Notionを「ハブ」に、情報共有とコミュニケーションの活性化を推進
-株式会社ベネッセコーポレーション-
幼児・学生向けの教育サービスから、妊娠・出産期のサポートまで多彩なサービスを展開する株式会社ベネッセコーポレーション。事業の成長とともに組織も拡大するなか、社内コミュニケーションの強化は喫緊の課題でした。課題解決に向けて、同社はノースサンドの伴走支援のもとNotionを導入。部門間のシームレスな情報共有、円滑なプロジェクト推進のためのタスク管理など、幅広い業務において成果を創出しています。
小西 加奈 氏
株式会社ベネッセコーポレーション
大学社会人カンパニー 社会人事業本部 事業戦略部
Engagement & Experience
サマリ
・部門間で情報共有が可能な仕組みの構築によるコミュニケーション強化の実現
・直感的にページを作成・編集できる操作性の高さを評価しNotionを採用
・コンサルティングから教育まで、ノースサンドの伴走支援でスムーズな導入と展開を実現
・ナレッジ共有からタスク管理まで、Notionによって社内コミュニケーションが活性化
ビジネスの成長とともに組織も拡大
情報共有とコミュニケーション強化が急務の課題に
「誰もが一生、成長できる。自分らしく生きられる世界」の実現を目指し、教育生活の領域で幅広いサービスを提供するベネッセコーポレーション。なかでも近年の少子高齢化という社会構造の変化を受け、注力しているのが社会人向け教育事業です。大学・社会人カンパニー 社会人事業本部Engagement & Experienceの小西 加奈氏は、その取り組みについて次のように話します。「本部は、『大人が可能性と生きていく社会へ。』というビジョンを掲げています。そして、ひとが人生のあらゆる場面で多様な選択肢を持ち、自らの可能性を広げ続けられる社会の実現を目指しています。こうした背景のもとで、大学や社会人に向けた教育ソリューションを提供しています」と説明します。
その代表的なサービスが、オンライン学習プラットフォーム「Udemy」です。米国Udemy社との包括的業務提携により、2015年から国内提供を開始しています。主な特長は、世界中の「教えたい人」と「学びたい人」をつなげ、生成AIからビジネススキルまで幅広いテーマを学べることです。昨今のリスキリング（学び直し）への意識向上に伴い、同事業は急成長を遂げています。Udemyの事業成長とともに組織も拡大を続けており、現在では関連する部門の社員は数百名ほどに増員しているといいます。
そうしたなか、浮上していた課題が社員間の情報共有でした。Udemyの関連部門は、営業、マーケティング、コーポレートなど役割に応じて6部門にわたります。それぞれのステークホルダーとの資料共有の観点から、異なる情報共有ツールを利用していました。
「Google Workspaceを使っている部署もあれば、Microsoft環境に対応したツールを利用している部署もあるなど、ツールが混在していました。その結果、部門内に『欲しい情報がどこにあるかわからない』という状況が常態化しつつありました。情報を探すのに多大な時間が費やされ、業務効率化の障壁となっていたのです。また、個人のナレッジが組織として共有されにくかったことも解消したいポイントでした」（小西氏）
組織におけるコミュニケーションのさらなる活性化も課題だったといいます。「所属するメンバーの7～8割は中途採用者です。それに加えて、リモートワークが普及したことで『どこに誰がいて、どんな仕事をしているのかが見えにくい』という状況が生じていました。これにより、他部署がどのような動きをしているのかが把握しづらくなっていました。さらに、同じようなプロジェクトを重複して進めているなど、連携についても懸念が広がっていました」と、小西氏は話します。このことは、取引先を含めた円滑なタスク推進の障壁にもなっていたといいます。
圧倒的な使いやすさがNotion採用の決め手
ノースサンドの伴走支援がスムーズな社内展開を推し進める
情報共有とタスク管理がスムーズになればチーム間の連携は深まり、業務の遂行、そして意思決定のスピードも格段に上がります。そして、課題解決のためのツールとして、最終的に選択したのがNotionです。Notionが選定された理由は、「誰もが簡単に利用できる、圧倒的な使いやすさ」にありました。
「プログラミングの知識がなくても、直感的にページを作成・編集できる操作性の高さはNotion選択の決め手になりました。二列表示や色分け、画像の挿入など、デザイン性に優れた見やすいページを誰でも簡単に作れます。これらは社員のNotion活用のハードルを下げると判断しました」と小西氏は説明します。
「情報共有からタスク管理まで他のツールよりも機能が充実し、できることが圧倒的に多かったことも評価ポイントでした。また、管理しているプロジェクトやタスクを、階層構造を用いて、立体的に扱えることも大きなメリットです」（小西氏）
Notionの導入と部門内への展開を確実に進めていくためには、現場に寄り添ったサポートを行う強力なパートナーの存在が不可欠です。その伴走支援のパートナーを担ったのが、ノースサンドでした。
「ノースサンドは、私たちの課題解決に『具体的にどのようなページ構成にし、どう運用すればいいのか』を支援してくれました。常に業務に即した形での詳細なアドバイスは助かりました」と小西氏は評価します。
また小西氏は、「各部門の利用方法に応じたヒアリングやコンサルティングをしてもらいました。私たちが抱える漠然とした要望を具体的なニーズへ落とし込んでくれるなど、常に的確な支援を心がけてくれています。実際の画面を見せてもらいながら説明してもらえた点も、導入後の活用イメージを明確に掴むことができました」（小西氏）
また、ノースサンドはNotionの部門内の利用を加速させるための教育支援にも注力しています。オンライン研修に加え、実際に操作をしながらNotionの利用方法を習得できるハンズオン形式の研修も複数回実施しています。小西氏は、「ノースサンドは、研修用にカスタマイズされたトレーニングフォーマットまで用意してくれました。受講した社員からは『Notionを仕事で使うために、何から始めればよいのか分かった』との声を聞いています。また、『自分でも使えそうだという自信がついた』といった前向きな声も寄せられています」と小西氏は話します。
円滑な業務遂行に不可欠なツールとして、数百名の社員が日々Notionを活用
現在、Udemy事業に関連する6部門、数百名が、Notionを日々の業務に欠かせないツールとして活用しています。活用範囲は急速に広がっており、過去90日間で約3万8千ページ、現在の総ページ数も12万を超えるまでに至ります（取材当時）。そして、同社がNotionを活用した実際の事例も多岐にわたっています。
▼社内wiki
全社員が共通して参照する情報拠点として、経営資料の発信、イベント情報、社内ルールの周知、社員情報、さらには「今週誕生日の社員一覧」など、コミュニケーション活性化のためのツールとして、NotionのWikiが活用されています。
「社員一覧では、所属や役職が見えるだけでなく、その人のプライベートな一面にも触れられるよう工夫しました。社員相互でタグをつけ合い、お互いの理解が深まるコミュニケーションをNotion上で起こせるようにしています」と小西氏は話します。
また、各部門の議事録などは可能な範囲でWiki上にオープンに公開されており、他部門の動きが誰でも把握できるようにしました。さらにナレッジシェアの観点では、営業部門が顧客課題別の「鉄板事例」や、提案テンプレートをまとめて部門内で共有化しています。個人のノウハウを組織の資産へと変換する取り組みが進んでいます。
社内wikiページ(実画面を元に弊社作成)｜DBビューを駆使して社員に知って欲しい情報をまとめて表示しています
▼プロジェクト・タスク管理
各部門のプロジェクト管理やタスク管理でも、Notionの利用が拡大。Notionのデータベース機能をフルに活用し、親タスク・子タスクの進捗状況を可視化しています。未着手・着手・完了といったステータス管理により、円滑なタスク管理が実現されています。
その一例が、オンボーディングツールとしての活用です。入社した社員向けの研修やタスクについて、進捗状況の管理をNotionで行うことで、視認性と利便性が飛躍的に向上しています。また、各部門で実施される個別オンボーディングの管理もNotionのデータベースに統合しました。これにより、本部全体のオンボーディングの内容が一元的に把握できるようになりました。
このほか、セキュリティに配慮しながら、特定のページのみを取引先や外部パートナーに共有する外部連携でもNotionは活用されています。
PJ管理ページ(実画面を元に弊社作成)｜PJを階層で整理し、担当者が一目でわかるようにしています。
Notionをハブとして情報共有が一気に加速
コミュニケーションの質も大幅に向上
Notionの導入は、社会人事業本部に劇的な変化をもたらしています。最大の効果は、「情報をとりに行くスピードの向上」です。Notionが情報の「ハブ」となったことで、求める情報を入手するのに、誰もが「まずはNotionで検索する」という習慣が定着したといいます。社員からは、「資料の導線も整備され、欲しい情報がすぐに得られるようになり、業務効率が飛躍的に向上した」といった声が上がっています。
コミュニケーションの質も変化しました。小西氏は、「社内ルールなどの問い合わせで、以前は『これはどういうことでしょうか』とゼロからの質問が多くありました。しかし現在は、『Notionのこのページを見ましたが、この解釈で合っていますか』といった具体的な内容に変化しています」と話します。
また、社内からは「タスク管理により、誰が何をしているかタイムラインも単一のビューで見られるようになりました。これにより、タスクが遅れている人にはサポートを促すなど、チームとしても動きやすくなりました」という声が寄せられています。
今後の展望として、同社はNotionの活用レベルを組織全体でさらに底上げし、活用の「ムラ」をなくしていくことを目指しています。「現在は部署によって活用の習熟度に差があるため、成功事例を横展開していく予定です。すべてのチームがNotionの恩恵を享受できるようにすることが目標です」と小西氏は語ります。
また、最新テクノロジーである「Notion AI」の活用にも強い関心を持っています。SlackやGoogle Workspaceと連携し、あらゆる情報をNotionの窓口にして検索・要約できる環境の構築を目指しています。情報の探索コストをさらに削減したい考えです。
Notionの活用により、部門内コミュニケーションを活性化させ、チーム力を大きく向上させたベネッセコーポレーション。最後に小西氏は次のようにノースサンドへの期待を述べました。
「ベネッセの社名の由来であり、また、企業理念でもある『よく生きる』を実現するには、まずは社員自身がそれを体現することが重要だと思っています。そして、Notionはナレッジ共有とコミュニケーション強化の促進により、社員の成長を支えるツールだと実感しています。Notionで社員の『よく生きる』を実現しながら、当本部のビジョンである、『大人が可能性と生きていく社会へ。』の実現に貢献していきたいと考えています。そのためにも、引き続きノースサンドには手厚い伴走支援を期待しています」（小西氏）
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すでに多くの大企業がNotionを利用し、情報管理やプロジェクト管理を進め、組織の成長の礎としています。ノースサンドでは以下のようなサービスを実施しております。
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