【Notion×プロジェクト管理】
ガントチャート（タイムラインビュー）を解説！
2023年10月25日
Notionでガントチャートができるらしいけど、どうやってやるの？
このようなご質問が多く寄せられています。
「ガントチャート」はプロジェクトでよく使用される作業・進捗の管理方法のひとつ。実は、Notionでもデータベースの「タイムラインビュー」を使用するとガントチャートで表現が可能です。
本記事では、「タイムラインビュー」の説明・設定方法や、そもそもガントチャートのはどのようなものなのかについてもご紹介します。
ガントチャートとは？
ガントチャートに必要な情報
サンプルデータを使ってガントチャートを作る
Notionのガントチャートをカスタマイズする
ガントチャートで親子タスクを使う
ガントチャート使用時の注意点
Notionでプロジェクト管理をしたいと考えている方、必見の内容となっています。ぜひ最後までご覧ください。
ガントチャートとはプロジェクトに必要な「作業・進捗管理表」
ガントチャートは、「いつまでに何をするのか」をグラフ化した表です。
予定した作業を時間軸に沿って表示、縦軸には作業内容、横軸には日数や週数などの期間を表します。
各作業に対してバーの長さがその作業にかかる時間。バーの開始日と終了日を示すことで、作業の進捗状況を管理します。
たとえば、サービスのアプリ作成のプロジェクトの場合、開発作業、設計作業、テスト作業などの工程があるとします。それぞれの作業に必要な期間や順番を考慮しガントチャートを作成、プロジェクト全体の進捗状況を管理します。
ガントチャートで管理するとスケジュールの遅れが発生した場合に、作業と日程が可視化されているため、問題点を把握・改善策の検討も効率的に行えるというメリットがあります。
▼プロジェクト管理（テンプレートの紹介）
【WBS】Notionでプロジェクト管理したい方は絶対に観てください👨🏻💻
Notionのガントチャート（タイムラインビュー）の使い方
Notionでのガントチャートは、データベース機能の「タイムラインビュー」から使えます。
Notionのデータベースとは、情報を収集、整理、管理するためのツールです。データベース内には、テキスト、画像、ファイルなどのさまざまな情報を格納できます。
Notionのデータベースの特徴を紹介します。
Notionでデータベースのガントチャートを利用するメリットは、別のビューに切り替えれば、表示が一瞬で変更できる点です。
プロジェクト全体の日程を確認したい場合はカレンダービューで表示、進捗状況やステータスを見たい場合はテーブルビュー（Excelのような表示）やボードビュー（Trelloのような表示）などを使えば、さらに管理しやすくなります。
▶ データベース機能についてはさらに詳しくはこちら
Notionのデータベース基本機能
Notionのデータベースを使いこなす！リレーションとロールアップ
ガントチャートに必要な情報
ガントチャートを作成するには、以下の情報が必要です。
タスク・作業を細分化、リスト化する
タスクの開始と終了の期間を設定する
タスクの依存関係を明確にする
進捗状況を定期的に更新する
ガントチャートは、プロジェクトマネジャーやチームメンバーがプロジェクトの進捗状況を追跡するための重要なツールです。
順番に説明していきます。
タスク・作業を細分化・リスト化する
まず最初に、プロジェクトに必要なタスクや作業をすべて洗い出します。
プロジェクトの完遂までに、どのような作業・タスクがどれだけ必要なのか、工数や期間を書き出していきます。
すべて出そろったら、工程順にガントチャートに配置していきます。
タスクの開始と終了の期間を設定する
ガントチャートに配置した各タスクの開始日と終了日を設定します。
プロジェクトの完成から逆算し、「この作業はこの日程で終えなければならない」など制約があるはずです。そうしたものもふまえ、各タスクをいつ実行するのかを明確にしていきます。
タスクの関係性を明確にする
タスクがそれぞれ独立したものであるとは限りません。
たとえば、タスクAが完了する前にタスクBは開始できないなど、「必ずこの順番に実行されなければならない」内容も存在します。各タスクの関係性を明確にしておきましょう。
進捗状況を定期的に更新する
最後に重要な点が、作業の進捗状況を定期的に更新することです。作成したガントチャートを参照し、管理されてはじめて意味を持ちます。
そのため、下記を設定します。
各タスクの責任者
更新頻度（進捗状況の反映）
「だれが」「いつ」実行するのか明確にしておき、必ず更新されるように仕組みづくりを行いましょう。
実践！サンプルデータでガントチャートを作る
今回、用意したサンプルは「新しい製品を開発するプロジェクト」です。
期間は4ヶ月とし、下記のようにスケジュールを引いています。
期間：4ヶ月
開始日：2023年4月15日
終了日：2023年8月19日
市場調査(2週間)
└── 顧客インタビュー(1週間)
└── 要件定義文書作成(1週間)
アーキテクチャ設計(1ヶ月)
└── 機能設計(2週間)
└── インタフェース設計(2週間)
プログラミング(2ヶ月)
└── テスト(1ヶ月)
└── デバッグ(1ヶ月)
本番環境デプロイ(1週間)
└── ユーザー向けマニュアル作成(2週間)
└── サポート(2週間)
※架空のプロジェクトです。
▶ ガントチャートを活用するNotionテンプレートはこちら
Notionテンプレートストア
Notionのガントチャートをカスタマイズする
ガントチャートのレイアウトをどのように設定したらいいのか分からないという方が多いと思います。
ここでは、ガントチャートの基本のレイアウトをご紹介します。
タイムラインビューを選ぶとガントチャートの表示に
▼表示手順
データベース右上の「･･･」 > レイアウト > タイムライン
開始日と終了日を設定する
ガントチャートの各タスクの開始日と終了日を設定するには2種類の方法があります。
開始日と終了日を同じプロパティで設定する
開始日と終了日を別のプロパティで設定する
①開始日と終了日を同じプロパティで設定する
日付のプロパティで「終了日」をオンにすると、開始日と終了日が同じプロパティで管理できます。
▼表示手順
日付のプロパティを選択 > 「終了日」をオンにする。
ただし、ひとつひとつのプロパティで毎回「終了日をオンにする」工程が発生します。
②開始日と終了日を別のプロパティで設定する
データベースの表示方法を変更します。
▼表示手順
データベース右上「･･･」 > レイアウト > 開始日と終了日を別々に設定をオン。
すると、「開始日」と「終了日」がそれぞれ表示されるため、該当のプロパティを設定しましょう。
各タスクのページで、開始日と終了日を設定するとガントチャート上に表示されます。
ガントチャートで親子タスクを使う
ガントチャートでぜひ使用してほしいのが「親子タスク」の機能です。
Notionの親子タスクは、「サブアイテム」から使えます。
子タスクの起動させる
依存関係を設定する
子タスクは10階層まで（現状）
▼サブアイテムの紹介
【Notion】待ちに待ったサブアイテム！これでWBSができる。。。【アプデ解説】
子タスクの起動させる
親タスク、子タスクで管理するために「サブアイテム」を起動させましょう。
▼表示手順
データベース右上「･･･」 > サブアイテム > 作成
作成すると、プロパティ上でリレーションが作成され、親子タスクで表現できます。
依存関係を設定する
依存関係を設定すると、下記のプロパティが追加されます。
「次のタスクを保留中：」
「次のタスクにより保留中：」
文字通り、ガントチャートに必要な「タスク同士の依存関係」を設定できます。
ガントチャート上・ページ上、どちらでも前後のタスクが一目で分かる仕様です。
子タスクは10階層まで
子タスクを展開するのは、現状は親タスクもふくめて10階層までとなっています。
10階層目もトグルは表示されていますが、これ以上はクリックしても反応しない仕様です。
ガントチャートで管理する上でもあまり階層が深くなってしまうと管理が難しくなるため、2〜3階層までにするのがおすすめです。
ガントチャートを使用時の注意点
Notion特有の注意点とガントチャート使用時の注意点を併せて紹介します。
ページの閲覧権限の有り無し
子タスクの変更は親タスクに反映されない
進捗状況を反映させる
タスクごとの関係性を考える
更新頻度を決める・確認する
チーム全員と共有する
リスクを管理する
負荷の均等に配分する
順番に見ていきましょう。
ページの閲覧権限の有り無し
ガントチャートに限らず、Notionをチームで運用する際には必ずページとワークスペース自体の「閲覧権限」の範囲について注意してください。
見えていい情報
見えないほうがいい情報
この2点については、慎重に精査した上でページを共有範囲を検討しましょう。
子タスクの変更は親タスクに反映されない
Notionのガントチャートでは、親タスクと凝タスクの自動連携はありません。
たとえば、子タスクで期限変更をした場合、親タスク並びに依存関係にある子タスクの期限もそれぞれ変更する必要があります。
自動で反映されれば便利なのですが、この部分については手動対応となっています。
進捗状況を反映させる
先述の通りですが、ガントチャートへの進捗状況の反映は非常に重要です。
タスクの実行状況が予定よりも早く進んでいるのか、または遅れているのか、実際の進捗状況をしっかり反映します。
また、状況により新しい期限設定を行いましょう。
タスクごとの関係性を考える
早いのか遅いのかに関わらず、予定通りに進んでいない場合は、新しいタスクの期限設定が必要です。
ほかのタスクにも影響を及ぼす可能性を考慮し、ガントチャート上で各タスクの関係性を理解しておきましょう。前後のタスクだけではなく、全体を俯瞰的に見なければなりません。
その際、タスクの開始日・終了日を変更する際には、ほかのタスクへの影響を最小限にするよう各責任者との相談が必要です。
更新頻度を決める・確認する
更新頻度が高すぎるとチームへの負荷となりますし、逆に低すぎると、プロジェクトの正しい進捗状況が把握できません。
進行遅れなどの問題が早期発見できなくなる可能性があるため、適切な更新頻度をあらかじめ設定しておきます。
チーム全員と共有する
プロジェクトマネジャーだけではなく、必ず「チーム全員と共有」します。
チームメンバー各自がガントチャートの意味や内容を理解し、タスクの進捗状況を各自で更新し、全体の進捗状況を全員で把握できるようにしましょう。
リスクを管理する
ガントチャートでプロジェクト全体を可視化すると、タスクごとの予定日程や進捗状況が分かるため、リスクの発生や影響範囲を予測しやすくなります。
また、リスク発生時の対処策も事前に考えておくことも可能です。
予め考えられるリスク・トラブルの対策を練っておき、プロジェクトをスムーズに進められるようにリスク管理をしておきましょう。
負荷の均等に配分する
タスクの期限を設定する際には、チームメンバーの負荷を偏らせず、均等な業務配分が重要です。特定のチームメンバーに過剰な負荷がかかると、タスクの品質が低下したり、期限に間に合わなくなる可能性があります。
特定のメンバーに過剰な負荷がかかってしまうと、タスクのクオリティ低下や、期限に間に合わないなどのトラブルが発生しやすくなります。
そのため、タスクの期限を設定する際は、下記に留意します。
タスクの期限設定に無理はないか
対応するメンバーや人数は適切か
各タスク・メンバーごとに負荷がかかりすぎないよう配分しましょう。
Notionガントチャートまとめ
ガントチャート、意外と簡単に作成できることに驚かれたのではないでしょうか？
プロジェクトの管理方法は、「プロジェクトの成功」を握るカギとなります。
ノースサンドでは、プロジェクト管理やガントチャート作成もふくめ、以下のようなサービスを実施しております。
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