#025 ビューを使いこなそう
前回は、データベースの情報を絞り込む「フィルター」と、順番を整える「並べ替え」を確認しましたね。
今回は、データベースの ビュー を追加し、切り替える方法を見ていきます！
「ビューを増やすと、データも増えるの？」と迷うかもしれません。大丈夫です。
ビューは、同じデータベースを目的に合わせて見やすくする表示方法です。
今日は、テーブルを残したまま、ボードビューを1つ追加するところまでできればOKです。
1. ビューは「同じデータの見せ方」
ここで知ること：ビューを変えても、元のデータは同じです。
まずは、テーブルで人の名前や得意なことが並んでいる部分を見てみましょう。
データベース上部のビュー名の近くにある 「＋」 から「ボード」を選ぶと、同じ情報を項目ごとの列で見られます。
表示の形は変わりましたが、中にある人の情報は同じです。カードをクリックすると、テーブルにあったものと同じページが開きます。
Notionには、テーブル、ボード、カレンダーなど、いくつかの表示方法があります。最初は テーブルとボード の2つだけ使えれば十分です。
2. いまあるビューを切り替える
ここでやること：すでに用意されているビューを1回切り替えます。
データベースを開きます
データベース上部に並んでいる ビュー名 を見ます
開きたいビュー名をクリックします
下の画像では、ビューを切り替える場所を確認します。表示したいビュー名をクリックしてください。
画面幅が狭い場合は、ビュー名がすべて表示されないことがあります。そのときは、現在のビュー名 をクリックし、一覧から選べばOKです。
ビューを切り替えたら、次の2点を確認してみましょう。
表示の形や並び方が変わっている
中にあるページは変わらず残っている
3. ボードビューを1つ追加する
ここでやること：テーブルを残したまま、「ステータス別」のボードを作ります。
ステータスの項目があるデータベースを使うと、違いが分かりやすくなります。
ビュー名の近くにある 「＋」 をクリックします
表示方法から 「ボード」 を選びます
ビュー名を 「ステータス別」 にします
カードが「未着手」「進行中」「完了」などの列に分かれたら、ボードビューの完成です。
「＋」が見つからない場合は、現在のビュー名をクリックしてください。表示されたメニューから、「新しいビュー」 や 「ビューを追加」 にあたる項目を選びます。
元のテーブルビューは消えません。データベース上部のビュー名をクリックすれば、いつでも行き来できます。
4. ビューに見せ方を覚えさせる
前回確認したフィルターや並べ替えは、ビューごとに保存できます。
たとえば、同じタスクのデータベースでも、次のように使い分けられます。
全件：すべてのタスクをテーブルで見る
作業中：進行中のタスクだけを見る
ステータス別：タスクをボードで見る
期限順：締め切りが近い順に見る
ビューごとに変えられる主な設定は、次のとおりです。
表示方法：テーブルやボードなど、見た目を変える
フィルター：必要なページだけを表示する
並べ替え：期限や名前などで順番を整える
グループ：同じ項目ごとにまとめる
プロパティの表示：必要な項目だけを見せる
設定は自動で保存されます。保存ボタンを探さなくても大丈夫です。
見なくてよい項目を隠す
プロパティ（データベースに持たせる項目）が多いと、テーブルが横に長くなることがあります。
その場合は、データベース上部の設定メニューを開き、「プロパティの表示」 から、今は必要ない項目をオフにします。
下の画像では、表示する項目を絞っている部分を確認します。使わない項目のスイッチをオフにしてください。
非表示にしても、項目や入力済みの内容は削除されません。そのビューで見えなくなるだけなので、必要になったら再び表示できます。
5. 最初に作るなら、この2つでOK
どのビューを作ればよいか迷ったら、まずは次の2つを用意してみましょう。
★ 全件
表示方法：テーブル
フィルター：なし
用途：すべての情報を確認する
★ ステータス別
表示方法：ボード
グループ：ステータス
用途：進み具合をひと目で確認する
ビュー名は、「何を見るための場所か」 が分かる名前にすると迷いにくくなります。
慣れてきたら、「自分の担当」「今週まで」など、目的に合わせて少しずつ増やしてみてください。
つまずきポイント
ビュー名の近くに「＋」が見つからない
→ 現在のビュー名をクリックし、「新しいビュー」や「ビューを追加」を探します。
作ったビューが見当たらない
→ 画面幅によって省略される場合があります。現在のビュー名や「その他」をクリックしてみてください。
データが消えたように見える
→ フィルターで隠れている場合があります。「全件」のビューへ戻るか、フィルターを確認します。
別のビューでもページの内容が変わった
→ ページの内容は、すべてのビューで共通です。ビューごとに変えられるのは、表示方法や絞り込みなどです。
ビューの設定を変更できない
→ データベースがロックされているか、編集権限がない場合があります。管理している方へ確認してください。
まとめ
今回は、データベースのビューを追加し、切り替える方法を見てきました。
困ったら、次の3つだけ覚えておけば大丈夫です。
ビューは見せ方：元のデータは同じまま
追加と切り替え：ビュー名の近くにある「＋」を使う
設定を保存できる：表示方法やフィルターなどをビューごとに変えられる
ここまでできたら、必要な情報を見つけやすくする準備はばっちりです。
次回は、同じデータベースを別のページにも表示できる 「リンクドデータベース」 を見ていきます。