導入からワークフロー作成まで。
オーダーメイドの業務改善で工数を3分の1に
-トヨタ自動車株式会社-
「未来のトヨタが必要とするであろう技術を研究している」という、トヨタ自動車株式会社未来創生センター。その中のIT環境やインフラの整備をしているのが、R-フロンティア部ファシリティ管理・IT推進グループの若杉さんと、武馬さんです。
それまでは標準的な基幹システムに紐づくチャットや表計算ツール、時にはプレゼンテーションツールなどを使って情報共有をしていましたが、社員の熱い思いからNotionへの切り替えを行いました。
現在では同センターの約半数がNotionを使っています。Notion導入時から伴走支援を行なったノースサンドのサポートと、Notion導入の効果についてお話を伺いました。
若杉拓 さま（右）
R-フロンティア部 ファシリティ管理・IT推進グループ長
武馬久美子 さま （左）
R-フロンティア部 ファシリティ管理・IT推進グループ
サマリ
デジタル化推進を模索する中偶然目にした画面がきっかけでNotionの導入を決意
ノースサンドの密な支援により未来創生センターへの導入が実現
年間スケジュールなどの可視化、複雑な承認フローの簡略化で工数を3分の1にまで改善
更新性が高く柔軟なツールだからこそ、ノースサンドの技術的な伴走支援に期待
ひとりの社員の熱意がノースサンドに届いた
「未来のトヨタが、必要とするであろうする」ロボティクス、革新的インフラ、ライフサイエンス、数理データサイエンスなど幅広い研究を行う未来創生センター。しかし、その仕事を支えるツールには、時に課題を感じる場面がありました。解決策を探す中、とあるミーティングで目に留まったのが開発担当者のNotionの画面でした。「めっちゃ使いやすそう」そう直感した武馬さんの熱い思いが、同センターのNotion導入のきっかけになりました。
武馬さん「未来創生センター内のデジタル化推進をどう実現しようかと考えている時、偶然アメリカ帰りの同僚のNotionの画面を目にする機会がありました。デザインのシンプルさや、情報をまとめてストックできるところに魅力を感じ、これを使って仕事したいと上司の若杉に直談判したのです。当時はちょうどコロナ禍が始まった頃。リモートワークへの移行に伴いメールがチャットツールになったことで、情報のストックに課題を感じていました」
若杉さん「トヨタでは組織規模が大きすぎて試せないツールも、未来創生センターならば試験的に導入することができます。初めは、柔軟性があってプロジェクト管理に便利そうだということくらいしかわかりませんでしたが、使い方を掘り下げると情報共有が楽しくなりそうだという期待を感じ、すぐに導入することに決めました」
Notion導入プロジェクトがスタートしたちょうどその頃、ノースサンドの存在をSNSで知った武馬さん。導入のパートナーにノースサンドを選定し、導入手続きから、使用開始までの技術サポートを受け、やりたかったことを次々に形にしていきました。
武馬さん「とても密なやりとりで導入をサポートしていただきました。こちらがやりたいことをお伝えすると、Notionの機能を使った実現方法を教えてくださる。とてもありがたかったです」
かくして未来創生センターへのNotionの導入が実現。5、6人のチームでまずNotionを使い始め、そのチームが教える役となって横展開していく形で次々にセンター内のユーザーを増やしていきました。現在では、年間スケジュールの作成からタスクや議事録の管理、SNS投稿の承認フローまで幅広い仕事にNotionが役立っています。
トヨタ未来創生センターの年間スケジュール。今、誰が何をしているかが可視化されると、チームの一体感が高まります。
武馬さん「たとえば、予算策定などの毎年行われるタスクの進捗を管理する『年間スケジュール』。スケジュールが少しずつ変わっても、それを更新する人がおらず、ステータスの管理もしていませんでした。それをノースサンドさんに相談すると、このような現在のステータスがひと目でわかる年間スケジュールを提案していただいて。今やるべきことが可視化でき、更新作業がかんたんになりました」
オーダーメイドの技術サポートで実現したワークフロー
ノースサンドの技術サポートが役立った例として武馬さんが挙げたのが、X（旧Twitter）の投稿の承認フローです。それまでの業務はと言うと、広報担当者が草案を作成し、関係者ひとりひとりに個別のチャットで草案の確認を依頼するという複雑なもの。ひとつの投稿につき膨大な確認時間を要するこの作業には、「本当はこうだったらいいのに」という理想の姿があったと言います。それを全てノースサンドにぶつけて実現したのが、Notionのデータベース機能などを駆使したワークフローです。
Notionのデータベースとリレーションを駆使したワークフロー。社内の状況をヒアリングし、ぴったりのフローを実現。
武馬さん「X（旧Twitter）の運用を担う広報担当者の頭の中には、『広報担当者が提出ボタンを押したら、執筆者にステータスが移って、執筆者は個別のページで原稿を執筆できて」とかなり具体的なフローのイメージがありました。さらに、『それぞれの執筆担当者を割り当てて、ひとつの場所を見るだけで自分が執筆する原稿がわかる』などの要望も。ノースサンドさんはそれら全てをヒアリングし、全てをNotionに落とし込んでくれました。これにより、投稿の承認時間が3分の1に圧縮できただけでなく、年間の投稿スケジュールがぱっと把握できるようになりました。最終稿を毎回手動で転記するなどの手間も省けて、今ではノースサンドさんを完全に頼りにしています。いなくなったら困ると言われるくらいですよ」
若杉さん「この仕事は大変な割に表に出づらい性質のものでした。Notionに移行したことで『こういう業務をやっているんだ』とセンター内で共有できたのが良かったなと思います。こうした業務ツールの作り込みには、技術的な知識が不可欠。プロにサポートしてもらえたことで、理想の形になりました」
承認にかかる工数を削減できただけでなく、最終稿をデータベースにすることで、全てを一覧で管理し、それぞれの投稿にインプレッション数などの効果を紐付けられるようになりました。承認やリマインドの連絡に取られてしまっていた時間を、施策のブラッシュアップに充てられるようになったのです。
武馬さん「Notionは、毎週のように新しい機能がリリースされています。私たちでもフォローしているつもりですが、やはり見落としてしまったり、わからないものも多いんです。それらを漏れなくキャッチアップして教えてくださるので、最新の機能を業務で駆使できます」
柔軟なツールだからこそ、伴走支援がありがたい
ノースサンドによるNotionの導入支援に価値を感じていただけたポイントは、技術的なサポートだけではありません。Notionを導入するだけでなく、やりたいことに合った機能の使い方を柔軟に提案することで、仕事の仕方そのものに変化が起きたのです。
武馬さん「あるグループでは、毎日行なっている朝会の議事録、タスク、ナレッジを一箇所で管理するようになり、情報検索の時間が省けるだけでなく『ここを見れば大丈夫』という安心感を持って働けるようになりました。私が産休を経て戻ってきた時も、キャッチアップはあっという間。導入当初の目的だった情報のストックだけでなく、記憶力頼りだった働き方までもが変わりました」
若杉さん「最近では、トヨタ内の他部署からNotionの導入について訊かれたり、それをきっかけに色々な話をするようになりました。私たちの働き方が変わっていることが少しずつ伝わっているのだと思います。かくいう私も、以前よりも仕事を記録に残したり、メモを取ることが増えました。技術的に凝った使い方ができてきて、楽しみが増えてきています」
未来創生センターから広がりつつあるNotionユーザーの輪。その中心にいるお二人がこれから目指すのは、Notionのさらに「深い」ユーザーを増やすこと。
武馬さん「最近、同僚とNotionの画面を見せ合うことが多いんですよ。お互いの頭の中を覗いているようで楽しいんです。中でもコアなユーザーは、Notionの機能を駆使して文献管理をしていたり、トップページをカスタマイズしていたり。今はまだまだ表面的にしかNotionを使えていないメンバーにその良さをどんどん伝えて、深い使い方をしてくれる人を増やしていきたいです」
若杉さん「そのためには、やはりノースサンドさんのサポートが必要です。Notionが柔軟なツールだからこそ、定期的に打ち合わせをして伴走しながらサポートしてくれるのがとてもありがたいのです。これからもどんどん新しい技術を教えていただき、センター内にNotionを使うことが定着するまでのサポートをしてくれることを期待しています」
インタビューの最後に武馬さんが話してくれた「Notionは、仕事の相棒のような存在」という言葉が印象的です。ノースサンドがつないだNotionとの縁が、未来創生センター、ひいてはトヨタ自動車の、これからの仕事を支えていきます。
インタビュー動画
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