#024 絞り込み(Filter)と並べ替え(Sort)を使いこなそう

Jul 16

Written By ns lab

本日は、FilterとSortのお話です。データベースにたくさんデータ登録するようになったら、是非とも使ってほしい機能です。

Filterは特定のデータで抽出する、Sortは並び替える。基本の使い方からNotion独自の使い方・機能までとことんやわらかしたいと思います。

データベースでFilter（フィルター）を設定しよう

まずは、フィルターです。設定してみましょう。

以下のような、たべもののデータベースがあったとして、今回は種類がフルーツのものだけを表示するフィルターを設定したいと思います。

フィルターの設定方法は、２つあります。

一つ目が、右上の「・・・」メニューから、Filterを選択する方法です。

二つ目は、プロパティをクリックした際に表示されるメニューから「Add filter」を選択する方法です。

プロパティをクリックした場合だと、その項目がフィルターの条件に設定されている状態となるので、せっかちさんにはこちらがおすすめです。

すると、なにやら小さなウィンドウが表示されました。

一番下の「Add a filter」から「Add a filter」を選択しましょう。

何やら、いろいろ設定できそうな項目やらプルダウンやらが登場しました。

今回は、種類がフルーツと等しいものを設定したいので、以下のとおり設定します。

①フィルターを設定したいプロパティを選択しましょう　

⇒種類を選択

②条件をプルダウンで選択しましょう　

⇒含むの意味になる「Contains」を選択

③うっすら表示されている「Pick an option」から条件を選択しましょう　

⇒フルーツを選択

できました～見事、種類がフルーツのものだけ表示されています。

また、一度フィルターを設定すると、右上に「Filter」が表示されるようになるので、そちらから条件を確認・変更することが可能です。

削除する場合は、フィルターの設定画面から、条件の右端に表示されている「・・・」から「Remove」を選択すると、削除できます。

今回はデータの少ないデータベースに設定してるので、効果がわかりにくいですが、データの登録数が増えてきた時にフィルターは大活躍します。

Filterで複数条件を設定しよう

Notionのフィルターでも、もちろん複数条件を設定することが可能です。

先ほどと同じテーブル形式のデータベースで複数条件のフィルターを設定したいと思います。

今回設定する条件は、「種類がフルーツ」かつ「色に赤が含まれているもの」です。

右上の「Filter」を開いて、下に表示されている「＋ Add a filter」から「＋ Add a filter」を選択します。

フィルターの条件が1つだった時にはなかったプルダウンが登場しています。

全ての条件を満たす必要がある場合は「AND」、いずれかの条件を満たしていればよい場合は「OR」を設定します。なので、今回は「AND」ですね。

あとは、先ほどと同じ方法で条件を設定すれば、完了です！

「種類がフルーツ」かつ「色に赤が含まれているもの」が表示されているかと思います。

先ほどから、１回目の「Add a filter」を選択する度に、表示されていたもう一つの選択肢にお気づきの方もいるのではないでしょうか。

ここまで全く触れてきませんでしたが、「Add a filter group」についても、やわらかしたいと思います。

ためしに選択してみましょう。ぽちっと。

何やら、薄っすら枠で囲われた条件が登場しました。

なんとなーく、直感的にわかる方もいるかもしれないですが、ネストされた条件を設定したい場合に使用します。

これまで設定していた条件は、「種類がフルーツ」かつ「色に赤が含まれているもの」で、条件A かつ条件Bというような並列だったかと思います。

ネストされた条件とは、「種類がフルーツ」かつ「色に赤またはオレンジが含まれているもの」というふうに、1つの条件の中にさらに複数条件を持たせるイメージです。

条件A かつ ( 条件B または条件C )　と書いたほうが伝わりやすいでしょうか。。。（なかなか言葉で書くと説明が難しいぃ

「種類がフルーツ」かつ「色に赤またはオレンジが含まれているもの」を例に実際にフィルターで設定してみましょう。

そもそも、「Add a filter」で3つ以上のフィルター条件を設定しようとすると、3つ目以降の条件は「AND」と「OR」を選択することはできません。

2つ目の条件に設定されている「AND」または「OR」と同じものが設定されます。

なので、「Add a filter group」を使って設定します。条件の設定方法は、これまでと変わりません。

できました～！

「種類がフルーツ」かつ「色に赤またはオレンジが含まれているもの」の条件でフィルターを設定できましたね。

Filter設定項目やわらか

ではでは、フィルターの設定項目について、さらに詳細にやわらかしていきたいと思います。

お気づきの方もいるかもしれないですが、Notionのフィルターは設定するプロパティによって、最適な選択肢を動的に設定してくれているのです。

ありがたいですね。ほんと、さすがNotionです。

プロパティの種類別にみていきましょう。

Name（タイトル列）やURL、Email、Phoneの場合だとは以下の選択肢になります。

Is　等しい
Is not　等しくない
Contains　含まれている
Does not contains　含まれていない
Starts with　～からはじまる
Ends with　~で終わる
is empty　空白（何も設定されていない）
is not empty　空白ではない

SelectやMulti-selectの場合は選択肢が以下の4つだけになります。

Contains　含まれている
Does not contains　含まれていない
is empty　空白（何も設定されていない）
is not empty　空白ではない

Files & mediaの場合

is empty　空白（何も設定されていない）
is not empty　空白ではない

Checkboxの場合

Is　等しい
Is not　等しくない

Numberの場合は、少し他のプロパティと異なりますが、見た目にわかりやすいです。

=　等しい
≠　等しくない
>　より大きい
<　より小さい
≥　以上
≤　以下
is empty　空白（何も設定されていない）
is not empty　空白ではない

Dateの場合も他のプロパティと異なります。選択肢によっては、プルダウンの数もころころ変わるので、どきどきします。

けど、ご安心を。一つ一つ丁寧にやわらかしたいと思います。どきどき

Is　等しい
Is before　より前
Is after　より後
Is on or before　以前
Is on or after　以降
Is within　~以内
Is empty　空白（何も設定されていない）
Is not empty　空白

「Is within」「Is empty」「Is not empty」以外を選択した場合のみに増えるプルダウンも説明します。

Today　今日
Tomorrow　明日
Yesterday　昨日
One week ago　一週間前
One week form now　今から一週間
One month ago　一か月前
One month form now　今から一か月
Exact date　任意の日付を指定

「Exact date」は任意の日付を指定したい場合に選択します。隣にDateを選択できる項目が登場するので、そこから任意の日付を選択しましょう。

「Is within」を選択した場合のみ表示されるプルダウンもあります。~以内の「Is within」と組み合わせて、「The past week」だと過去一週間以内のフィルターを設定することができます。

The past week　過去一週間
The past month　過去一か月
The past year　過去一年
The next week　次の一週間
The next month　次の一か月
The next year　次の一年

Dateプロパティで設定できるフィルターは、Exact Dateで日付を固定しない場合を除き、全て動的にフィルターしてくれます。例えば、Dateプロパティに「Is」＋「Today」のフィルターを設定した場合、データベースを見た今日日付で常にフィルターされることになります。都度都度、フィルターの設定を変える必要がないのです。

Dateプロパティに限らずですが、それぞれのプロパティに適していて、かつよく使われるであろう選択肢をプルダウンで全自動でNotionが用意してくれています。筆者もまさかここまでのバリエーションがあったとは、、、驚きです。執筆しながら、どれだけあるんですかー！って思いました。笑ほんと、恐ろしいですね。これがNotionの気遣いということですね…脱帽です。

データベースでSort（ソート）を設定しよう

続いて、ソートの設定になります。

フィルターと同じく設定方法は、2つです。プロパティをクリックして設定する方法か、右上の「・・・」メニューから「Sort」を選択する方法です。プロパティをクリックして設定する方法だと、フィルターと同じく選択したプロパティを即座にソートしてくれます。

右上メニューからだと、「Sort」から「Add sort」をクリックしていくと、プロパティとソートを選択するメニューが登場します。

ソートはフィルターに比べると簡単です。どのプロパティでも設定できるソートは2種類、昇順と降順のみです。

削除も単純で、設定したソートの右端に表示された「✕」から削除が可能です。

Ascending　昇順
Descending　降順

ソートは登録されたデータを並び替えて、表示できる機能ですが、その中でもNotionのソートはなかなか優秀です。

一度ソートを設定すると、並び替えでデータが見やすくなることはもちろん、データを新規に登録した際にも設定したソートに従って配置されます。何度もソートを設定する必要がなく、非常に便利です。なんなら、はじめに設定してしまえば、意識する必要がなくなります。筆者はソートを忘れがちです。（こらこら

プロパティ別のSort

ソートで昇順と降順が設定できるのは、わかるけど…昇順ってどっちよ！ってなった方、その気持ちすごくわかります。昔学校で習ったかもしれない筆者も正直ちゃんとわかっていませんでした。（おい

なので、この機会にソートの昇順・降順でプロパティ別にどうなるかをやわらかしたいと思います。

まずは、基本のき。をおさえましょう。

Ascending（昇順）だと以下のとおり。降順だと、この逆になります。
- 数字は1⇒2⇒3⇒…の順。
- 英語だと、A⇒B⇒C⇒…の順。ちなみに大文字⇒小文字になります。
- 日本語だと、あ⇒い⇒う⇒…です。
- 全て全角の場合であれば、日本語⇒数字⇒英語の順。
- 半角も含めると、半角数字⇒半角英語⇒日本語⇒全角数字⇒全角英語
- スペースは、数字より先にきます。（タイトル列はスペースを設定可能）
ちなみにデータが入っていない場合は、ソートの対象になりません。

基本的にどのプロパティもこのルールに従ってソートされます。

Dateで、一番最新の日付が一番上にくるようにしたい場合はDescending（降順）を設定します。
Personは、My Accountに設定しているFirst name・Last nameによってソートが決まります。複数人で利用していて、何らかの理由でソートをきれいに設定したい場合は、英語か日本語かで統一しておくとよいかもしれません。
File＆Mediaの場合は、ファイル名でソートされます。
Checkboxの場合は、昇順だとチェックなし⇒チェックありになります。