データ復旧も迅速対応。ノースサンドのきめ細かな支援が
Notionを「なくてはならない存在」に
-西日本旅客鉄道株式会社-
西日本エリアの旅客鉄道等を運営するJR西日本。その中のデータ分析組織では、Notionを導入しています。それまでは複数のオンラインツールで資料共有されていたため、情報の検索性に課題がありました。また、資料の内容がぱっと見でわかりづらく、進捗管理にも影響が。
そこでNotionを導入することを決定。検索でたどり着いたのがノースサンドでした。今ではデータ分析組織の全メンバーがNotionを活用しています。きめ細かな研修からテクニカルサポートまで。ノースサンドの支援について聞きました。
田中 浩平（中）
デジタルソリューション本部 課長
橋場 諭（左）
株式会社TRAILBLAZER
経営企画部兼ソリューション事業部 担当部長
岩本 和也（右）
デジタルソリューション本部 課員
サマリ
オンラインツールの多様化により情報の一元化が課題に。
ノースサンドの社内研修と技術支援でNotionが定着。
社内Wikiを作成したことで情報の検索性が格段に上がった。
データベースのビューを使いこなし、進捗管理が簡単になった。
Notionが業務の必須ツールに。今後は支援を受けAI活用も検討したい。
リモートワーク時の情報共有が課題。Notion導入時のきめ細かな支援。
(課題と導入理由)
JR西日本のデータ分析組織では、在宅ワークのために導入したオンラインツールが課題になろうとしていました。それぞれの機能に特化したオンラインツールを導入したところ、各ツールでファイル共有ができるので、情報が点在してしまったのです。また、管理職のプロジェクトマネジメントが複雑になり、従来のツールでは限界が迫っていました。そこでNotionの導入を決め、ネット上で代理店を検索し出会ったのがノースサンドでした。
橋場さん「ノースサンドさんは、きめ細かなサポートに加え、社員がNotionを使い始められるようにレベルごとに分けた研修プログラムをお持ちなのが魅力でした。研修では、基本的なトグル機能の説明から丁寧に行っていただき、みんながポジティブにNotionを使い始めることができました。高レベルな研修を受けるとデータベースを触れるようになり、早速社内の進捗管理などにNotionが適応されました」
岩本さん「私たちの組織は人事受け入れが頻繁で、毎月のように新しいメンバーが入ってきます。そのたびにNotionの使い方を教えるのは大変ですので、何度も研修を行っていただけるのがとても助かりました」
また、技術オンボーディングだけでなく、社内の定着率を高めるための提案にも助けられたといいます。
田中さん「ノースサンドさんのアドバイスを踏まえ、Notionを使う時の簡単なルールをいくつか守りました。例えば、メインのデータベースを作成し、そこに加える形で情報を足してもらうこと。ワークスペースや情報のストック場所を決めること。これにより、社内の定着率を順調に上げることができました」
導入が本格的になると、ノースサンドの技術支援が役に立ちました。
橋場さん「Notionの技術面に精通している方とチャットツールで簡単にコミュニケーションができるので、トラブルが起きても安心でした。Notionの機能アップデート時には、その使い方をアドバイスいただき、リアルタイムで伴走いただけるのがとてもありがたかったです」
田中さん「トラブルが起きてしまった時の対応も迅速でした。初めの頃、まだNotionに慣れていないメンバーがデータベースを全て消してしまったことがあって。我々では目の前でどんどんページが消えていくのに打ち手がありませんでした。ノースサンドさんが早急に対応してくださったおかげでデータベースは無事復旧。あの時は非常に助かりました」
情報の検索性が向上、探す時間が半分に
ノースサンドによるサポートが功を奏して、Notionの導入効果が各所に現れました。
田中さん「社内WikiをNotionを使って作成することで、社内規定やマニュアル、進捗管理データなど主要な情報を一元管理することができるようになりました。これにより、情報が点在していることによる対応工数が大きく削減できました。例えば新メンバーが入ってきた時のオンボーディング。マニュアルが社内Wikiにまとまっているので、誰かの手を借りることなくメンバーが自発的に情報にアクセスし、業務を始めることができます」
岩本さん「新メンバーのオンボーディングには、名刺の発注からマニュアルの格納場所まで問い合わせを受けることが当たり前でした。Notionを導入し社内Wikiを作成してからは、問い合わせを受けること自体がなくなりました」
橋場さん「社内Wikiページの閲覧数は、JR西日本のデータ分析組織のNotionの中で最も高いのです。こうして皆がアクセスしてくれているのがわかると、導入してよかったと感じられます。また、情報にアクセスするまでの時間が半分になったと感じます。これまではパソコンのフォルダに格納したファイルを探すのに時間がかかっていましたが、Notionならば検索ですぐに見つかるのです」
また、管理職の悩みの種だった、進捗管理にも大きな変化が現れました。Notionのデータベースには、6種類のビューがあります。そこで、タスクをデータベースに格納し、全体を見る時はフェーズビュー、タスクの偏りを確認する時にはタイムラインビューなど目的ごとにビューを設定。視認性の高いビューを使いこなすことで、ひと目で進捗管理を行えるようになりました。
議事録のに進捗管理の同期データベースを追加することで、漏れのない管理が可能になります。
このページを開くだけで、社内のあらゆる情報にアクセスできます。
田中さん「プロジェクト管理のデータベースを各担当者が更新した状態でミーティングを行うので、進捗確認の手間が省けて効率的な会議を行えるようになりました。これまでのやり方で進捗管理を行っていたら、いつか運用が破綻していたでしょう」
橋場さん「ビューを効果的に使うことで進捗管理のクオリティが上がりました。例えば、マーケティングタスクをタイムラインビューで確認すれば、同時期に類似施策が走っていないかを確認でき、より効果的なマーケティングを行うことができます」
Notionを使いこなすことで、業務効率化だけでなく、仕事の品質を上げることができたのです。
ノースサンドの支援により、加速するJR西日本のDX
ノースサンドの支援により、JR西日本のデータ分析組織の仕事のハブとなったNotion。田中さんに「Notionはなくてはならないもの。それまでどうやって仕事をしていたのか思い出せないくらい」と言わしめるほどその存在は大きくなっています。今後は、さらにNotionの活用の幅を広げていくようです。
田中さん「Notionにたくさんの情報が集まっているので、AIを活用するにはぴったりの環境が整ったと考えています。これからは、NotionAIを積極的に活用できるよう、整備を進めていきたいです」
新しい機能を活用する上で、ノースサンドへの期待も高まります。
岩本さん「現在、ノースサンドさんから週に一度新しい機能の紹介をしていただいてます。今後はそれを社内のメンバーにきちんと横展開できるよう、お力を借りていきたいと思います。これからも最新の技術や機能をご紹介いただきながら、こちら側がそれを活用できる状態になっていきたいですね」
本取材中も、「あんなことができたら」「こういう資料を作れないか」と次々にNotion活用の要望が飛び出しました。ノースサンドによる支援で、JR西日本のデータ分析組織の仕事がさらに加速していきます。
インタビュー動画
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