすめのツールです。
情報の見せ方や置き方、導線設計なども工夫次第で目的・用途にあったものが作成できます！
例えば、
タスクの管理
進捗管理
ドキュメント管理
ナレッジベース
コミュニケーションツール
このすべてでNotionを利用できます。
WordやExcelで管理していたデータもNotionへ一元化して、プロジェクトに関する情報をすべて集約でき、Notion内でメンバーをメンションしてコミュニケーションをとることも可能。
また、カスタマイズ性が高いため、チームのニーズに合わせて柔軟に対応できるのです。
さらに2023年2月に登場した「Notion AI」もプロジェクト管理に大いに貢献してくれるでしょう。公式からもこのようにアナウンスされています。
＂AIでプロジェクト管理の未来をつくる
「情報のつながり」がプロジェクト管理の未来の鍵を握っています。「Notionプロジェクト」はプロジェクトツールと情報を一元的につなぎ、さらにAIと一体化することで、新しい時代を切り開いていきます。ワークフローの自動化、ワークスペース上の情報を活用した、より精度の高いAIアウトプットの提供など、かつてはサイロ化されていたものが、統合されてシームレスにつながり、さらにはプロジェクト管理をAIがアシストするようになりました。
情報の検索や共有にかけていた時間や、ツール切り替えの時間を削減するだけではありません。人々の働き方そのものを変える力があると確信しています。＂
Notionや、Notion AIが気になる方はぜひ下記の記事も参考にしてみてください。
関連リンク：
【Notion AI徹底解説】業務の生産性を上げる？活用方法・ユースケースを紹介
チームの情報共有で大切なこととは？
プロジェクトに適した管理方法とツールで成功へ導く
プロジェクト管理は、プロジェクトの成功に不可欠なものです。
目的や作業範囲を明確にした上で、適切な手法やツールを選択、チーム内のコミュニケーションを円滑にするなど、さまざまなポイントを意識しながら適切に行うことが重要です。
プロジェクトを動かしていくには、非常に多くのことを考えなければなりませんが、そこで使用するツールが複数あると、より管理が複雑になってしまいます。
Notionなどのツールを適切に活用することで、プロジェクト管理をより効率的に行い、プロジェクトを成功につなげましょう。
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