#022 リレーションとロールアップ機能を使ってみよう
Notionのデータベースを使っていると、別のデータベースにある情報も一緒に見たいと思うことがあります。
たとえば、家計簿に支出を記録するとき、費目を選ぶだけで、費目リストに登録した「月の予算」も表示したい場合です。
ここで使うのが、次の2つです。
リレーション：データベース同士をつなぐ機能
ロールアップ：つないだ先の値を表示・集計する機能
名前は少し難しく見えますが、大丈夫です。
今日は、「費目をつなぐ」→「月の予算を表示する」の順番だけ覚えればOKです。
Excelに慣れている方は、VLOOKUPの働きを「表同士をつなぐ」と「値を取り出す」の2段階に分けたイメージです。Excelを使ったことがなくても、操作には問題ありません。
まずは、2つのデータベースを確認する
ここでやること：練習に使う2つのデータベースを確認します。
今回は、個人でも使いやすい家計簿を例に、次の2つをつなぎます。
家計簿：支出名・日付・支出額を記録するデータベース
費目リスト：食費・日用品・交通費などの費目名と、月の予算を登録するデータベース
次の画像では、左側の「家計簿」と右側の「費目リスト」を見比べます。
すでに似たデータベースがある場合は、それを使っても大丈夫です。
練習用に作る場合は、次のように2〜3件ずつ登録しておきましょう。
家計簿：「スーパーで食材」「洗剤」「電車代」などの支出名を登録し、日付と支出額も入れます
費目リスト：「食費」「日用品」「交通費」などの費目名を登録し、それぞれの月の予算を入れます
1. リレーションで費目リストをつなぐ
ここでやること：家計簿から、費目リストの費目を選べるようにします。
「家計簿」データベース右端の 「＋」 をクリックし、プロパティを追加します
プロパティの種類から 「リレーション」 を選びます
接続先として 「費目リスト」 を選びます
プロパティ名を 「費目」 にします
「双方向リレーション」をオンにします
「リレーションを追加する」をクリックします
双方向リレーションをオンにすると、どちらのデータベースからも、つながっている情報を確認できます。
費目を選んでみる
「家計簿」の 「費目」 列で、空いているセルをクリックします
表示された一覧から、「食費」などの費目を1つ選びます
選んだ費目名がセルに表示されたことを確認します
ここまでできれば、2つのデータベースをつなぐ操作は完了です。
リレーションで表示されるのは、基本的に接続先ページの名前です。
今回なら「食費」などの費目名が表示されます。
月の予算など、ほかの情報も表示したいときにロールアップを使います。
2. ロールアップで月の予算を表示する
ここでやること：選んだ費目の月の予算を、家計簿に表示します。
「家計簿」で、新しいプロパティを追加します
プロパティの種類から 「ロールアップ」 を選びます
プロパティ名を 「費目の予算」 にします
リレーション で、先ほど作った「費目」を選びます
プロパティ で、費目リストの「月の予算」を選びます
計算 で、「オリジナルを表示」 を選びます
画面の表示名は、Notionの更新や利用環境によって少し違う場合があります。
迷ったときは、「どのリレーションから」「どのプロパティを」「どう表示するか」の3つを順番に確認しましょう。
リレーションとロールアップの違い
ここで、2つの役割を整理しておきましょう。
リレーション：データベース同士をつなぎ、関連するページを選ぶ
ロールアップ：リレーションを通して、接続先の値を表示・集計する
つまり、先にリレーション、次にロールアップです。
ロールアップだけを先に作っても、どのデータベースを見るのか決められません。
個人利用では、こんな使い方もできます
今回は家計簿を例にしましたが、ほかにも次のような場面で使えます。
読書記録：本と読書メモをつなぎ、本ごとのメモ数を表示する
学習管理：教材と学習記録をつなぎ、教材ごとの学習時間を集計する
タスク管理：プロジェクトとタスクをつなぎ、タスク数や完了数を表示するーションとロールアップの違い
つまずきポイント
ロールアップに何も表示されない
→ 先に「費目」列で、接続する費目を選んでいるか確認します。
表示したい「月の予算」が選べない
→ 費目リストに「月の予算」プロパティがあり、値が入っているか確認します。
「合計」が選べない
→ 費目リストの「月の予算」が、文字ではなく「数値」プロパティになっているか確認します。
接続したいデータベースが見つからない
→ データベースを開ける権限があるか、名前が変わっていないか確認します。
説明と画面が少し違う
→ Notionの更新や利用環境によって、ボタンの位置や表示名が異なる場合があります。「リレーション」「ロールアップ」という名前を目印にしてください。
まとめ
今回は、リレーションとロールアップを使って、家計簿の支出と費目ごとの月の予算をつなぎました。
困ったら、次の3つだけ覚えておけば大丈夫です。
リレーションでつなぐ：家計簿から費目を選べるようにする
ロールアップで表示する：費目リストから月の予算を取り出す
設定する順番を守る：先にリレーション、次にロールアップ
ここまでできれば、別々に管理していた情報をNotion上でつなげられます。
次回は、条件に合わせて表示や計算を変えられる Formula（数式） を、やさしく見ていきます。