#018データベースの基本の「き」
「データベース」と聞くと、少しむずかしそうに感じるかもしれません。
でも、最初から細かい仕組みを覚える必要はありません。
Notionのデータベースは、同じ種類の情報をまとめて、あとから見つけやすくする場所です。
今回はPCのブラウザ版で、シンプルな「やることリスト」を作りながら見ていきましょう！
表示される言葉やボタンの位置は、利用環境によって少し異なる場合があります。
1. データベースは「情報をそろえて入れる箱」
たとえば、やることを普通の文章で並べるだけでも、メモは作れます。
ただ、数が増えてくると「まだ終わっていないものはどれ？」「期限が近いものは？」と探しにくくなります。
データベースなら、やることごとに次の情報をそろえて持てます。
やることの名前
ステータス
期限
さらに、同じ情報を表やボードなどに切り替えて見ることもできます。
最初は、整理しやすい表くらいのイメージで大丈夫です。
普通の表との大きな違いは、次の2つです。
1件ずつ開いて、詳しい内容を書ける
入れた情報はそのままで、見せ方だけを変えられる
ここが分かると、Notionのデータベースをぐっと理解しやすくなります。
2. テーブルのデータベースを作ってみよう
今回は、ページの中にテーブルを置きます。
文章とデータベースを同じページに並べられる作り方です。
作り方
ページの空いている行をクリックします
半角で /data と入力します
メニューの 「データベース：インライン」 を選びます
データベース名をつける
データベースの左上がデータベース名です。やることリストと入力します。
やることを2件入れてみる
最初の列に、次のようなやることを入力してみましょう。
会議資料を作る
経費精算をする
新しい行を増やすときは、 「新規ページ」 をクリックします。
データベース右上の 「新規」 からも、新しい行を追加できます。
ここまでできたら、最初のデータベースは完成です。
3. 最初に見るのは★の3つ
データベースにはさまざまな機能があります。
最初は、次の3つだけ分かれば十分です！
★ 項目：1件分の情報
テーブルでは、横1行がひとつの項目です。
今回なら、「会議資料を作る」が1件の項目になります。
Notionでは、項目の1件1件がページになっています。
名前をクリックして開くと、その項目だけの詳しいメモや画像を追加できます。
★ プロパティ：項目につける情報
プロパティは、項目につける追加情報のことです。
テーブルでは、縦の列として表示されます。
今回は、次の2つを追加してみましょう。
表の右端にある + をクリックします
種類から ステータス を選びます
もう一度 + をクリックします
種類から 日付 を選びます
これで、それぞれのやることに「進み具合」と「期限」を入れられます。
一番左の名前の列は、各項目のタイトルです。
この列自体は削除できませんが、列の名前は変えられます。
最初から多くのプロパティを作らなくても大丈夫です。
名前・ステータス・期限の3つから始めると、迷いにくくなります。
★ ビュー：同じ情報の見せ方
ビューは、データベースの見せ方のことです。
テーブルに入れた情報を、ボードやカレンダーなどに切り替えて表示できます。
試しに、ステータスごとのボードを作ってみましょう。
データベース上部で、今のビュー名の横にある + をクリックします
ボードを選びます
ビュー名を「ステータス別」にします
テーブルで入力した2件が、ボードにも表示されます。
これは情報をコピーしたのではなく、同じ情報を別の見せ方にしただけです。
4. インラインとフルページ、どちらを選ぶ？
データベースの置き方は、大きく分けて2つあります。
インライン：文章や画像と同じページの中に、データベースを置く
フルページ：データベースだけで、1つのページとして作る
今回作ったのは インライン です。
「説明文を読みながら、すぐ下のやることリストを更新したい」ようなときに向いています。
一方、フルページ は、データベースをメインで使いたいときに便利です。
サイドバーから直接開けるので、項目が増えても見つけやすくなります。
フルページで作る場合は、新しいページを開き、画面に出てくる開始メニューから 「テーブル」 か 「データベース」 を選びます（どちらから始めてもOKです）。
あとから置き方を変えることもできるので、まずは使いやすそうな方を選べば大丈夫です。
5. よく使う操作を見ておこう
データベースの上部には、いくつかの操作があります。
今すぐ全部使わなくても大丈夫です。
新規
新しい項目を追加します。
画面上部の 「新規」 や、一覧の下にある 「新規」 から追加できます。
検索
データベースの中から、名前に合う項目を探します。
項目が増えてきたときに便利です。
フィルター
条件に合う項目だけを表示します。
たとえば、「ステータスが未着手のものだけ」を表示できます。
並べ替え
期限が早い順など、決めた順番に項目を並べます。
入力した順番を変えて見たいときに使います。
フィルターや並べ替えは、データを削除する機能ではありません。
見え方を整えるための機能なので、安心して試してみてください。
つまずきポイント
項目をクリックしたら別の画面が開いた
→ データベースの項目はページです。情報が消えたわけではないので、そのまま詳細を書けます。
ビューを変えたら見た目が大きく変わった
→ 表示方法が変わっただけです。元のビューを選べば、いつでも戻せます。
項目が見当たらなくなった
→ フィルターで隠れている場合があります。データベースの設定から、フィルターの条件を確認してみましょう。
まとめ
今回は、データベースの基本を見てきました。
困ったら、次の3つだけ覚えておけば大丈夫です！
項目：1件分の情報。開くとページになる
プロパティ：ステータスや期限など、項目につける情報
ビュー：同じ情報を、表やボードなどで見せる方法
最初から立派な仕組みを作る必要はありません。
まずは小さな「やることリスト」から試してみましょう！
次回は、テーブル・リスト・タイムラインのしくみを見ていきます。