情報共有こそが業務の生産性を向上させる
ビジネスにおける迅速な意思決定の実現へ
-コクヨ株式会社-
1905 年の創業以来、文具・オフィス家具の製造・販売をはじめ、オフィス空間の構築、オフィス用品の仕入れ・販売を展開してきたコクヨ株式会社。同社が課題として抱えていたのが、円滑な情報共有によるチーム間のコミュニケーション強化でした。課題の解消に向けて同社は、ノースサンドの伴走支援によりNotionを導入。スムーズな情報共有によって、生産性の向上やプロジェクト管理の効率化など、さまざまな業務で成果をあげています。
小谷 侑哉 氏（左）
ビジネスサプライ事業本部 エンジニアリングユニット
VPoE/ユニット長
都田 大輔 氏（右）
ビジネスサプライ事業本部 エンジニアリングユニット
サマリ
社内に分散していたドキュメントを一元管理し、部門内の情報共有が急務に
手軽で直感的に扱える高い操作性を評価しNotionを採用
ノースサンドの充実したNotionの活用コンテンツによって、利用率を向上
ナレッジ共有からプロジェクト管理まで、多くの部門でNotion活用を拡大
「CCC2030」実現に向けて、
コクヨは内製化による事業革新に挑む
「長期ビジョンCCC2030」を掲げ、自らの社会における役割を「WORK & LIFE STYLE Company」と再定義し、文具や家具といったカテゴリに捉われない、豊かな生き方を創造する企業を目指すコクヨ。現在では「ワークスタイル領域」「ライフスタイル領域」の2つの事業領域をビジネスの主軸に据え、「ファニチャー」「ビジネスサプライ流通」「ステーショナリー」「インテリアリテール」の4事業を展開しています。
長期ビジョンの実現に向け、コクヨはITテクノロジーの利活用による生産性向上や、新規事業創出を加速させるべく、さまざまな取り組みを進めてきました。その１つが、開発エンジニアの内製化です。ビジネスサプライ事業本部 エンジニアリングユニット VPoE／ユニット長の小谷 侑哉 氏は、「内製化の目的は、ビジネスにスピード感をもたらし、変化に柔軟に適応可能な環境を作ることにありました。その第一歩として、自社のECプラットフォームを運営しているビジネスサプライ流通事業のシステム開発で内製化の強化に着手しました。エンジニア組織を立ち上げるとともに人材の採用を進めるなど、環境整備に努めています」と説明します。
スムーズな情報共有によって生産性の向上へ
ドキュメント管理ツールの導入に踏み出す
こうしたなか、コクヨで浮き彫りとなっていた課題が、エンジニアが属する組織における情報共有の強化でした。
「コクヨでは、Google Workspaceで会議の議事録やWebアプリケーションの設計書、要件定義書などを管理・共有するほか、独自にファイルサーバーを設置して情報共有を行うこともありました。また、ドキュメント作成ツールとして、Google DocsやGoogle スプレッドシート以外にもMicrosoft ExcelやPowerPointなど、フォーマットも統一されておらず、業務における情報共有の妨げとなっていたのです。今後も新たなメンバーが増えることを考えると、円滑な情報共有ができる仕組みづくりは急務でした」（小谷氏）
ビジネスサプライ事業本部 エンジニアリングユニット 都田 大輔 氏も、「Google Workspace上で、多彩なドキュメントがさまざまなフォーマットで管理されていたため、検索性も低く、必要な情報にたどり着くのにとても時間がかかっていました。また、ドキュメントがどうしても見つからない場合は、担当者を探してドキュメントのありかを教えてもらわなければならないなど、さらに時間と手間もかかり、結果的に生産性の低下をもたらしていたのです」と話します。
こうした背景からコクヨでは、円滑な情報共有が組織のコミュニケーション強化をもたらし、ひいては生産性の向上、ビジネスにおける迅速な意思決定を実現する方法を模索します。そして、最終的に同社がたどりついたのは、ドキュメント管理ツールの導入でした。
直感的な使いやすさを評価しNotionを採用
導入パートナーに「ノースサンド」を選択
複数のドキュメント管理ツールを比較検討した結果、最終的に選ばれたのが、メモやタスク管理、プロジェクト管理などさまざまな機能を1つのプラットフォームで活用できる「Notion」です。導入の決め手は、誰もが直感的に扱える、分かりやすく使いやすい操作性にありました。「ドキュメント管理ツールは、より多くのメンバーが利用することで、ナレッジが蓄積され、より大きな効果を発揮する可能性を秘めています。その効果を発揮するためには、エンジニアのみならずITツールに精通していないメンバーも簡単に使いこなせるものでなければなりません。その点、Notionは感覚的にドキュメントを作成、管理することができ、これであれば誰でもすぐに使えるようになると期待しました」と小谷氏は説明します。
「特筆すべきは『データベース機能』です。Notionのデータベース機能は、Excelのようにテーブル形式でデータを管理できるだけでなく、ビューを簡単に入れ替えたり、データを投入すればカレンダーにもカンバンボードにも転用したりすることができます。『データ管理』というと難しく捉えてしまう人もいますが、Notionのデータベース機能は、こうしたハードルの高さがなく、誰もが直感的にデータを扱える点が導入を後押ししました」（小谷氏）
そして、Notion導入を支援するパートナーとして選ばれたのがノースサンドです。小谷氏は「Notionを取り扱っているベンダーを探すなかで、ノースサンドはNotionブランドの世界観をそのまま表したようなWebサイトになっていて、そこに惹かれました。それがきっかけでノースサンドに相談したのです」と振り返ります。
「ノースサンドには、ドキュメント管理に関する当社の組織の状況や、将来的な情報共有のカタチについて相談をしました。ノースサンドは、私のおぼろげな要望も具体的なニーズとしてくみ取ってくれて、トライアルでは、検証から必要なテンプレートの提供、教育サービスまでさまざまな提案をしてくれました。ノースサンドの伴走支援があれば、Notionの導入をスムーズに行えると判断しました」（小谷氏）
ノースサンドの伴走支援により
Notionの活用が広がり、円滑な情報共有が進む
2024年6月から、ノースサンドのサポートのもと、Notionの導入を前提としたトライアルを実施。期待したとおりの使い勝手であることを確認したうえで、正式に導入を決定しました。同年7月からはビジネスサプライ事業本部内の一組織において、本番運用を開始しています。
「導入時にノースサンドは、Notion上で質問や問い合わせを受け付けるフォームを用意してくれました。この受付フォームがとても便利で、運用開始後に私たちが社内からの質問を受け付ける窓口の仕組み作りの参考にもしています」（小谷氏）
また、Notionの基本的な操作を習得した後、さらに深い使い方を学ぶ際は、ノースサンドが提供しているオンボーディングのウェビナーや、eラーニングコンテンツが重宝したといいます。都田氏は「内容的にもとても理解しやすく、複雑な設定や操作を行う方法を皆で楽しみながら学ぶことができました」と話します。
ノースサンドがお客様に提供している
Notionの「E-learningコンテンツ」です。
これまでに100回以上のNotionウェビナーを開催。
現在も毎月2回のペースで継続しています。
現在では、ビジネスサプライ事業本部内の67名ほどのユーザーが情報共有の基盤としてNotionを活用しています。総ページ数も利用開始から1年弱で4万7千ページにまで増加、過去7日間で3,200ページの編集が行われているなど、Notionは日々の業務を円滑に進めるために不可欠なツールとして利用されています。
例えば、ミーティングを始めればNotionを使って議事録を共有しながら書き始めるといったことが、ごく当たり前のように行われています。都田氏は、「加えて、Notion内で議事録データベースとタスク管理データベースを簡単に紐づけることができるので、会議で決まったタスクが行われ、完了しているのかも一目で確認できるようになりました。これにより、議事録とタスク管理に横断し、二重管理を行わずに済むようになっています」と評価します。
「また、当初の課題だった検索性についても大幅に改善されています。Notion必要なドキュメントがすぐに見つかるようになり、生産性を大幅に向上できました」（都田氏）
プロジェクト管理でもNotionを活用、
今後の期待はAIとの連携強化
Notion の公開ページ機能「Notion Sites」を利用した外部との情報共有も実践しています。「昨年秋に『まちとひとのB面があつまる品川の大文化祭』をテーマに、品川周辺の企業、個人にも参加してもらった『CULTURE SNACK』というイベントをコクヨが開催したのですが、その運営マニュアルをNotion Sitesで構築しました。プロジェクトチームのメンバーはゲストでNotionに参加、リアルタイムでの情報更新が行えるようにしました」と小谷氏は話します。
『CULTURE SNACK』のイベントマニュアルを
Notion Sitesで構築したページです。
プロジェクト内のタスクをかんばん形式で管理し、
ボタン一つでタスクを追加できます。
また、Notionはドキュメントやメモ、Wikiなどを簡単にプロジェクトに接続、すべてを一カ所に保管し管理できるため、同社ではプロジェクト管理ツールとしても活用が拡大しています。「なかでもECサイトは、さまざまな機能開発が行われているため、多くのプロジェクトが並行して進行します。これまではExcelやPowerPointでタスク管理を行うなど、プロジェクト管理が標準化されていなかったのですが、Notionの活用により、スムーズな管理が可能になると期待しています」と小谷氏は話します。
ノースサンドの伴走支援によって、Notionを活用した情報共有とコミュニケーション強化を実現したコクヨ。最後に小谷氏は、今後のNotionの活用における展望とノースサンドに対する要望を語りました。
「今後の期待は、NotionとAIの連携強化です。『Notion MCP』がリリースされましたが、Notionに蓄積されたドキュメントをAIに学習させ、ユーザーがチャットで問い合わせればMCP経由で必要な資料や最適な回答を返してくれるなど、ナレッジベースとしての活用できると期待しています。そして引き続きノースサンドには、私たちの生産性向上や業務効率化を支援する新機能の情報提供や提案、そしてサポートをお願いしたいと考えています」（小谷氏）
Notionの導入ならノースサンドへ
すでに多くの大企業がNotionを利用し、情報管理やプロジェクト管理を進め、組織の成長の礎としています。ノースサンドでは1ヶ月間無料で導入をサポートしており、以下のようなサービスを実施しております。
1ヶ月間無料でエンタープライズプランを利用可能
社内に浸透して行くためのトレーニングを提供
企業向けの高機能テンプレートの配布
日本語のチャットサポート
専任のカスタマーサクセス
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