#021 データベースをExcelで例えると
前回まで、Notionのデータベースのいろいろな表示方法を見てきました。
データベースと聞くと、Excelの表を思い浮かべる方も多いかもしれません。
見た目はよく似ていますが、考え方には少し違いがあります。
今回は、Excelと比べながらデータベースの特徴を見ていきます。
全部の機能を覚えなくても大丈夫です。
まずは、次の3つが分かればOKです。
列は「プロパティ」として、入力する情報の種類をそろえる
1つの行が1つのページになっている
同じ情報を、目的に合わせて違う見た目で表示できる
まずは見た目を比べてみよう
下の2枚では、行と列の並び方に注目してください。
Excelの表と、Notionのデータベースのテーブル表示は、どちらも情報を一覧にして見ることができます。
行と列が並んでいるため、見た目はよく似ています。
ただし、データベースは「表計算のための表」というより、ページを同じルールで整理する場所と考えると分かりやすくなります。
★ 列は「プロパティ」
Excelの列にあたるものを、データベースではプロパティと呼びます。
プロパティには、入力する情報に合わせて種類を設定できます。
たとえば、次のような種類があります。
日付
数値
選択
チェックボックス
ユーザー
URL
Excelの「セルの書式設定」や「データの入力規則」に近い部分もあります。
一方でデータベースでは、列ごとにルールを決めるため、同じ種類の情報をそろえて入力しやすくなります。
たとえば「期限」の列を日付にしておけば、日付を基準に並べ替えたり、カレンダーで表示したりできます。
★ 1つの行が1つのページ
ここが、Excelとの大きな違いです。
データベースでは、1つの行がそのまま1つのページになっています。
行のタイトルをクリックしてページを開くと、一覧に表示する情報だけでなく、次のような内容も入れられます。
詳しい説明
画像やファイル
チェックリスト
関連するページ
コメント
たとえばタスク管理なら、一覧では「担当者・期限・ステータス」を確認できます。
ページを開けば、作業の手順や参考資料までまとめられます。
Excelの行が「データを入力する場所」だとすると、データベースの行は詳しい中身を持ったページです。
まずは、この違いを押さえておけば大丈夫です。
★ 同じ情報を、違う見た目で表示できる
データベースでは、同じ情報を目的に合わせて表示し直せます。
この見せ方をビューと呼びます。
たとえば、次のように切り替えられます。
全体を一覧で見るなら、テーブル
進み具合を見るなら、ボード
日付で確認するなら、カレンダーやタイムライン
画像を中心に見るなら、ギャラリー
件数や数値の傾向を見るなら、チャート
#019〜#020では、実際にビューを切り替えたり、表示する情報を絞ったりしました。
ここで、ポイントを振り返りましょう。
ビューを変えても、元の情報はそのままです。
絞り込みや並べ替えも、ビューごとに保存できます。
Excelの機能は、データベースだとどうなる？
ここでは、よく使う機能の対応だけを見ておきましょう。
細かい設定は、今は覚えなくて大丈夫です。
列の合計や平均を出したい
→ テーブルの列で「計算」を使います。
条件によって表示や計算を変えたい
→ 数式（Formula）プロパティを使います。
別のデータベースの情報を参照したい
→ リレーションとロールアップを組み合わせます。ExcelのVLOOKUPと近い目的で使うことがありますが、設定方法は異なります。
必要な情報だけ表示したい
→ ビューの絞り込み・並べ替え・グループ化を使います。
数値をグラフで見たい
→ チャートビューを使います。利用プランによって、作成できる数などが異なる場合があります。
ピボットテーブルのように集計したい
→ Excelとまったく同じ操作ではありません。グループ化・計算・チャートなどを組み合わせて整理します。
数式やリレーションは便利ですが、少し慣れが必要です。
今回は「Notionのデータベースにも、計算やデータの関連付けがある」と分かれば十分です。
Excelとデータベース、どちらを使えばいい？
どちらか一方に決めなくても大丈夫です。やりたいことに合わせて使い分けましょう。
| 比較ポイント | Excel | データベース |
|---|---|---|
| 細かな計算 | ◎ セル単位で細かく計算しやすい | ○ シンプルな計算や集計に向いている |
| 表の形・書式 | ◎ 行・列や書式を自由に整えやすい | ○ 情報を同じ形でそろえやすい |
| 大量の数値 | ◎ 大量の数値を使った分析に向いている | ○ 数値より、情報や進捗の整理が得意 |
| タスク・資料管理 | ○ 表を中心に管理する | ◎ タスクや資料をページと一緒に管理できる |
| 担当者・期限・ステータス | ○ 列を作って自由に管理できる | ◎ 項目をそろえて、迷わず整理できる |
| 見せ方 | ○ シートやグラフで確認できる | ◎ テーブル・ボード・カレンダーなどに切り替えられる |
| コメント・関連資料 | ○ セルにコメントやリンクを追加できる | ◎ コメントや関連資料を1か所にまとめられる |
「計算が主役ならExcel」「情報とその背景を一緒に管理するならデータベース」と考えると、選びやすくなります。
必要に応じて、両方を使ってもOKです。
つまずきポイント
セルに自由に入力できない
→ プロパティの種類と、入力したい内容が合っているか確認します。
行を開いたら別の画面になった
→ データベースの行はページです。間違って開いたわけではないので、そのまま詳しい内容を書けます。
説明と画面が少し違う
→ Notionの更新や利用環境によって、表示が異なる場合があります。「プロパティ」「ビュー」「計算」という名前を目印にしてください。
まとめ
今回は、Excelと比べながらNotionのデータベースの特徴を見てきました。
困ったら、次の3つだけ覚えておけば大丈夫です。
列はプロパティ：入力する情報の種類をそろえる
行はページ：詳しい説明や画像、コメントまで入れられる
見せ方を変えられる：同じ情報をテーブルやカレンダーなどで表示できる
ここまで分かれば、データベースの基本的な考え方はばっちりです。
次回は、別のデータベース同士をつなぐリレーションとロールアップを、実際に使いながら見ていきます。